Документирование бизнес-процессов

Решение перечисленных задач может быть получено только при наличии адекватного описания процессов деятельности. Что следует понимать под "описанием процесса"? В ходе реализации системного и процессного подходов в соответствии с несколько расширенными требованиями британского стандарта BS 6143:1992 [2], а также учитывая требования стандарта [1] для любого процесса должно быть установлены (рис. 1):

· определение (название) процесса;

· входные и выходные потоки, а также их поставщики и потребители;

· участники процесса;

· реализуемая функция или их последовательность;

· ответственное лицо - владелец процесса;

· требуемые ресурсы (материальные, производственные, информационные и другие);

· точки и процедуры мониторинга процесса.

Поставщиками, потребителями, участниками и владельцами процесса могут быть как организационные единицы, должности, бизнес-роли, так и физические лица. В качестве входных и выходных потоков могут рассматриваться перерабатываемые материалы, полуфабрикаты, комплектующие, услуги и информация.

При описании процессов в рамках СМК должны быть учтены многочисленные требования стандартов [1]. Так, например, должны быть описаны знания и полномочия участников и владельца процесса, для функций должны быть определены цели в области качества, на достижение которых они направлены, должны быть описаны все ресурсы, необходимые для выполнения функций. Важным моментов является описание процессов управления данными и документами СМК. Особенностью работ, проводимых при описании процессов, является необходимость определения, разработки и регламентации (например, в виде моделей) таких видов деятельности как регистрация данных о качестве, идентификация и прослеживаемость и т.д. Эти виды деятельности должны быть встроены в процессы.

На основании вышеперечисленных данных формируется документ - описание процесса. Оно должно удовлетворять следующим требованиям:

· возможность описания всех требуемых компонент процесса: функций, элементов организационной структуры, их местоположения, знаний, полномочий, продуктов/услуг, данных, документов и т.д.;

· простота построения моделей процессов;

· наглядность моделей и объектов - хотя бы отдаленное сходство с оригиналом облегчает использование модели;

· однозначность используемых символов - недопустимость обозначения одним символом различных объектов;

· единообразие - аналогичность правил, используемых при моделировании однородных предметных областей;

· определенность - наличие четких правил использования моделей, объектов и связей;

· учет устоявшихся традиций и накопленного опыта моделирования;

· возможность сохранения описаний процессов в электронной форме;

· удобство работы с накопленной информацией;

· возможность обмена информацией с другими информационными системами.

Рис. 1. Структура процесса. В рисунке использованы изображения объектов, принятые в инструментальной системе ARIS

В настоящее время известно большое число различных инструментальных систем, используемых для описания процессов, которые реализую различные методологии. Большее распространение получила методология IDEF0 (Integration definition for function modeling) - методология функционального моделирования, позволяющая описывать бизнес-процесс в виде иерархической системы взаимосвязанных функций. Однако, как и большинство других, данная методология не дает возможности представить процессы в целостном виде, а инструментальные средства, реализующие IDEF0, позволяют описывать только выполняемые функции, но не все составляющие процесса.