Этапы создания обособленного подразделения

Этап 1. Принятие решения о создании обособленного подразделения юридическим лицом. Процедура принятия решения об открытии филиала отличается в зависимости от организационно-правовой формы ЮЛ.

В полном товариществе и товариществе на вере для создания обособленного подразделения требуется согласие всех полных товарищей товарищества.

В ООО обособленное подразделение создается по решению общего собрания участников, принятому большинством не менее двух третей голосов от общего числа голосов участников общества, если необходимость большего числа голосов для принятия такого решения не предусмотрена уставом общества. Уставом ООО может быть предусмотрено, что принятие решения о создании обособленных подразделений относится к компетенции совета директоров (п. 2.1 ст. 32 Закона об ООО)..

В АО решение может приниматься как общим собранием акционеров, так и советом директоров общества при условии прямого указания на это в уставе АО.

В производственном кооперативе решение принимается простым большинством голосов присутствующих на собрании членов кооператива, если иное не предусмотрено уставом кооператива.

Этап 2.Внесение сведений о филиалах и представительствахв ЕГРЮЛ. В соответствии с п. 3 ст. 55 ГК РФ (в ред. ФЗ от 05.05.2014), п. 5 ст. 2 ФЗ об ООО (в ред. ФЗ от 29.06.2015 № 209-ФЗ) представительства и филиалы должны быть указаны в ЕГРЮЛ, отражение в уставе ЮЛ сведений о филиалах и представительствах (как это было предусмотрено ранее) является необязательным. Данная норма упростила положение крупных ЮЛ, которые были вынуждены вносить изменения в устав каждый раз, когда создавались новые филиалы или представительства.

Внесение в ЕГРЮЛ сведений о создании филиала или открытии представительства, а также об изменении их наименований или адреса места нахождения осуществляется путем представления в регистрирующий орган заявления по форме № Р14001, а также решения уполномоченного органа ЮЛ о создании обособленного подразделения. Об изменениях сообщают в течение трех рабочих дней с момента создания обособленного подразделения(п. 5 ст. 5 Закона № 129-ФЗ). С момента представления такого заявления филиал или представительство считается созданным. В регистрирующем органе данные о филиале (представительстве) вносятся в ЕГРЮЛ, о чем дается уведомление ЮЛ.

Этап 3. Разработка и утверждение положения об обособленном подразделении. Обособленное подразделение не является ЮЛ. Оно наделяется имуществом создавшим его ЮЛ и действует на основании утвержденного ЮЛ положения.

Положение утверждается руководителем или уполномоченным органом ЮЛ. Положение не является учредительным документом. Это внутренний документ ЮЛ, предназначенный для регулирования взаимоотношений междуЮЛ и обособленным подразделением, деятельности подразделения, взаимоотношений с работниками, внешними органами.

В положении, например, филиала ЮЛ указываются: полное и сокращенное (если есть) наименования филиала и ЮЛ (чьим обособленным подразделением филиал является); место нахождения филиала; цели и предмет деятельности; правовой статус филиала; имущество филиала, источники его образования; финансово-хозяйственная деятельность (права и обязанности филиала, планирование и отчетность, материальная ответственность перед ЮЛ и т. д.); управление филиалом; контроль финансово-хозяйственной деятельности филиала; бухгалтерский учет и отчетность филиала; структура и штатное расписание филиала, положение о его персонале; условия прекращения деятельности филиала и т. д.

Этап 4. Назначение руководителя обособленного подразделения и оформление доверенности на его имя. Назначает на должность и освобождает от должности руководителя обособленного подразделения, как правило, самостоятельно руководитель ЮЛ, если иное не установлено нормативными правовыми актами и учредительным документом ЮЛ. Решение оформляется приказом руководителя ЮЛ или протоколом собрания соответственного органа (решением единственного участника) ЮЛ. С руководителем обособленного подразделения заключается трудовой договор. В штатное расписание ЮЛ вносятся должности руководителя и при необходимости главного бухгалтера обособленного подразделения. На указанных лиц составляются должностные инструкции.

 Для руководителей обособленных подразделений ЮЛ может быть установлен испытательный срок при приеме на работу, не более шести месяцев (ст. 70 ТК РФ).

Единоличный исполнительный орган компании выдает доверенность руководителю обособленного подразделения, которая подтверждает соответствующие полномочия (ст. 55, 185 ГК РФ). Доверенность составляется в простой письменной форме. Если доверенность выдана на совершение сделок, требующих нотариального заверения, то такую доверенность нужно тоже удостоверить у нотариуса. Требование о необходимости скрепления такой доверенности печатью организации прямо не предусмотрено ст. 187 ГК РФ.

Руководитель обособленного подразделения вправе передоверить совершение действий, на которые он уполномочен доверенностью, другому лицу, если передоверие разрешено доверенностью.

Так как обособленное подразделение не является самостоятельным ЮЛ, то при заключении сделок и совершении других юридических действий руководитель обособленного подразделения может выступать только как представитель ЮЛ на основании выданной ему доверенности. Доверенность подписывает руководитель ЮЛ или иное лицо, уполномоченное на это учредительными документами ЮЛ.

В доверенности обязательно указывается дата ее выдачи. В доверенности обязательно нужно указать дату ее составления, иначе она будет считаться недействительной (абз. 2 п. 1 ст. 186 ГК РФ).

 Раньше максимальный срок действия доверенности был 3 года. С 1 сентября 2013 г. изменился срок выдачи доверенности, теперь она может выдаваться на 5, 10, 20 и более лет – по усмотрению доверителя (ФЗ от 07.05.2013 №100-ФЗ). Если срок действия в доверенности не указан, то она действительна в течение одного года со дня ее заверения.

ЮЛ, выдавшее доверенность руководителю обособленного подразделения, вправе в любое время отменить доверенность или передоверие, а руководитель обособленного подразделения, которому выдана доверенность, отказаться от нее.

Для целей предпринимательской деятельности с 01.03.2013 разрешается выдавать безотзывную доверенность, которая должна быть нотариально удостоверена (ст. 188.1 ГК РФ). Лицо, которому выдана безотзывная доверенность, не может передоверить совершение действий, на которые оно уполномочено, другому лицу, если иное не предусмотрено в доверенности. До окончания срока действия безотзывная доверенность не может быть отозвана доверителем, однако в случае прекращения обязательства для исполнения которого она выдана, а также злоупотребления своего полномочия представителем, безотзывная доверенность может быть отозвана. Об отмене безотзывной доверенности необходимо опубликовать в издании, в котором публикуются сведения о банкротстве.

В доверенности, выдаваемой руководителям обособленного подразделения ЮЛ, целесообразно предусмотреть следующие полномочия: на совершение сделок и иных действий, связанных с текущей деятельностью (с возможными ограничениями на заключение отдельных видов сделок и(или) их суммы и т. п.); на открытие счетов в банке и совершение операций по распоряжению средствами на этих счетах; на распоряжение имуществом, которым наделено обособленное подразделение (с возможными ограничениями по виду и объему имущества); на заключение и расторжение от имени ЮЛ трудовых договоров с лицами, работающими в обособленном подразделении; на право первой подписи документов, оформленных в обособленном подразделении (распорядительных, учетных, финансовых, счетов-фактур, отчетности и т. п.); на представление интересов ЮЛ в органах государственной власти; возможность передоверия отдельных полномочий третьим лицам.

Этап 5. Наделение обособленных подразделений имуществом. Этот процесс может проходить в двух формах:

1. ЮЛ передает обособленному подразделению имущество и выделяет его на отдельный баланс. Такому способу, как правило, сопутствует открытие ЮЛ специально для обособленного подразделения расчетного счета. В этом случае составляется акт передачи имущества, являющийся внутренним документом ЮЛ, не имеющим гражданско-правового значения.

2. Имущество обособленного подразделения не выделено на отдельный баланс, а совершаемые обособленным подразделением хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете ЮЛ.

ЮЛ, оставаясь собственником имущества, передаваемого обособленному подразделению, может в любое время изъять его у обособленного подразделения.

В связи с тем, что имущество обособленного подразделения не является обособленным и принадлежит ЮЛ, на него может быть обращено взыскание по обязательствам ЮЛ, причем эта ответственность не будет субсидиарной. И наоборот, ответственность по обязательствам, связанным с деятельностью обособленного подразделения, несет ЮЛ.