Функции кадровой службы, выполняемые секретарем

При найме персонала осуществляет подбор кадров посредством кадровых агентств или по Интернету, проводит собеседование с претендентами на вакантную должность, проводит тестирование и собеседование, оформляет документы по приему на работу (личный листок по учету кадров, заявление о приеме на работу, трудовой договор (контракт), проект приказа о приеме на работу, трудовую книжку и т.д.), помогает адаптироваться новому сотруднику, ведет личные дела сотрудников, обеспечивая их сохранность, оформляет другие документы по учету кадров. При этом секретарь руководствуется Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов; Классификационным справочником должностей служащих руководителей, специалистов и других служащих; Тарифно-квалификационными характеристиками по общеотраслевым профессиям рабочих; должностными инструкциями, положениями о структурных подразделениях.

К числу документов-оснований к приказам по личному составу относятся: а) личное заявление работника, например об увольнении; б) докладная записка с предложением принять превентивные меры по борьбе с курением в организации; в) представление на награждение, повышение в должности, присвоение воинского или ученого звания; г) служебное задание для издания приказа о направлении сотрудника в командировку.

В Российской Федерации созданы унифицированные формы по учету труда, к их числу относятся формы приказов о приеме работника на работу, о переводе работника на другую работу, о направлении работника в командировку и другие документы. Основанием для издания этих приказов по личному составу служат разные документы: личное заявление работника (о переводе на другую работу); служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении; график отпусков.

Работа секретаря с договорами и доверенностями

Доверенность -документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Договор (контракт) - документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон об уста­новлении каких-либо отношений и регулирующий их.

Основные виды договоров содержатся в Гражданском кодексе РФ.

Договорные отношения между предприятиями устанавливаются на основании: 1) Гражданского кодекса РФ, регламентирующего основные условия договора, которые обязаны выполнять стороны, заключающие договор; б) уставов предприятий, регламентирующих их основные стороны и области деятельности; в) нормативных актов, издаваемых местными органами власти, поскольку в разных регионах действуют особенные региональные и местные законы (например, социальная карта москвича, московский МРОТ); г) нормативных актов, издаваемых министерствами и государственными комитетами, определяющими специфические условия функционирования отраслей и соответствующие документы.