Раздел 2. Учет кассовых операций

Организации, которые осуществляет операции через кассу, должны соблюдать кассовую дисциплину. При выдаче или получении денежных средств кассир должен оформить кассовый отчет. Этот документ утвержден приказом Министерства финансов РФ и имеет номер 5-Г.

Вам понадобится

- подтверждающие документы;
- форма кассового отчета.

В первую очередь нужно проставьте дату и порядковый номер документа. Вписать наименование организации, «Ника», структурное подразделение. Чуть ниже указать фамилию, имя и отчество сотрудника, который предоставил отчет. Написать и его паспортные данные (серию, номер, кем выдан и когда, номер структурного подразделения). Если сотруднику при приеме на работу был присвоен табельный номер, вписать в кассовый отчет и его.

Сначала нужно указать те суммы, которые были выданы подотчетному лицу из кассы (эту информацию внесите на основании расходного кассового ордера). Далее записать сведения о расходах сотрудника. Здесь нам нужно указать виды платежей (например, оплата проезда, проживание, покупка хозяйственных товаров и прочее). Учтите, что все сведения заносятся лишь на основании подтверждающих документов (чеки, счета, квитанции и т.д.), причем они должны быть правильно заполнены.

На оборотной стороне вписать реквизиты подтверждающих документов – номер, дату. Указать сумму, указанную в квитанции. Так как к учету принимаются только те расходы, которые являются экономически обоснованными, в отдельной графе укажите и принятую к учету сумму.

Кассовый отчет составьте в единственном экземпляре. Он может быть заполнен как при помощи автоматизированных программ, так и вручную. Пописывать отчет должны подотчетное лицо, главный бухгалтер и кассир. Запомните, что вносить сведения о подтверждающих документах должен сам сотрудник, вы лишь должны проверить эту информацию.

Если сумма выдана в иностранной валюте, то и отчет должен быть заполнен соответствующе. Для этого в форме существуют специальные графы. Отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным сотрудником, после этого подшивается к кассовой книге (см. приложение №3).

Кассовая книга - форма для отражения операций с наличными деньгами, учитывающая все поступления и выдачи денег. Кассовая книга ведется кассиром. Каждое предприятие может иметь только одну кассовую книгу. Листы в книге денежных средств нумеруются, прошнуровываются и опечатываются сургучной (обычно круглой) печатью предприятия. На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано Х страниц» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписям

кассира и главного бухгалтера.

Записи в кассовую книгу производятся сразу после получения или выдачи денег. Кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре). Кассовая книга ведется ежедневно, с расчетом остатка на конец каждого дня. Бухгалтеры и другие счетные работники, имеющие право подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассиров. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

Отчет кассира может быть оформлен при этом одним из двух способов.

1. Отчетом кассира является следующая страница кассовой книги. Первые и вторые экземпляры страниц нумеруются одинаковыми номерами.

 Между двумя листами кладется копировальная бумага, через которую осуществляется запись чернилами или шариковой ручкой.

Вторые экземпляры должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры остаются в кассовой книге.

2. Отчетом кассира является вкладной чистый лист. Нумерация в книге сплошная. На чистом листе пишется или печатается название "Отчет кассира за "______" ______г.". Записи на чистом листе осуществляются через копирку.

По окончании рабочего дня записи в отчете сверяются бухгалтером

записями в кассовой книге.

Второй вариант - горизонтальное расположение страниц.

Каждая страница кассовой книги состоит при этом из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, другая (без горизонтальных линеек) - как второй экземпляре лицевой и оборотной сторон через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Для этого лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть под неотрывную, и прокладывая между ними копировальную бумагу. Для ведения записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части.

Первые и вторые части листов нумеруют одним и тем же номером. Первые части остаются в кассовой книге. Вторые - должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Сначала на листе кассовой книги указываются все приходные документы, а затем все расходные документы.

  Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает под расписку в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Раздел 3. Контроль сохранности товарно-материальных ценностей