Методи контролю застосовувані при побудові УІС

Тема 8. Інформаційна технологія рішення завдань внутрішнього контролю

Системи бюджетування

Ø Суть бюджетування.

Ø Системи бюджетування.

Ø Методи контролю застосовувані при побудові управлінських інформаційних систем.

Ø Самостійні системи бюджетування

Ø Системи бюджетування інтегровані в загальну УІС підприємства.

Суть бюджетування

Подання про бюджетування в публікаціях ділової преси й матеріалах рекламного характеру носять настільки загальний і "розпливчастий" характер, що важко зрозуміти, що ж насправді коштує за розхожими кліше й гаслами.

Насамперед, потрібно відзначити, що подання про систему бюджетування відбиті в публікаціях ділової преси й матеріалах рекламного характеру, найчастіше далекі від дійсності. Преса й реклама затоплені всілякими кліше й рекламними гаслами про те, що бюджетування нібито дозволяє: визначати й досягати стратегічні цілі компанії; підтримувати ефективне щоденне керування; зв'язувати поточні завдання з корпоративними цілями й виявляти роль кожного з факторів у їхньому досягненні; ефективно організовувати виробничий процес; визначати внесок кожного співробітника в прибуток компанії; робити стратегічні цілі компанії цікавими для персоналу; визначати позицію компанії на ринку, задіяти вільні ресурси; підсилювати мотивацію персоналу на високоефективна праця - все це далеко не повний список розповсюджених сентенцій. А тим часом, бюджетування має досить віддалене відношення до позиції компанії на ринку й ринкових тенденціях, організації виробничого процесу, кваліфікації й процесу підбора персоналу. Бюджетування не дає можливості визначити внесок кожного зі співробітників у прибуток компанії як тільки тому, що це принципово неможливо (і безглуздо), ні із системою бюджетування, ні із чим-небудь ще. Наявність на підприємстві добре налагодженої системи бюджетування, проте, абсолютно недостатньо для визначення стратегічних цілей компанії, і, уже тим більше, не здатно зробити ці мети цікавими для персоналу. Все це не є призначенням системи бюджетування.

Бюджетування це всього лише один з інструментів керування, що, всупереч розповсюдженим поданням, не є всеосяжним. Бюджетування не дає можливості разом укласти в "комплексну, прозору для аналізу картину": тенденції положення на ринку, конкурентоспроможність, політику ціноутворення, ризики, асортименти продукції, технологічні особливості виробництва, кількість і професіоналізм співробітників, оборотність активів, складські залишки, поставки, економічні й політичні аспекти й багато інші, безсумнівно не менш важливих факторів. Затвердження про зворотний, як правило, носять спекулятивний характер і найчастіше є причиною завищених очікувань і розчарувань.

Затвердження про відповідність системи бюджетування GAAP найчастіше носять аналогічний характер. Спроба "прив'язати" бюджетування до GAAP пояснюється двома основними причинами. По-перше, GAAP (IAS, Міжнародні стандарти фінансового обліку й т.п.) це своєрідний брэнд, що добре відомо. Як слідство, консультаційні послуги з постановки системи бюджетування із цим брэндом краще продаються. По-друге, існує вакуум подань і елементарне нерозуміння (навіть у професійному середовищі). У такій ситуації їсти спокуса дорівняти те, що мало зрозуміло (бюджетування), до того, що зрозуміло, стандартизоване й регламентоване (стандарти фінансового обліку), і тим самим "підвести теоретичну базу". Обидві ці причини приводять до того, що некоректність такого зіставлення або не усвідомлюється, або ігнорується.

GAAP являють собою набір формульованих FASB (Рада по Стандартах Фінансового Обліку) стандартів, що визначають процес підготовки фінансової звітності. Відповідно до першого документа концептуальної схеми, що визначає основи фінансового обліку й стандартів звітності, фінансова звітність призначена для того, щоб щонайкраще служити інтересам інвесторів і кредиторів. Таким чином, GAAP визначають принципи підготовки фінансової звітності, презначеної насамперед для зовнішніх, стосовно організації, користувачів.

Система бюджетування

Система бюджетування це, навпроти, управлінська система, призначена для внутрішніх користувачів - керівників і співробітників підприємства. Можливо, найбільш коректне визначення бюджетування, зустрічається, це процес складання й виконання бюджету.

Серед розповсюджених подань найпростіше розуміння цього інструмента, як правило, зводиться всього лише до тієї або іншої форми табличного подання систематизованої фінансової інформації. З іншого боку, ледве більше складні подання звичайно витримані в дусі концепції узагальненого контуру керування по відхиленнях, використовуваного в технічних системах (такі подання особливо характерні для фахівців з інженерною культурою мислення). Тут мова йде про періодично повторювані стадії: визначення управлінських показників, планування, вимір досягнутих показників, визначення відхилень, аналіз причин відхилень, і прийняття управлінських рішень за результатами аналізу. У тім або іншому формулюванні ця концепція цитується повсюдно. Погляди ці абстрактно формулюються - чого коштує одна тільки абстракція "управлінського показника" - і створюють ілюзію теоретичної бази. На жаль, ці подання поверхневі. По суті, це той же "процес складання й виконання бюджету", тільки вид ледве збоку.

Система бюджетування оперує саме управлінської, у тому числі нефінансової, інформацією, тобто тією інформацією, що майже повністю втрачається у фінансовій звітності. Стандарти фінансового обліку розроблені й призначені для фінансової звітності; приведення у відповідність із цими стандартами обліку управлінського (взагалі, чого-небудь крім фінансової звітності) представляється, м'яко говорячи, нелогічним - це той випадок, коли сон розуму породжує чудовиська. Іншими словами, інформація, що втримується у фінансовій звітності, що сама по собі не є задовільною навіть із погляду зовнішніх користувачів (що, найчастіше, вимагає серйозних коректувань із боку аналітиків), зовсім недостатня, а в певних випадках навіть протипоказана для цілей керування підприємством і не повинна бути основою управлінських інструментів.

Крім цієї, фундаментальної причини, є ряд інших, аргументів. Найбільш серйозним з них є те, що система бюджетування є системою планування й націлена на майбутню економічну діяльність. Навпроти, стандарти фінансового обліку регламентують реєстрацію і відбиття у звітах вже «свершились». Безсумнівно, планування й управлінський облік у рамках системи бюджетування повинні бути взаємозалежні. Це необхідно, насамперед, щоб зробити порівняння план-факт осмисленим. Важливо, однак, те, що планування не може й не повинне визначатися стандартами обліку, до того ж заданими "ззовні". Навпаки, саме система планування визначає процедури управлінського обліку⁴, необхідні в рамках цієї системи.

Планування, побудоване на стандартах обліку, досить характерно для систем бюджетування, створених організаціями самостійно, тобто чинностями своїх співробітників без залучення досить кваліфікованих експертів. У таких системах планування часто здійснюється в термінах бухгалтерського обліку. Підхід цей украй неефективний, але досить часто зустрічається в сучасних організаціях. Оскільки бухгалтерський облік у країнах пост - радянського простору це, по суті, податковий облік, те в такий спосіб ми одержуємо систему бюджетування відповідним стандартам податкового обліку. Система бюджетування, яка відповідає стандартам фінансового обліку не відповідає вимогам управлінського обліку.

Окремі стандарти фінансового обліку містять принципи й схеми обліку операцій, які можуть бути адаптовані для використання в управлінському обліку. Наприклад, методи обліку запасів і операцій в іноземній валюті. У той же час, багато схем фінансового обліку, щонайменше, не є найкращим вибором для управлінського обліку в рамках системи бюджетування. Так наприклад, передбачені GAAP стандарти обліку витрат практично не представляють цінності для цілей управлінського обліку.

Методи контролю застосовувані при побудові УІС