Основные понятия предмета «делопроизводство»

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служащая основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

Значение документов в управленческой деятельности трудно переоценить, так как документ является основным носителем информации, на базе которой принимается решение.

В документах отражается и учитывается деятельность любой организации, фирмы, предприятия. Ведение многих документов предписано законами и нормативными актами. От того, насколько грамотно составлен и оформлен документ, часто зависит решение вопроса, а от быстроты получения и обработки информации – своевременность принятия решений.

Все работающие в сфере управления имеют дело с документами. Одни их составляют, другие – оформляют и обрабатывают, третьи – визируют, подписывают и т.д. Документ, таким образом, является главным объектом труда управленца.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и умений. Профессионалом в делопроизводственной сфере можно стать лишь после овладения правилами и приемами в работе с официальными документами.

Чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию, т.е. деление на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Можно выделить следующие основные группы документов:

1 нормативные документы вышестоящих органов, которые поступают от государственных и муниципальных организаций и регулируют различные вопросы деятельности (налоги, охрана окружающей среды);

2 финансово-бухгалтерские документы (отчеты, акты ревизий, сметы, счета, кассовая книга, главная книга);

3 организационные документы (устав, учредительный договор, штатное расписание, структура и штатная численность, положения, правила внутреннего распорядка, инструкции);

4 распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, постановления, указания);

5 информационно-справочные документы (справки, докладные записки, письма, протоколы, телефонограммы, телеграммы, объяснительные записки, и т.д.);

6 документы по личному составу (личные дела, личные карточки ф.Т2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки, трудовые договора, приказы по личному составу);

7 коммерческая корреспонденция (коммерческие договора, коммерческая переписка: акцепт, оферта);