Процесс контроля

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа:

· Выработка стандартов и критериев;

· Сопоставление с ними реальных результатов;

· Принятие необходимых корректирующих действий.

УСТАНОВЛЕНИЕ СТАНДАРТОВ. Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации. Цели, используемые в качестве стандартов для контроля отличаются двумя особенностями. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. **(Пример целей, которых можно использовать в качестве стандартов контроля: получить прибыль в размере 1 млн гривен в 2002 году. конкретный критерий – 1 млн гр. и определенный период времени – 1 год.)** Показатель результативности точно определяет, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей.

СОПОСТАВЛЕНИЕ ДОСТИГНУТЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ С УСТАНОВЛЕННЫМИ СТАНДАРТАМИ. На этой стадии дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на втором этапе контроля, заключается в:

· определении масштаба отклонений;

· измерении результатов;

· передаче информации и ее оценки.

Масштаб допустимых отклонений – это масштаб в пределах которого отклонение полученного результата от намеченного не должно вызывать тревоги. **(Пример – возьмем крупный универсальный магазин, совершающий продажи на сотни миллионов гривен в год. Предположим, что его цель добиться уровня продаж в 365 млн. гривен в год, т.е. 7 млн. гривен в неделю. Если объем продаж во вторую неделю марта составил 6.8. млн. гривен, то у магазина мало поводов для тревоги. Нехватка 200 тыс. гривен, которые могут сделать банкротом обычного среднего розничного торговца, для данного магазина – всего лишь незначительное отклонение от стандартного уровня. Суть, в том что объем продаж должен в среднем составлять 7 млн. гривен в неделю, но не равняться 7 млн. гривен каждую неделю.)**

Измерение результатов. Для того, чтобы быть эффективной система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю. Необходимо выбрать единицу измерения, причем такую, которую можно преобразовать в те единицы, в которых выражен стандарт. (Так, если установленный стандарт – это прибыль, то измерение следует вести в долларах или в процентах, в зависимости от формы выражения стандарта).

Передача и распространение информации. Для того, чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты.

ПРИНЯТИЕ НЕОБХОДИМЫХ КОРРЕКТИРУЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ. Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонения или пересмотреть стандарт. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, то лучше всего ничего не предпринимать. Если сопоставление говорит о том, что произошли определенные отклонения от стандартов, то необходимо устранить отклонения. Смысл корректировки состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий. Не все заметные отклонения от стандартов нужно устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы – это прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться стандарты.

4.Характеристики эффективного контроля.

Для того, чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

· Стратегическая направленность контроля

· Ориентация на результаты

· Соответствие делу

· Своевременность контроля

· Гибкость контроля

· Простота контроля

· Экономичность контроля

Стратегическая направленность – контроль должен иметь стратегический характер, т.е. отражать общие приоритеты организации и поддерживать их.

Ориентация на результаты – конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой цели. Контроль можно назвать эффективным тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем.