Документооборот в таможенном органе: определение, этапы и требования к их организации

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

· прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрация документов;

· контроль исполнения;

· информационно-справочная работа;

· исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

· отправка или направление в дело.

В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день.

Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю федерального органа исполнительной власти или по решению руководителя федерального органа исполнительной власти иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти.

Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.

Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти.

Документы после их подписания руководителем федерального органа исполнительной власти или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.

В федеральном органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю федерального органа исполнительной власти в установленном им порядке.

В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

Документооборот в системе таможенных органов характеризуется высокой интенсивностью потока и разнообразием типа документов. Основной объем документооборота приходится на ТД, а также на документы по ведению баз данных нормативно-справочной информации (БДНСИ), на документы, оформленные по процедуре таможенного транзита, международным перевозкам (МДП), на декларации таможенной стоимости.

Организация работы в таможенных органах с обращениями граждан: правовая база; организация делопроизводства.

1. Порядок работы с обращениями граждан в ФТС России и таможенных органах РФразработан в целях совершенствования работы с обращениями граждан и определяют последовательность действий должностных лиц ФТС России, РТУ, таможен и таможенных постов по работе с обращениями граждан РФ, а также иностранных граждан, лиц без гражданства.

2. Граждане обращаются в ФТС России или таможенные органы:

- лично;

- по телефону;

- в письменном виде на почтовый адрес ФТС России, таможенного органа;

- в письменном виде факсимильной связью;

- в форме электронного документа на официальный сайт ФТС России в сети Интернет;

- в форме электронного документа на адрес электронной почты ФТС России, таможенного органа.

Рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии с:

- ФЗ от 02.05.2006 № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»;

- Приказом ФТС России № 1240«Об утверждении Порядка работы с обращениями граждан в ФТС России и таможенных органах РФ».