Настройка параметров страниц

Поскольку Excel может непосредственно в процессе работы показывать границы страниц на рабочем листе, стоит начать работу с новым документом с установки параметров страницы. Для этого можно воспользоваться командой Параметры страницы, расположенной в меню Файл. Размер бумаги, ориентация, параметры колонтитулов – вот некоторые настройки, которыми можно управлять с помощью окна Параметры страницы. Для первого знакомства с Excel можно согласиться с установками этих параметров по умолчанию, но необходимо взять за правило проверять их каждый раз перед началом нового документа.

Вкладки в окне диалога Параметры страницы уже знакомы по другим приложениям. Кроме того, можно выбрать, печатать ли вспомогательную сетку, указать порядок вывода страниц на печать и многое другое.

Защита ячеек. Чтобы ограничить доступ к документу, в Excel можно установить пароли, препятствующие другим пользователям открывать файлы. Кроме этого, можно рекомендовать открытие файла только для чтения или разрешить чтение файлов, но запретить внесение любых изменений. Все эти параметры выставляются с помощью кнопки Параметры в окне диалога Сохранения документа.

Можно установить защиту отдельных ячеек в таблице, особенно полезно это при совместной работе над одной книгой.

Когда выбирается пункт Защита листа, все ячейки в нем становятся защищенными. Поэтому, чтобы защитить только часть ячеек, нужно защитить весь лист и снять защиту с ячеек, которые будут использовать другие люди, для этого необходимо:

1. Выбрать ячейки, с которых надо снять защиту.

2. Выбрать Ячейки в меню Формат.

3. Щелкнуть на вкладке Защита в окне диалога Формат ячеек.

4. Снять флажок Защищаемая ячейка и щелкнуть ОК.

5. Выбрать Сервис/Защита и либо Защита листа, либо Защита книги.

6. Если вводится - пароль для доступа к таблице (заглавные буквы имеют значение).

7. Ввести пароль еще раз, чтобы удостовериться, что в первый раз не было ошибки и щелкнуть на ОК.

Чтобы снять защиту, выбрать Сервис – Защита - Снять защиту.

Чтобы выполнить какое-либо действие с данными, помещенными в ячейки (ввод, копирование, удаление, форматирование и т.п.), необходимо их выделить.

Выделение ячеек. Выделять можно как отдельные ячейки, так и целые диапазоны. Чтобы выделить отдельную ячейку, просто необходимо щелкнуть на ней левой кнопкой мыши. Ячейка станет активной.

Следующие приемы, нужны для выделения строк, столбцов и диапазонов ячеек:

* чтобы выделить всю строку надо щелкнуть на ее номере;

* чтобы выделить диапазон ячеек необходимо щелкнуть на крайней ячейке и удерживая левую кнопку мыши нажатой, перетащить указатель на последнюю ячейку выделения;

* чтобы выделить столбец достаточно щелкнуть на его заголовке;

* чтобы выделить весь рабочий лист достаточно щелкнуть на кнопке Выделить все в левом верхнем углу листа, где пересекаются заголовки строк и столбцов;

* чтобы выделить не соседние ячейки или группы ячеек, надо нажать и удерживать клавишу Ctrl и выполнять любые из указанных ранее приемов.

После выделения необходимой области нажатием правой кнопки мыши можно вызвать контекстное меню, которое позволяет выполнить ряд команд: Вырезать, Копировать, Вставить и т.п.

Изменение данных проводят прямо в ячейке. Перемещение или копирование содержимого ячеек можно осуществить перетаскиванием их с помощью мыши. Чтобы скопировать содержимое ячейки в соседнюю ячейку, необходимо, чтобы указатель курсора мыши имел вид " + " или при стандартном виде указателя курсора держать нажатой клавишу < CTRL>. В противном случае содержимое ячейки будет перемещаться в другую ячейку.

Ввод и форматирование чисел. Числа (числовые значения) относятся к типу данных константы. Для ввода чисел в активную ячейку используются либо клавиши с цифрами на основной клавиатуре, либо цифровая клавиатура справа в режиме NumLock. Клавиша NumLock переключает режимы ввода цифр и перемещения курсора.

При наборе чисел, кроме цифр от 0 до 9, можно вводить специальные символы:

+ - (),. $ % E e

Excel игнорирует знак плюс перед числами и считает отрицательными числа, перед которыми стоит знак минус (дефис) или которые заключены в скобки. Также Excel правильно интерпретирует разделители групп разрядов и понимает числа, записанные в стандартном виде (то есть в экспоненциальной форме, например 2.5Е+2).

Если ввести знак денежной единицы, процента или запятую, Excel изменяет формат числа. По мере возможности, Excel хранит и использует для вычислений числа с такой точностью, с которой они были введены, но может отображать их на экране немного по-другому. Если, допустим, было введено число:

3.141592654,

то в ячейке будет храниться именно это значение, даже если вы будете видеть что-то другое. Например, если ввести такое число в узкую ячейку, то можно увидеть 3.141593. В этом случае Excel выводит число на экран с максимально допустимой точностью и для этого его округляет. Отображение числа в ячейке также меняется в зависимости от формата ячейки. (Обычно это никак не отражается ни на значении самого числа, ни на результатах вычислений, в которых оно используется).

Точность отображения чисел можно менять. Все новые рабочие листы состоят из ячеек, имеющих формат Общий, при этом Excel пытается достигнуть максимальной возможной точности. Вы можете изменить формат ячеек на любой другой, разработанный Microsoft, или создать собственный формат.

Иногда сама техника ввода, которую мы используем, автоматически изменяет формат ячейки. Например, если активизировать ячейку в формате Общий, а затем ввести число со знаком денежной единицы, то формат ячейки изменится на Денежный.

Ввод символа “процент” изменит формат ячейки на Процентный, с двумя десятичными знаками после запятой (к примеру, 10,05%). Так же можно использовать Дробный и Экспоненциальный форматы. Числовой формат для ячейки или группы ячеек можно выбрать на вкладке Число окна диалога Формат ячеек.

Если число слишком большое, чтобы поместиться в ячейке, Excel часто отображает вместо числа серию знаков # (#######). В других случаях число будет выведено в экспоненциальном виде.

Для решения этой проблемы можно увеличить ширину ячейки, либо использовать более краткий числовой формат. Например, при работе с большими суммами денег место в ячейках можно сэкономить за счет знаков после запятой и самой запятой. Расчеты все равно будут правильными.

Создание формулы в Excel начинается с ввода знака присваивания (=). Формула может содержать встроенные функции, адреса ячеек, константы.

Обычно формула помещается в ячейку, где должен стоять результат. Сами формулы набираются в строке формул.

При любом изменении содержимого ячеек-аргументов Excel автоматически вычислит новый результат и отобразит его в ячейке результата.

Для создания формул необходимо:

* активизировать ячейку, в которую предполагается поместить формулу;

* ввести знак равенства, чтобы сообщить Excel, что создается формула.

Формулу можно вводить либо символ за символ, либо “собирать” ее с помощью мыши и клавиатуры.

Например, можно напечатать " =В3-В2" (латинский алфавит) и нажать Enter, чтобы создать формулу в активной ячейке, но удобнее сделать это мышью.

Последовательность ввода формул мышью:

* ввести знак равенства;

* щелкнуть мышью на ячейке первого аргумента, ячейка выделится мерцающим пунктиром (‘муравьиная дорожка’) и ее адрес появится в строке формул;

* ввести знак арифметической операции и щелкнуть мышью на ячейке второго аргумента;

* при большем количестве аргументов повторить действия;

* завершить ввод нажатием Enter.

Если в ячейки аргументов уже введены числовые данные, то в ячейке, где вводилась формула, появится результат выражения.

Операторы, используемые в формулах Excel, сообщают табличному процессору, что необходимо сделать (сложить два числа или, скажем, сравнить их).

В дидактических целях операторы в Excel можно разделить на четыре категории: арифметические, сравнения, текстовые и адресные. В основном используются арифметические операторы. Остальные применяются для более сложных документов.