Типи даних у Excel

Дані в Excel умовно можна поділити на три типи: формули, текст і числові значення (включаючи також значення дати і часу). Програма сприймає введену інформацію в залежності від синтаксису, а саме: введення формули необхідно починати зі знаку =, а числа, які Excel повинен сприймати як текст, – із символу ’. Окрім обов’язкових правил введення даних, існують також загальні правила побудови таблиць. Дотримуватись їх не обов’язково, але бажано, оскільки це істотно полегшує створення таблиці і подальшу роботу з нею.

Числові значення

Програма Excel призначена, в основному, для розрахунків різного рівня складності, тому основні дані, з якими користувачеві належить працювати, є числовими. При введенні програма автоматично розпізнає тип даних. Якщо Excel сприйняла введені значення як числові, вони будуть вирівняні в комірці по правому краю. До даних цього типу відносять цифри від нуля до дев’яти, а також символи $, %, (), +, -, *, /.

Числові дані мають наступні формати:

· General (Общий) – використовують в Excel за замовчуванням. Змінюється автоматично, якщо у комірку були введені дані в одному з інших форматів.

· Number (Числовой) – використовують для відображення цілих чисел і десяткових дробів. Для цього формату можна встановити роздільник між тисячними розрядами, а також задати кількість цифр після коми, які будуть виведені на екран.

· Currency (Денежный) – використовують для відображення грошової одиниці. Для цього формату є можливість встановити кількість чисел після коми, які будуть виведені на екран, а також тип грошової одиниці.

· Acсounting (Финансовый) – використовують для відображення грошової одиниці. Для цього формату можна встановити кількість цифр після коми, що будуть виведені на екран, а також тип грошової одиниці. Відрізняється від попереднього формату типом вирівнювання в комірці (при грошовому вирівнювання здійснюється по правому краю комірки, а при фінансовому – по центру).

· Date (Дата) – використовують для відображення дати. Можна встановити формат виводу дати. Підтримуються всі формати, які найчастіше використовують. У пам’яті комп’ютера дані цього формату зберігаються як число, що відображає кількість днів від початку двадцятого століття до введеної дати.

· Time (Час) – використовують для відображення часу. Можна встановити формат виведення часу. Підтримуються всі формати, які найчастіше використовують.

· Percentage (Процентный) – використовують для відображення відносної величини, вираженої у відсотках. У пам’яті комп’ютера дані в цьому форматі зберігаються як десятковий дріб.

· Fraction (Дробный) – використовують для відображення простих дробів. Можна встановити точність виведення числа на екран.

· Scientific (Экспоненциальный) – використовують для відображення чисел в експоненціальному вигляді, наприклад, число 0,59564225 буде записано як 5,96Е-01.

· Тext (Текстовый) – використовують для відображення текстових даних.

· Special (Дополнительный) – використовують для відображення поштових індексів, номерів телефону і т.ін.

У більшості випадків формат даних визначається автоматично. Щоб це відбувалося коректно, необхідно дотримуватися наступних правил:

o введення від’ємного числа починають зі знаку мінус (-) або просто беруть число в круглі дужки;

o введення числа у грошовому форматі необхідно почати набір зі знаку долара ($);

o для введення відсотків після числа потрібно набрати символ відсотка (%);

o для введення простого дробу потрібно ввести число у такому форматі: Ціла частина Пробіл Чисельник / Знаменник. Цілу частину потрібно вводити завжди (навіть якщо вона дорівнює нулю), оскільки при її відсутності Excel може сприйняти дані як дату;

o при введенні десяткового дробу для відокремлення цілої та дробової частин потрібно використати кому (чи крапку для англомовної версії МS Excel);

o для введення даних в експоненціальному вигляді використовують символ Е або е. Наприклад, щоб ввести число 2×10⁵, потрібно набрати 2е5.

Текстові значення

Разом із числовими в Excel також широко використовують текстові значення. Текст є обов’язковим атрибутом будь-якої таблиці, оскільки з його допомогою оформляють її шапку (заголовок), а також дають необхідні коментарі. На відміну від числових текстові значення можуть містити практично будь-які символи, присутні на клавіатурі, – букви, числа і спеціальні символи.

За замовчуванням Excel розпізнає набрані дані як текст, вирівнюючи їх по лівому краю комірки. Проте, Excel не завжди може автоматично розпізнати дані в текстовому форматі. У цьому випадку є декілька варіантів вирішення проблеми. Один з них – перед початком введення призначити активній комірці текстовий формат, тоді всі дані Excel інтерпретує як текст.