Изменение приоритета уровней группировки и сортировки

Для изменения приоритета уровня группировки или сортировки щелкните строку в области группировки, сортировки и итогов, а затем нажмите стрелку вверх или вниз справа от строки.

Удаление уровней группировки и сортировки

Для удаления уровня группировки или сортировки щелкните удаляемую строку в области группировки, сортировки и итогов, а затем нажмите клавишу DELETE или нажмите кнопку Удалить, расположенную справа от строки. При удалении уровня группировки Microsoft Access перемещает поле группировки из заголовка или примечания группы в раздел данных отчета. Все остальные элементы управления в заголовке или примечании группы удаляются.

К началу страницы

Создание сводного отчета (без записей)

Если в отчете необходимо отобразить только сводные данные (т.е. только сведения из строк заголовков и примечаний), на вкладке Форматирование (или на вкладке Конструктор в режиме конструктора) в группе Группировка и итоги щелкните пункт Скрыть подробности. Записи следующего нижнего уровня группировки будут скрыты, а сводные данные будут представлены в гораздо более компактном виде. Несмотря на то, что записи будут скрыты, элементы управления в скрытом разделе не удаляются. Повторно щелкнув пункт Скрыть подробности, можно восстановить строки отчета.

Создание эффекта группировки без применения заголовков

Эффекта группировки в отчете можно добиться без использования заголовков. После удаления заголовков отчет будет выглядеть более компактным, поскольку освободится пространство по вертикали, занимаемое строками заголовков.

Основная процедура состоит в удалении заголовка для каждой группы, в результате чего все поля группировки переместятся в раздел данных отчета. После этого для восстановления наглядного эффекта группировки необходимо установить для свойства Не выводить повторы каждого поля группировки значение Да.

Пример

Рассмотрим типовой отчет с группировкой, в котором используются заголовки групп.

В этом примере каждое название организации занимает целую строку, как и каждый код заказа.

В этом примере нужно изменить отчет, чтобы он выглядел, как показано на рисунке:

1. Откройте отчет в режиме макета, щелкнув соответствующий объект правой кнопкой мыши в области переходов и выбрав команду Режим макета .

2. На вкладке Форматирование в группе Группировка и сумма выберите команду Группировка и сортировка.

Примечание. Удобнее начать с группы нижнего уровня и продвигаться вверх; в противном случае в процессе работы вид отчета может исказиться.

3. Выберите нижний уровень группировки из списка, а затем нажмите кнопку Дополнительно.

4. В раскрывающемся списке раздела заголовка выберите значение без раздела заголовка.

При удалении заголовка Microsoft Access не перемещает текстовое поле для поля группировки в раздел данных. Однако другие элементы управления, которые могут находиться в заголовке группы, будут удалены. Если в результате этого действия какие-то элементы управления могут быть удалены, в Microsoft Access появится предупреждение. Если необходимо сохранить эти элементы, переместите их в другой раздел отчета перед выполнением данного шага. Для перемещения элементов управления в другие разделы потребуется переключиться в режим конструктора.

Полученный в итоге отчет показан на следующем рисунке. Следует отметить, что первый код заказа находится в той же строке, что и первая запись данных, а не в отдельной строке.

К сожалению, код заказа повторяется в каждой строке данных, что затрудняет точное определение количества заказов. В подобных случаях удобно воспользоваться свойством элемента управления текстового поля Не выводить повторы. Для определения этого свойства выполните следующие действия:

§ Выберите одно из повторяющихся значений.

§ Если окно свойств не отображается, чтобы отобразить его, нажмите клавишу F4.

§ В окне свойств на вкладке Формат откройте раскрывающийся список для свойства Не выводить повторы, а затем выберите значение Да.

Дубликаты кодов заказов будут скрыты. Обратите внимание на то, что можно будет увидеть число заказов и количество продуктов в заказе.

5. В этом примере шаг 4 повторяется для уровня группировки «Название организации». Итоговый отчет выглядит так:

Значение поля «Название организации» теперь находится в одной строке с первой записью данных, а свойство Не выводить повторы предотвращает его повторение в каждой строке. Это может привести к существенной экономии бумаги для длинных отчетов с несколькими уровнями группировки.