Управленческий подстиль и его жанры

Жанры управленческого подстиля официально– деловой речи:

§ Заявление – внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности.

§ Доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя. Доверенность может быть личной или официальной.

§ Контракт – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения. Заключенный контракт создает юридические гарантии для его участников.

§ Приказ – распоряжение руководителя, основной распорядительный служебный документ повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Различаются приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу.

§ Протокол – документ с записью всего происходящего на собрании, заседании. Составленный по итогам заседания протокол является руководящим документом. В протоколе указываются: повестка дня заседания, фамилии выступавших, принятые решения, сроки исполнения.

§ Автобиография – описание своей жизни. Она включает в себя следующие элементы: наименование документа; текст автобиографии, в котором указываются Ф.И.О., время, место рождения, сведения об образовании, о трудовой деятельности, занимаемой должности, о составе семьи; подпись составителя; дата написания.

§ Деловые письма или официально-деловая корреспонденция. 1) Деловая корреспонденция – это переписка, с помощью которой оформляются экономические, правовые, финансовые формы деятельности предприятия. 2) Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта и снабжения продукции относят к коммерческой корреспонденции (письма-запросы, предложения, письма-претензии и ответы на эти виды писем). Широко используются готовые, уже утвердившиеся штампы, трафареты, словесные формулы.

4. Текстовые нормы делового стиля.

В своей жизненной практике мы довольно часто сталкиваемся с необходимостью составить какую-либо деловую бумагу. Первый этап в этой работе – это уяснение характера официально-деловой ситуации и выбор в соответствии с ней жанра документа.

Выбор жанра документа обуславливает необходимость знания его формы.

Что такое форма документа? Всякий документ – это сумма постоянных элементов содержания, т.е. реквизиты. Это могут быть данные об адресате (кому…); об адресанте (автор документа). После того как выбран жанр документа, а тем самым и его форма, возникает необходимость языкового наполнения документа.

Схемы организации текстов заявления и доверенности:

Составные части заявления: адресат, адресант, наименование документа, затем формулировка просьбы (жалобы, предложения) и по возможности краткая аргументация, дата, подпись.

Реквизиты доверенности: наименование документа, наименование доверителя (Ф.И.О., должность или адрес), точное определение круга доверяемых полномочий или прав, наименование доверенного лица (Ф.И.О., должность или адрес), дата, подпись. При этом доверенность получает юридическую силу, когда подпись доверителя заверена какой-либо организацией – подписью должностного лица или печатью организации.

Например,

Доверенность

Я, Архипов Иван Семенович, проживающий по адресу: Хабаровск, ул. Серышева, д. 34, кв. 42, доверяю Иванову Петру Антоновичу, проживающему по адресу: Хабаровск, ул. Запарина, д. 24, кв. 2, получить причитающуюся мне за май заработанную плату.

10.05.2001 Архипов.

Текст делового письма обязательно включает этикетную рамку: приветствие адресата и слова прощания. Например: Уважаемый господин директор! Помещается на левой стороне письма под заголовком к тексту, выносится в отдельную строку.

Заключительная формула вежливости помещается на правой стороне письма под заключительной строкой основного содержания письма С уважением;, С наилучшими пожеланиям; С пожеланиями успехов….

Текст, как правило, состоит из двух частей. Первая часть включает указание причин, целей составления документа, изложение сути вопроса или предложение. Во второй части формулируются предлагаемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения.

1. Языковые особенности официально-делового стиля

Основными требованиями к языку служебных документов являются: а) строгое соответствие нормам литературного языка, обеспечивающим точность и ясность изложения; б) соответствие традициям официально-делового стиля, помогающим выразить мысль четко, полно, последовательно и по возможности кратко.

Официально-деловая терминология включает: а) широко известную и употребительную лексику, необходимую для письма на соответствующие темы: закон, паспорт, следователь, заявление; б) группу узкоспециальной (напр. юридической) терминологии: истец, санкции, ответчик.

- Официально-деловая фразеология состоит: а) из собственно фразеологических единиц, в том числе терминологического характера: докладная записка, очная ставка, подать в отставку; б) близких к ним устойчивых шаблонов (устоявшихся речевых формул, постоянно воспроизводящихся в служебных документах), например: принять к сведению, довести до сведения, принять во внимание.

К особенностям словообразовательной системы лексики официально-делового стиля относятся:

- широкое употребление отглагольных существительных типа задержка, проверка, оправдание, повышение, получение. Многие отглагольные существительные приобрели терминологический смысл и прочно закрепились в языке документов, например: выбор средств, привлечение к ответственности, взыскание пени.

- функционально окрашены префиксы книжного происхождения, характерные для офицально-деловых терминов: востребовать, воспретить, избрать, в том числе ряд префиксов иноязычного происхождения: анти-, архи-, интер-, экстра- (антисанитарный).

6. Особенности морфологического строя

Широко распространены конструкции с последовательным подчинением однотипных падежных форм (так называемое нанизывание падежей, обычно форм Род. падежа): назрела необходимость обновления ассортимента продукции фабрики детской игрушки. Неудачно построено предложение Акт проверки причин несвоевременности проведения ремонта оборудования лаборатории анализа качества продукции подписан членами комиссии из 14 слов 10 употреблено в форме Р.п. Подобные построения следует упрощать.

Существительные, называющие лиц по признаку профессии, должности, звания образуют параллельные формы мужского и женского рода.

Так как с помощью инфинитива удобно выражать предписующе-долженствующее значения, то он широко используется в официальной деловой речи. При этом часто образуется цепь взаимосвязанных инфинитивов, иногда до 20 глаголов. Таковы обычные синтаксические схемы приказов и постановлений.

В значении предписания выступают и глаголы в форме настоящего времени. Самым употребительным и многофункциональным является глагол просить. Человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме приказа: Прошу оплатить услуги.

Процесс стандартизации деловой речи можно проследить на примерах употребления так называемых расщепленных сказуемых-оборотов типа: оказать помощь (поддержку, содействие).

В традиции русского делового письма предпочтительным являются употребление страдательных конструкций вместо действительных.

Официально-деловой речи более свойствен прямой порядок речи: согласованное определение предшествует определяемому слову, а несогласованное – находится после него.

Для связи аспектов и содержательных фрагментов используются стандартные выражения, например, вводные слова, указывающие на источник сообщаемого, на логическую связь мыслей.

Преимущественно используются повествовательные, простые, распространенные, полные предложения.

Из сложных предложений более распространены бессоюзные и сложноподчиненное с придаточными определительными, условными, причины и цели.

Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охватывает все уровни языка: и лексику, и морфологию, и синтаксис. Деловая речь накопила огромное количество проверенных многолетней практикой терминов, оборотов речи. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация деловой речи существенно повышает информативность документов.

Клишированные выражения – стандартные, часто воспроизводимые в текстах деловых писем фразы и выражения, закрепленные за определенным жанром и композиционным фрагментом текста и являющиеся знаком стандартной ситуации.

За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны фразы-клише,указывающие на причину: По причине задержки оплаты; указывающие на цель: В целях скорейшего решения вопроса.

Деловая речь нуждается в общих названиях и стремится к ним. Здесь они уместны, точны, целесообразны, в отличие от художественной литературы и публицистики, где важны конкретность, образность.

В рамках деловой речи слова, которые мы называем канцеляризмами, – это естественные и точные средства выражения, специальная лексика официально-делового стиля. Они становятся канцеляризмами за пределами официально-деловой речи.