Все перечисленные документы, кроме финансово-бухгалтерских, относятся к ОРД или к управленческой документации

СТАНДАРТИЗАЦИЯ И УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Основными направлениями совершенствования документации является унификация и стандартизация

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). Стандартизация документов – это высшая ступень унификации.

Унификация – один из методов стандартизации. В основу унификации документов был положен принцип общей модели построения документов, т.е. унификация – это приведение определенных видов документов к единому образцу по форме, формату, оформлению.

Унификация видов и разновидностей документов проводится на основе классификации участков и вопросов деятельности учреждения.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В состав унифицированной системы документации входят один-два гос.стандарта, на основе которых разрабатываются унифицированные формы документов, а также инструкции по их применению.

Документы состоят из отдельных информационных элементов, которые называют реквизитами.

Совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, составляющих документ, называется формуляром. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным.

Расположение реквизитов в документе и правила их оформления должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003, который устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в ОРД (30 реквизитов). В документе конкретного вида их будет меньше.

Наиболее важными при оформлении являются реквизиты:

· дата;

· индекс;

· подпись;

· печать;

· гриф утверждения;

· гриф согласования.

Они придают документу юридическую силу.

В практике работы коммерческих предприятий не используются реквизиты:

· 01 – герб РФ;

· 02 – герб субъекта РФ

Они ставятся на документах государственных учреждений.

Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими и не могут одновременно входить в состав документа (адресат и гриф УТВЕРЖДАЮ), но есть и обязательные реквизиты (постоянные), которые входят в бланк документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист в типографии, и образуют официальный бланк организации.