Образец листа Главной книги по счету «Товары»

Месяц	Обороты по дебету с Кредита счетов	Итого по де­бету	Обороты по кредиту	Оста­ток
50
Сальдо на 1 января
Январь Февраль Март И т. д.

- комбинированные регистры — регистры, в которых сочетаются хронологические и систематические записи (журналы-ордера, записи в которых ведут по синтетическим счетам в хронологическом порядке).

4. Порядок и техника записей в учетные регистры

Качество записей в учетные регистры играет в учете важную роль и является одним из определяющих факторов в достижении своевременности и повышении качества учетных данных. К учетным записям предъявляются требования документальности, своевременности, краткости, точное и ясности.

Учетной практикой выработан ряд правил ведения записей в учетных регистрах:

1. Записи в учетные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных и размеченных документов.

2. Каждая хозяйственная операция, оформленная документом, должна найти отражение в учетном регистре.

3. Записи в учетные регистры должны вестись в следующем порядке:

• по документам, не носящим массовый характер, запись хозяйственных операций производится непосредственно в журналы-ордера;

• по массовым документам хозяйственные операции до записи в журналы-ордера предварительно группируются в различных ведомостях. По окончании отчетного периода итоги ведомостей переносятся в журналы-ордера.

4. По окончании записей на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка путем проставления в разметке номера учетного регистра, в котором этот документ отражен.

5. Записи в учетные регистры должны производиться своевременно.

6. Кроме текущих записей в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однородных операций итогом за месяц по совокупности документов (расход материалов на про­изводственные и другие нужды, начисленная заработная плата)

Таким образом, первоисточником всех счетных записей являются документы, причем каждый документ служит основани­ем для записи в конкретный учетный регистр. Тщательно продуманное и обоснованное распределение документов между учетными регистрами имеет большое значение в правильной постановке учета и разделении учетного труда.

7. Содержание записи в учетных регистрах определяется видом учетного регистра, его построением и назначением. Можно выделить обязательные элементы записей:

• дата записи в учетный регистр;

• номер и дата документа, на основании которого произ­ведена запись;

• основание записи (краткое содержание записи со ссыл­кой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого произведена запись);

• номера счетов и позиций аналитического учета;

• сумма.

Целесообразно применять в учетных записях сокращения некоторых наименований: «сч.» — счет, «тр.» — требование, «а/о» — авансовый отчет, «к/о» — кассовый ордер и др.

Периодически, как правило, в конце месяца в учетных регистрах подсчитываются итоги оборотов за месяц и определяются остатки по счетам, а также проводится взаимосверка итоговых сумм одних учетных регистров с другими.Например, получение денег с расчетного счета в кассу один раз отражают в ведомости по дебету счета «Касса» и во второй раз в журнале-ордере по кредиту счета «Расчетный счет».

Цель этого завершающего цикла учетных работ за месяц — сверка сводки счетных записей и получение соответствую­щих показателей, необходимых для составления отчетности.

Способы и техника подсчетов в учетных регистрах, сводка данных определяются их содержанием, построением и установленной взаимосвязью между ними. Однако есть общее правило подсчета, которое относится ко всем регистрам. Подсчет записей производится при условии, что все документы отчетного периода отражены в учетных регистрах и сделаны необходимые переносы сумм из одних регистров в другие.

Сумма итогов подсчитывается по каждой графе и записывается в специально отведенных для этого строках и графах регистров.

Одна из задач подсчета итогов — проверка их правильности. Различные приемы и способы проверки правильности счетных записей основаны на системе взаимоувязки и взаимоконтроля данных учетных регистров, построенных по шахматному принципу. Например, широко применяется правило, что в регистрах шахматной формы общий итог строк по горизонтали должен совпадать с суммой итоговой колонки по вертикали.

Часто для проверки полноты, правильности записей и выведенных итогов проводят контрольный подсчет соответствующих итогов непосредственно по документам, приложенным к учетному регистру.

Важное место в контроле счетных записей имеет взаимосверка данных синтетического и аналитического учета, между которыми должно быть необходимое равенство.

После всех проверок записей, итогов и полного согласования журналов-ордеров и ведомостей выполняется заключительная сводка учетных данных — перенос итогов журналов-ордеров в Главную книгу. По выверенным данным Главной книги, журналов-ордеров, ведомостей и карточек составляется отчетность.

Соблюдение установленного порядка учетной регистрации, сводки учетных данных обеспечивает необходимую четкость в организации учета и способствует резкому повышению его значения при контроле и оперативном руководстве деятельностью предприятия.

5. Способы исправления ошибок в учетных регистрах.

Все ошибки, возникающие в бухгалтерском учете подразделяются по следующим признакам:

-по умыслу (умышленные и неумышленные). Умышленные ошибки связаны с злоупотреблениями. Неумышленные ошибки возникают без злого умысла.

-по причинам возникновения (утомление, небрежность, неисправность техники)

-по последствиям (локальные и транзитные). Локальные не влекут за собой последующих ошибок. Транзитные влекут за собой последующие ошибки. Например, если при записи в кассовой книге была допущена ошибка в сумме, то она может повторится и в журнале-ордере и Главной книге. Они опаснее чем локальные, так как искажают данные бухгалтерского учета.

- по значимости (значимые и незначимые). Значимые влияют на принятие управленческих решений, незначимые не повлияют.

- по месту возникновения (в тексте, в числах, в корреспонденции счетов).

Основное правило исправления заключается в том, что ни при каких обстоятельствах ошибка не может быть уничтожена, ее нельзя стереть резинкой или бритвой, заштриховать или затушевать. Смысл исправления ошибки заключается в том, чтобы все ее видели как ошибку, а не расценивали как свидетельство возможного злоупотребления.

Различают три способа исправления ошибок в учетных записях: корректурный, дополнительной проводки и «красное сторно»

• Корректурный способ применяется в случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденцию счетов и не отражается на итогах учетных записей. Ошибочный текст или сумма зачеркиваются одной чертой, чтобы можно было прочесть ранее написанное, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибки в документах подтверждается подписями лиц, составивших документ, в учетных документах — подписями лиц, производящих исправление. Оговорка об исправлении выполняется на полях или в конце страницы и содержит слово «исправленному верить», правильный текст или сумму и дату исправления. Корректурный способ применяется в том случае, если ошибка обнаружена до составления отчетности.

• Способ дополнительной проводки применяется в том случае, когда корреспонденция счетов правильная, но сумма указана меньшая, чем следует. Ошибка исправляется составлением дополнительной проводки. До подсчета итогов недостающую сумму записывают в свободных графах. В случае отсутствия свободных граф, неправильная сумма зачеркивается, а правильная записывается по строке выявленной ошибки. Дополнительную проводку разрешается составлять до занесения итогов в Главную книгу и составления отчетности.

Например, стоимость фактически поступивших товаров составила 15 000 руб., а при обработке документов в бухгалтерии выполнена запись

Д-т 41 «Товары»

К-т 60 «Расчеты с поставщиками» 12 000 руб.

При проверке ошибка была обнаружена и выполняется дополнительная запись

Д-т 41 «Товары»

К-т 60 «Расчеты с поставщиками» 3 000 руб.

• Способ «красное сторно» (аннулирование) применяют при исправлении ошибок в корреспонденции счетов либо когда бухгалтерская проводка указана правильная, но сумма записана большая, чем требуется. Этот способ используется не только для правления ошибок, но также для уточнения некоторых учетных данных (списание реализованных торговых наценок).Способ предложен русским бухгалтером А.А. Беретти в 1989 г. Для исправления ошибки одновременно делают две записи: одна – красными чернилами с той же записью, которая была сделана прежде, другая- обычными чернилами с правильной записью. Неправильную запись вместо красных чернил можно взять в рамку. При подсчете итогов суммы красных записей вычитаются, то есть уничтожается (аннулируется) неправильная запись.

При обнаружении ошибок в учетных регистрах после составления баланса и других отчетных форм отчетности исправления за данный отчетный период не допускаются. Исправления ошибок отражаются в регистрах следующего отчетного периода способами дополнительной проводки или «красное сторно» На ошибочные записи составляют бухгалтерские справки, в которых со ссылкой на первичный документ указывают, когда и какая ошибочная запись сделана. Такие справки представляют собой документы бухгалтерского оформления и являются основанием для исправления ошибок.

Царским «Наказом губернаторам и воеводам» от 12 сентября 1728 г. предписывалось аккуратное ведение учета и счетных книг:

«Книги приходные и расходные иметь в чистоте и чтоб в них скребенья и переправок не было, а особливо приходу и расходу, окроме данных книг в особых тетрадях и на лоскутах не записывать, понеж от того всякие непорядки могут произойтить и приходчик и расходчик впасть в подозрение».