Процесс управления документацией

Критерии результативности этого процесса, указанные в «Реестре базовых процессов СМК» выполнены полностью, однако, как показал анализ результатов внутренних аудитов, по процессу управления документацией имеется наибольшее количество несоответствий (51% от общего количества несоответствий, выявленных с марта по октябрь 2004 года). Необходимо отметить, что все несоответствия были обнаружены при проверке управления документацией в отделах. Среди этих несоответствий наибольшее количество (22 из 39) вызвано несвоевременной актуализацией документов СМК.

Этот факт свидетельствует о том, что выбранные критерии результативности процесса не затрагивают результативность этого процесса на микро уровне (в отделах), а действуют лишь в основных подразделениях, управляющих документацией, например, БНТД, БОД, секретариат.

«Владелец» процесса управления документацией- директор управлению документацией лично практически не в состоянии контролировать этот процесс в каждом отделе. Тот факт, что во многих внутренних аудитах принимает участие начальник БНТД, к сожалению, оказывает слабое влияние на исполнительскую дисциплину, от которой во многом зависит результативность процесса управления документацией.

3 Управление записями

Следует отметить недостаточное понимание отличия записей от другого рода документов; недостаточное знание процедуры управления записями, а так же практическое отсутствие записей, требуемых пунктом 7.2.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Последнее объясняется тем, что анализ требований, относящихся к продукции, который должен проводиться до принятия организацией обязательства поставлять продукцию потребителю (до принятия контрактов) работниками отделов часто подменяется записями о входных данных для проектирования и разработки.