Контроль в системе управления

Контроль с точки зрения менеджмента охватывает всю производственную систему с целью выполнения фирмой своих обязательств перед потребителями и достижения собственных целей: поставлять товары в соответствии с договорами, получая при этом планируемую прибыль.

При определении содержания функции контроля можно использовать определение, которое дал А.Файоль: «контроль состоит в подтверждении того, что все идет в соответствии с утвержденным планом, существующими директивными документами и действующими принципами». Иными словами, контроль – это процесс проверки и сопоставления фактических результатов с заданными. В частности, подлежит контролю выполнение всех плановых показателей как собственных, так и тех разделов планов, за выполнение которых менеджер несет ответственность, а именно:

1. Задачи подразделений и организации в целом.

2. Программы как планируемые, так и выполняемые.

3. Нормативы по качеству и количеству труда.

4. Правила работы подразделений и организации в целом.

5. Процедуры, главным образом обязательные для подразделения, а также действующие в организации в целом.

6. Методы выполнения задач, поставленных перед подразделением.

7. Сметы, включая программы сбыта, сметы текущих расходов, капитальных вложений, затрат на приобретение материалов и комплектующих изделий.

Конкретный объем и содержание задач контроля определяются планами работ, а также поручениями вышестоящего руководства. Инструментом контроля является также управленческий учет, представляющий собой основную систему коммуникаций внутри предприятия. Поэтому в процессе планирования управляющий должен подумать о том, как он будет проверять (контролировать) выполнение плана и как следует организовать учет, то есть сбор информации о фактическом состоянии производства.

Главное, над чем следует подумать, это:

- что контролировать, например, затраты, сроки, качество, количество и т.д.;

- кто будет осуществлять контроль, и отвечать за него;

- как часто и где должны быть проведены контрольные операции;

- какие методы контроля будут использоваться.

Ответив на эти вопросы, можно приступить к созданию системы контроля. Система контроля состоит из людей, методов, организационной и вычислительной техники, объединенных вместе таким образом, чтобы эффективно была выполнена функция контроля. Для этого система контроля должна быть простой и экономичной. Система контроля должна оперативно давать полную и точную информацию. Система контроля должна способствовать своевременному выявлению отклонений, узких мест и прорывов, и сообщать о необходимости корректирующих воздействий. Система контроля должна быть гибкой, т.е. такой, чтобы в нее можно было быстро вносить существующие поправки в связи с изменением условий производства.

Если выбрана и установлена определенная система контроля, то необходимо настойчиво требовать выполнения работы в соответствии с этой системой. Это не значит, что система должна довлеть над вами, а наоборот, система является лишь средством воплощения в жизнь идей менеджмента относительно производства.

Для создания эффективной системы управленческого контроля недостаточно простой обратной связи. Создаются системы опережающего контроля. Системы опережающего контроля контролируют входы процесса для определения того, насколько они отвечают запланированным. Если в процессе контроля обнаруживается расхождение, то сам процесс или входы изменяются для обеспечения желаемых результатов. Сопоставление опережающего контроля и простой обратной связи приведено на рис.4.9.

В некотором смысле систему опережающего контроля можно назвать обратной связью. Но эта обратная связь находится со стороны входа в систему, а поэтому корректирующие действия могут быть предприняты еще до того, как все это скажется на выходах системы. Кроме того, даже при наличии системы опережающего контроля управляющий захочет определить конечный выход, потому что у него возникает желание убедиться в соответствии конечных результатов желаемым.

Выпуск

Процесс

Затраты

Корректирующее

Желаемый результат (план)

Желаемые затраты и процесс

воздействие

Информация

Рис.Сопоставление систем обратной связи и

опережающего контроля.

Фирмы широко используют две формы контроля: финансовый (как основа обычного управленческого контроля) и административный. Финансовый контроль основан на действующей на предприятии системе учета и отчетности, включающей финансовые показатели. Она и служит основой сравнения фактических показателей с плановыми. При этом в центре внимания такие

показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капитальных вложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (ликвидность) и др.

Организационно-финансовый контроль осуществляется через подразделения на разных уровнях управления. В высшем звене управления он ведется через аппарат контролера (центральная служба). Контроль за деятельностью производственных подразделений и дочерних компаний осуществляется через их бухгалтерию, финансовую службу, систему планирования, которые на основании действующей системы финансовых показателей собирают и обрабатывают информацию, характеризующие фактические (в основном финансовые) результаты деятельности за определенный истекший период, отклонения от плановых показателей.

Эффективность функции контроля в управлении фирмами значительно повысилась в результате использования автоматизированных информационных систем, которые позволили оперативно выявлять отклонения от намеченных показателей. Все это способствует усилению централизованного контроля за деятельностью каждого подразделения фирмы независимо от его местоположения. Система централизованного контроля позволяет поддерживать определенное сочетание централизации и децентрализации в управлении.

На уровне структурных подразделений осуществляется контроль за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и планируемых продаж и др. Такой контроль обычно называют оперативным контролем (а также административным, или тактическим) в отличие от общего, стратегического контроля. Оперативный контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения намеченной текущим планированием производственной программы, поэтому его, как правило, объединяют с планированием в единую функцию оперативного управления производством.