Разрабатываемые унифицированные формы документов объединяются в унифицированные системы документов (УСД). УСД – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности.
Создание УСД является одним из основных направлений работ по стандартизации в республике, а также составной частью работ по совершенствованию процессов управления в различных видах деятельности (статистике, финансовой деятельности, торговле, банковском деле, бухгалтерском учёте и т.д.).
Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов, а также совокупности их размещения.
Основными задачами УСД являются:
- обеспечение методического и организационного единства в области разработки, применения и ведения унифицированных форм документов;
- сокращение количества существующих форм документов;
- упорядочение информационных потоков.
Унифицированные системы документации включают:
- документы международных организаций, устанавливающие унифицированные системы документов;
- межгосударственные стандарты и документы по межгосударственной стандартизации, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, которые применяются органами, управлениями и организациями стран СНГ;
- стандарты и руководящие документы Республики Беларусь, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, которые применяются на всех уровнях хозяйственной деятельности и обеспечивают единый порядок проведения этих работ;
- нормативные документы, издаваемые разработчиками УСД конкретного функционального назначения.
В республике в настоящее время разрабатывается несколько унифицированных систем документации: первичной учётной документации, отчётно-статистической, плановой, расчетно-денежной, по материально-техническому снабжению и сбыту, труду, торговле, и социальным вопросам, ценообразованию, по бытовому обслуживанию населения и др.