Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної сили.
Таблиця 2
№ | Реквізити | Розташування та правила оформлення |
Державний герб | Посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації | |
Емблема організації чи підприємства | Поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку | |
Зображення державних нагород | У верхньому лівому кутку або посередині документа | |
Код підприємства, установи, організації | У верхньому правому кутку | |
Код форми документа | У верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи | |
Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа | У верхньому лівому кутку або посередині сторінки | |
Повна назва установи, орга-ніза.ції або підприємства — автора документа | У верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом | |
Назва структурного підрозділу | У верхньому, лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом | |
Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку | У верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: 01054, м. Київ-54, вул. Пирогова, 9, т.221-99-33. На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО№ 321518 |
Розділ І | ||
Таблиця 2. Продовження | ||
Назва виду документа | Зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу | |
Дата | Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1999 р.) або цифровим — трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік — 17.06.99 (тобто 17 червня 1999 року). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом | |
Індекс | У верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя — порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 02-10/36, де 02 — шифр структурного підрозділу; 10 — номер справи; 36 — реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії |
Таблиця 2. Продовження
1 | ||
Посилання на індекс та дату вхідного документа | У верхній частині сторінки зліва. Містить - дату та індекс, вказані у документі" організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на № 02-10/135 від 01.03.96, де 02 — індекс структурного підрозділу; 10 — номер справи за номенклатурою; 135— порядковий номер | |
Місце укладання чи видання | У верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ | |
Гриф обмеження доступу до документа | 3 правого боку під кодом форми. Записується з середини рядка «для службового користування», «таємно», «цілком таємно» | |
Адресат | 3 правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі — тоді перед її прізвищем. Наприклад: Друкарня «Преса Никонову Миколі України» Петровичу Головному вул.Грінченка, редакторові буд.7, кв.19 РомановуВ.О. Київ-0401004 |