Вопрос 4 властивості,функції і ознаки документів

Властивості. Як і будь-який об’єкт документ володіє багатьма властивостями. Найбільш вагомими з них є:

1. Атрибутивність документа, тобто найменування невід’ємних складових, без яких він не може існувати.

Документ, як єдина система складається з двох основних складових – інформаційної і матеріальної. Відсутність однієї із складових перетворює документ в не документ (усний вислів, предмет).

Документ має дві сторони: зміст (духовна дійсність, думки. ідеї) і форму (матеріальну, що служить для закріплення і передачі інформації). Теза про подвійну природу документа є аксіомою документознавства. Змістовно-інформаційна дійсність документа є головною ознакою документа. Його форма зазвичай розглядається з точки зору матеріалу (носія зафіксованої інформації) і особливостей матеріальної конструкції. Розрізняють зовнішню (поліграфічне чи інше оформлення) і внутрішню форму документа (внутрішня організація документа).саме по матеріальній конструкції відрізняють книгу від газети, карти, грампластинки і ін. Інколи до формальних ознак документа відносять форму запису інформації. Тоді розрізняють форму матеріально-конструктивну і знакову.

2. Функціональність документа, тобто його призначення для передачі інформації в просторі і часі.

Документ – полі функціональний об’єкт, тобто він виконує багато загальносистемних і специфічних функцій, обумовлених різноманітністю потреб суспільства в інформації, знаннях. Саме здатність документа, виконувати свої функції дозволяє розглядати його, як джерело інформації, засіб соціальної документної комунікації.

3. Структурність документа, тобто тісний взаємозв’язок його елементів і підсистем, що забезпечують його цілісність і відповідність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах.

Набір перечислених властивостей документа – це особлива цілісна система, яка виконує усі на неї покладені суспільством функції. Зв’язок між ними є настільки тісни, що відокремити їх одне від одного можна лише умовно.

Ознаки. До основних ознак документа відносяться:

1. Наявність логічного змісту.

Документ – носій змісту, який передається знаками. Сукупність послідовних знаків, які передають його суть, зміст (повідомлення) є його обов’язковою ознакою.

2. Стабільна матеріальна форма.

Стабільна форма забезпечує довготривалу збереженість документа, можливість багаторазового використання і переміщення інформації в просторі та часі.

3. Призначення для використання в соціальній комунікації.

Документний статус мають лише ті джерела, які з самого початку призначені для зберігання і передачі інформації в просторі і часі. Документи – це спеціально створені людиною для комунікаційних цілей носії інформації.

4. Завершеність повідомлень.

Ця ознака обумовлена областю використання документа. Фрагментне, незавершене повідомлення не може бути повноцінним документом. Потреба завершеності є відносною, оскільки є ряд незавершених повідомлень, що мають особливе значення для наукових досліджень (нариси, чорновики, ескізи). До загальних функцій документа належать:

1 Інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа.

2 Соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

3 Комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).

4 Культурна – документ є засобом закріплення та передачі культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документа належать:

1 Управлінська – документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.

2 Правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).

3 Історична – коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.

Будь-який документ є складовою частиною (елементом) відповідної системи документації.

4Система документацій – це сукупність (спільність) певних документів, взаємопов’язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення.

Основними комплексами всієї документації є:

- організаційно-правова документація;

-планова документація;

- інформаційно-довідкова й довідково-аналітична документація;

- звітна документація;

- документація щодо особового складу;

- фінансова документація;

-документація з матеріально-технічного забезпечення;

- договірна документація;