Первичные документы отражают хозяйственную операцию в момент ее совершения (товарно-транспортная накладная, приходный кассовый ордер и др.).
Сводные (вторичные) документы составляются на основе первичных документов и обобщают суммы по нескольким хозяйственным операциям. Например: в кассовой книге записываются приходные и расходные кассовые ордера за день и рассчитывается остаток средств на конец дня.
По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.
Разовые документы отражают одну хозяйственную операцию (приходный кассовый ордер и др.).
Накопительные документы используются для регистрации однородных хозяйственных операций, совершаемых с определенной периодичностью.
Например: лимитно-заборная карта на получение материалов для производства. Лимитно-заборная карта заменяет собой ежедневные требования на отпуск материалов, а следовательно, сокращается количество первичных документов и уменьшаются затраты времени на их оформление.
По месту составления документы делятся на внутренние, которые составляются в данной организации (приходные и расходные кассовые ордера и др.), и внешние, поступившие от других организаций (накладные, счета-фактуры поставщиков, выписки банка с расчетного счета и др.).
По количеству отраженных объектов (позиций) документы делятся на однопозиционные и многопозиционные.
Однопозииионные (однострочные) предназначены для учета одного вида средств (расходный кассовый ордер и др.).
Многопозиционные (многострочные) служат для учета многих позиций (расчетно-платежная ведомость на заработную плату и др.).
По виду носителей информации документы делятся на бумажные и безбумажные, т.е. находящиеся в памяти ЭВМ, на магнитных лентах, дисках. Организация обязана обеспечивать защиту своей информации и распечатывать копии таких документов на бумажных носителях.
В настоящее время предприятиям разрешено применять как типовые формы документов, так и разрабатывать свои формы документов, применительно к специфике предприятия.