Порядок виконання роботи і методичні вказівки з її виконання

 

1. Запустити систему «АСКОД»

2. Згідно з інструкцією користувача навчитися працювати з навігаційним меню системи «АСКОД»

3. Сформувати декілька різних (за найменуванням, за походженням, за ступенем гласності, за терміном зберігання, за терміном виконання) електронних документів (взяти за основу шаблони документів «АСКОД») та створити реєстраційні картки на ці документи.

4. Відібрати реєстраційні картки, що відповідають певним умовам (поточні, невиконані, виконані, прострочені й ін.) до тимчасового переліку (швидке переформування переліку).

5. Зробити пошук/відбір документів за реєстраційними реквізитами (пошук по повному номеру, фрагменту номеру та ін.). Відновити умови відбору за замовчуванням.

6. Відіслати документ (обирається студентом).

7. Отримати документ. Сформувати реєстраційну картку отриманого документу.

8. Переглянути перелік електронних копій документів зареєстрованих, або не зареєстрованих, для приєднання ЕКД до РК.

9. Використовуючи опцію «Моніторинг» вивести на екран інформацію про основні дії (операції), що виконувались користувачами по поточній(-им) картці(-кам).

10. Зробити контрольну картку обраного документа (обирається студентом).

11. Роздрукувати реєстраційну картку документа, що був обраний у п. 10.

12. Виконати «прив’язку» зареєстрованої раніше картки до поточної картки.

13. Сформувати та роздрукувати журнал реєстраційних карток.

14. Вилучити реєстраційну картку документа, що був обраний у п. 10.

15. Підготувати відповіді на контрольні запитання.

16. Підготувати бланк звіту з лабораторної роботи.

 

Зміст звіту

 

Приклад оформлення звіту з лабораторної роботи

 

Міністерство освіти і науки України

Харківський національний університут радіоелектроніки

 

 

Кафедра БІТ

 

 

Звіт

По лабораторній роботі №1

По темі: «Автоматизована система контролю і організації діловодства «АСКОД» КОМПАНІЇ «ІНФО ПЛЮС». Інсталяція та застосування клієнтської частини. Організація та контроль діловодства в системі «АСКОД». Робота клієнтської частини інтегрованої системи електронного документообігу в органах влади.»

 

 

Виконав: Перевірив:

Ст.гр СІ-07-1

Калюжний А.Е.

 

Харків 2009

 

1.1 Мета роботи:

Навчитися користуватися автоматизованою системою «АСКОД». Навчитися створювати картки до документів та редагувати їх. Пересилати документи до інших користувачів.

1.2 Теоретичні відомості:

Автоматизована система контролю і організації документообігу АСКОД призначена для автоматизації процесів обробки кореспонденції шляхом використання у документообігу сучасних комп’ютерних технологій. Система охоплює опрацювання вхідної, вихідної кореспонденції, внутрішніх документів та звернень громадян, контролю за їх проходженням і виконанням.

АСКОД реалізовано з використанням сучасних засобів проектування систем, виконаних у графічному WEB-інтерфейсі у 3-рівневій клієнт-серверній архітектурі.

Система АСКОД забезпечує:

· створення, накопичення і зберігання реєстраційних і контрольних карток документів та їх електронних копій;

· коригування та друкування реєстраційних карток;

· пошук документів за їх реєстраційними реквізитами;

· друкування журналів реєстрації службової кореспонденції та звернень гро­мадян.

Контроль виконання документів здійснюється за допомогою постановки доку­ментів на контроль, створення контрольних карток та встановлення контрольних тер­мінів виконання.

Із завершенням календарного року виконані картки переносяться до бази даних минулих років, де передбачено їх пошук за різними ключами, коригування та друку­вання.

Система АСКОД побудована на з використанням СКБД ORACLE.

Функціонування системи АСКОД дає можливість користувачам використовувати такі функціональні блоки:

· АСКОД Корпоративний (через клієнт-сервер, охоплює центральний офіс, канцелярію),

· АСКОД-WEB (доступ до бази даних через мережу в умовах віддаленого доступу, охоплює дирекції Банку),

· АСКОД-Lotus (через клієнт Lotus шляхом безпосереднього відкриття баз на сервері, використовується для реєстрації та опрацювання внутрішнього ділового листування)

Всі документи, незалежно від того, в якому блоці АСКОД вони були зареєстрова­ні, розміщуються у єдиній базі даних АСКОД.

Перераховані вище блоки доступні користувачам у відповідності з регламентом робіт та визначеними правами використання функцій системи АСКОД та правами доступу.

Програмні засоби та особливості використання

Система АСКОД розроблена з використанням ліцензійних програмних засобів Borland Delphi, MS Visual Studio та СКБД ORACLE.

Система функціонує в середовищі версії Windows-2000, та Windows NT версії 5.0 і вище.

Система АСКОД функціонує тільки в середовищі клієнт-сервер.

Система АСКОД-WEB функціонує тільки в середовищі 3-рівневий клієнт-сервер.

Інформаційне забезпечення системи АСКОД розроблено із врахуванням інфор­маційної сумісності всіх користувачів системи.

Забороняється:

· здійснювати будь-які дії з файлами, в яких знаходиться база даних;

· без попереднього узгодження з розробником вносити будь-які зміни до програмного забезпечення бази даних, системних таблиць сервера та ін.

1.3 Виконання роботи

 

Створено документ і на нього заведена картка (Рис. 1.1).

 

Рисунок 1.1 – Нова картка з документом.

 

Прийнято документ і на нього заведена картка (Рис. 1.2).

 

Рисунок 1.2 – Вхідний документ

Відредаговано документ(Рис 1.3).

 

 

Рисунок 1.3 – Моніторинг документів

 

1.4 Висновки

В ході л/р навчився користуватися автоматизованою системою електронного документообігу «АСКОД». Створив картку на документ, прийняв документ, та завів на нього картку, відредагував документ. Автоматизована система має простий та зручний інтерфейс. Не потребує спеціальних навиків роботи з ним.

 

1.6 Контрольні запитання і завдання

 

1. Дайте визначення поняття ДОКУМЕНТ?

2. Дайте визначення поняття ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТ?

3. Назвіть основне призначення будь-якої системи документообігу.

4. Для який цілей призначена автоматизована система контролю і організації документообігу АСКОД?

5. Обробку яких видів кореспонденції забезпечує система АСКОД?

6. Що забезпечує система АСКОД?

7. За допомогою яких операцій здійснюється контроль виконання документів?

8. Назвіть основні елементи інтерфейсу системи АСКОД?

9. Яким чином проводиться пошук/відбір документів за реєстраційними реквізитами?

10. Яким чином здійснюєть­ся опрацювання переліків документів усіх видів в системі АСКОД-WEB?

11. У якому вигляді представляється перелік зареєстрованих у системі документів?

12. Для чого використовується перелі­к реєстраційних карток?

13. Аналогом чого є перелік реєстраційних карток?

14. Що таке контрольна картка документа?

15. Для чого використовується Перелік контрольних карток?

16. Робота з Контрольною Карткою аналогічна роботі з яким документом?

17. Що таке Вид контролю?

18. Яким чином проводиться зняття з контролю документа? Хто з співробітників має право зняти з контролю документ?

19. В чому полягає різниця схеми заповнення реєстраційних карток внутрішньої (поточної) кореспонденції від схеми заповнення реєстраційних карток зовнішньої?

20. Поясніть сутність схеми заповнення контрольних карток внутрішньої кореспонденції?

21. Поясніть сутність схеми заповнення контрольних карток зовнішньої кореспонденції?

22. Які звіти можна отримати використовуючи кнопку ?

23. Для яких цілей використовується режим ЗВІТИ?

24. Чим відрізняється опрацювання переліків карток групи модулів «Мій кабінет» від опрацювання переліків карток групи режимів «Картотека» системи АСКОД?

25. Поясніть процес опрацювання переліків карток групи модулів «Мій кабінет» системи АСКОД?

26. Поясніть процес опрацювання переліків карток групи режимів «Картотека» системи АСКОД?

27. Для яких цілей призначений Модуль «Не переглянуті картки»?

28. Які картки автоматично заносяться до переліку «Не переглянуті»?

29. Після перегляду РК система автоматично видаляє картку з якого переліку?

30. Для яких цілей призначені модулі «Вхідна», «Вихідна», «Внутрішня», «Звернення» у групі режимів «Мій кабінет»?

31. Поясніть що таке електронна копія документа?

32. Яка інформація видається після запиту «Моніторинг»?

33. У якому вигляді представляється перелік зареєстрованих у системі документів?