Методи контролю

Бюджетування без зворотного зв'язку — це марно згаяний час. Будь-яка система є життєздатною, якщо має у своєму складі елементи зворотного зв'язку, що передбачають аналіз зробленого системою, і поточне коригування поведінки системи в міру надходження сигналів про її стан. Бюджетування — це теж система, дуже серйозна і відповідальна система фінансового планування бізнесу, і вона повинна передбачати відповідний зворотний зв'язок. Роль зворотного зв'язку в цьому випадку відіграє контроль виконання бюджету. Система контролю виконання бюджету на підприємстві є своєрідним моніторингом фінансового стану підприємства.

Для цілей контролю й аналізу виконання бюджету і виявлення відхилень фактичної діяльності від запланованої до повної бюджетної системи включаються не тільки планові, а й фактичні (звітні) дані.

Для того щоб ваші дії були ефективними, необхідно визначити відповідні методи контролю і переконатися, що ви розумієтеся і всі співробітники підприємства розуміються на тому, як аналізувати доходи і вчасно контролювати витрати, щоб можна було з установленою періодичністю правильно заповнювати бюджетні форми.

Бюджетний контроль — це процес зіставлення фактичних результатів із бюджетними, аналіз відхилень і внесення необхідних коректив.

Теоретично після остаточного погодження бюджету бюджетні доходи повинні бути отримані, а бюджетні витрати не повинні бути перевищені.

Звичайно, така мета рідко буває абсолютно реальною, оскільки внутрішні і зовнішні обставини можуть змінитися, і вони дійсно змінюються, певним чином впливаючи на бюджет підприємства: позитивно або негативно. Тому на практиці бюджети підлягають постійному перегляду (принаймні так має бути) і потім до них можуть вноситися виправлення на засіданні бюджетного комітету. Проте для досягнення цієї формальної мети все-таки потрібно працювати — інакше не має сенсу приступати до складання бюджету.

Для того щоб підприємству було легше дотримуватися бюджету, необхідно установити такі методи контролю, що є:

— легко застосовними;

— регулярними;

— здійсненними з найнижчого рівня.

ЩО ОЗНАЧАЄ ЛЕГКО ЗАСТОСОВНИМИ?

Необхідно, щоб поточний контроль над доходами, витратами й у результаті за прибутком і рухом грошових коштів був легким і швидким, а не важким і таким, що займає багато часу. Однаковою мірою важливо, щоб дані були легко доступні та були в наявності в будь-який час, коли в них виникне потреба.

Ефективний контроль над бюджетом звичайно припускає, що процедури контролю починаються на найнижчому рівні організації підприємства, тобто там, де отримано доходи і понесено витрати.