Створення баз даних у середовищі табличного процесору

Інформація яка зберігається в таблицях організована у вигляді рядків та стовпців. Кожний рядок називається записом, містить данні про один об’єкт. В стовпці, званому полем, містяться відомості про будь-яку властивість усіх об’єктів, що зберігаються в таблиці.

Таким чином, можна сказати, що База даних (БД) – це сукупність різних записів, які володіють певними властивостями.

В Excel БД – це списки які можна створити за допомогою головного чи контекстного меню. Головне меню: ДАННЫЕ→СПИСОК→СОЗДАТЬ СПИСОК…

В першому рядку будь-якої бази даних обов’язково мають бути вказані імена полів. Максимальний розмір бази даних в MS Excel визначається можливостями версії Excel (число рядків і стовпців).

Перший рядок складається з заголовків стовпців. Заголовки – це мітки відповідних полів. Excel використовує їх сортуванні, пошуку, видачі звітів.

Створення бази даних за допомогою форми

Сформуйте заголовний рядок. В кожному стовпці цього рядка введіть назву відповідного поля запису.

Клацніть на будь-яку чарунку заголовного рядка, а потім з меню виберіть команду Данные–>Форма. На екрані з’явиться діалогове вікно, яке містить поля, назви та кількість яких відповідає створеним заголовкам стовпців.

Вводьте дані в кожну графу діалогового вікна. Для переходу з графи в графу використовуйте клавішу Tab. Закінчивши ввід, клацніть на кнопці ДОБАВИТЬ. Дані з граф діалогового вікна будуть розміщені в відповідних полях БД. Після цього можна вводити наступний запис. Потім знову натискаєте на кнопку ДОБАВИТЬ, і з’явиться новий запис в БД. Для переміщення по записам використовуйте кнопки ДАЛЕЕ і НАЗАД діалогового вікна. За допомогою форми можна редагувати дані, але не можна виконати редагування, якщо в чарунці знаходиться формула.