Методические указания к выполнению работы

Лабораторная работа №2

Приемы работы с текстом в Word

Цель: ознакомиться с основными приемами работы в Word.

Методические указания к выполнению работы

Предметный указатель представляет список слов и словосочетаний, встречающихся в документе, с указанием номеров страниц, на которых они появляются. Можно создать элемент указателя:

для отдельного слова, фразы или символа;

для фрагмента текста, занимающего несколько страниц;

ссылающийся на другой элемент, например: «Транспорт. См. Велосипеды».

При создании нескольких элементов предметного указателя, относящихся к одной теме, вам может потребоваться создать дополнительные элементы предметного указателя. Например, вы можете создать основной элемент предметного указателя «Транспорт» и сгруппировать под этим элементом дополнительные элементы «Велосипед» и «Автомобиль».

Чтобы создать предметный указатель, сначала нужно пометить элементы указателя документе. Для пометки элемента указателя, выделите текст и присвойте ему имя элемента указателя, при этом Word вставит в текст документа специальное поле XE. Можно вручную пометить каждый элемент предметного указателя (Alt+Shift+X) или автоматически помечать каждое вхождение элемента, при этом используйте команды из группы Предметный указатель на вкладке Ссылки.

После того как все элементы предметного указателя помечены, следует выбрать вид указателя и собрать указатель. Word найдет все должным образом помеченные элементы, отсортирует их по алфавиту, добавит соответствующие номера страниц, удалит повторяющиеся элементы и отобразит указатель в документе.

При добавлении, удалении, перемещении или изменении элементов предметного указателя или другого текста документа следует обновить указатель вручную. Например, при изменении элемента предметного указателя или перемещении его на другую страницу следует убедиться, что в предметный указатель включен измененный элемент предметного указателя и номер страницы.

Сноски используются в печатных документах для оформления различных уточняющих сведений и ссылок (команды из групп Сноски на вкладке Ссылки). Один документ может содержать и обычные, и концевые сноски. Например, обычные сноски можно использовать для разъяснения вводимых терминов, а концевые — для ссылки на первоисточники. Обычные сноски печатаются внизу каждой страницы документа. Концевые сноски обычно помещаются в конец документа.

Сноска состоит из двух связанных частей: знака сноски и текста сноски. Допускается автоматическая нумерация сносок, а также создание для них пользовательских знаков. При перемещении, копировании или удалении автоматически нумеруемых сносок оставшиеся знаки сносок автоматически нумеруются заново.

Ограничения на длину и оформление текста сносок отсутствуют. Допускается также изменение разделителя сносок — линии, отделяющей текст документа от текста сноски.

Чтобы увидеть сноски при просмотре печатного документа на экране, задержите указатель над знаком сноски в документе. Текст сноски появится над знаком сноски. Чтобы просмотреть текст сноски в области сносок в нижней части экрана, дважды щелкните знак этой сноски. При печати документа обычные сноски располагаются в указанных для них местах: либо в конце каждой страницы, либо сразу под текстом. В печатном документе концевые сноски также занимают указанные места: либо в конце документа, либо в конце

Если имеется документ, с которым должна ознакомиться определенная рабочая группа, а затем автор должен принять или отклонить каждое из внесенных исправлений, можно подготовить копии этого документа к распространению в рабочей группе для электронного рецензирования и разметки. Когда запись исправлений включена, для обозначения внесенных изменений в MS Word используются пометки исправлений, напоминающие редакторские правки. После того, как рецензирование документа завершено, можно просмотреть изменения, внесенные разными рецензентами — изменения каждого отдельного рецензента отображаются собственным цветом. После ознакомления с внесенными исправлениями каждое исправление можно принять или отклонить.

Автор документа и рецензенты могут добавлять примечания, не изменяя текст документа, с помощью кнопки Создать примечание в группе Примечания на вкладке инструментов Рецензирование. При добавлении примечания оно записывается в виде выноски, текст которой выделен другим, обычно красным цветом.

Так же, как и исправления, примечания каждого рецензента отображаются собственным цветом.

Перекрестная ссылка — это ссылка на элемент, который находится в другой части документа, например, «См. Рис. 1 на стр. 3». Можно создавать перекрестные ссылки на заголовки, сноски, закладки, нумерованные абзацы, названия рисунков, таблиц и т.п. При создании электронного документа можно использовать гиперссылки для перекрестных ссылок, чтобы пользователи могли перейти к соответствующей ссылке. При последующем изменении, удалении или перемещении элемента, на который имеется перекрестная ссылка, можно легко обновить все перекрестные ссылки одновременно.

Для создания перекрестной ссылки введите необязательный текст и вставьте один или несколько элементов, на которые следует сослаться. Перекрестные ссылки можно создавать только в одном документе. Чтобы создать перекрестную ссылку на другой документ, нужно сначала вставить вложенные документы в главный документ.

Следует отметить, что перекрестные ссылки вставляются как поля. Если вместо перекрестных ссылок на экране отображается непонятный текст типа {REF _Ref249586 \* MERGEFORMAT}, значит, включен режим отображения кодов полей, а не значений полей. Чтобы увидеть значения полей, щелкните код поля правой кнопкой мыши и выберите команду Коды/значения полей в контекстном меню.

После создания перекрестной ссылки можно изменить объект ссылки. Например, можно изменить элемент ссылки так, чтобы в текст была вставлена ссылка не на номер страницы, а на номер абзаца.

При добавлении, удалении, перемещении или изменении объекта перекрестной ссылки следует обновить перекрестные ссылки вручную. Например, при изменении заголовка или перемещении его на другую страницу следует убедиться, что в перекрестную ссылку включен измененный заголовок и номер страницы.