Файл у Microsoft Excel називається робочою книгою. Робоча книга складається з робочих листів, імена яких (Лист1, Лист2, …) виведені на ярликах у нижній частині вікна робочої книги (мал.2). Натискаючи по ярликах, можна переходити від аркушу до аркушу усередині робочої книги. Для прокручування ярликів використовуються кнопки ліворуч горизонтальної координатної лінійки:
–перехід до ярлику першого аркушу; | |
–перехід до ярлику попереднього аркушу; | |
–перехід до ярлику наступного аркушу; | |
–перехід до ярлику останнього аркушу. |
Робочий лист являє собою таблицю, що складається з 256 стовпців і 65536 рядків. Стовпці позначаються латинськими літерами, а рядки – цифрами. Кожна комірка таблиці має адресу, що складається з імені рядку й імені стовпця. Наприклад, якщо комірка знаходиться в стовпці F і рядку 7, то воно має адресу F7.
Для створення нової робочої книги у меню Файл потрібно вибрати команду Создать. У діалоговому вікні, що розкрилося, (мал.9) вибрати спочатку укладку, а потім шаблон, на основі якого буде створено робочу книгу; після чого натиснути кнопку OK. Звичайні робочі книги створюються на основі шаблону Книга. Для створення робочої книги на основі шаблону Книга можна натиснути кнопку .
|
|
Для відкриття існуючої робочої книги необхідно в меню Файл вибрати команду Открыть або натиснути кнопку , після чого розкриється діалогове вікно Открытие документа. У прихованому переліку Папка слід вибрати диск, на якому знаходиться потрібна робоча книга. У переліку, що розташований нижче вибрати (подвійним натисканням) папку з книгою і саму книгу.
По замовчуванню у переліку виводяться тільки файли з книгами Microsoft Excel, які мають розширення xls. Для виводу інших типів файлів або усіх файлів необхідно вибрати відповідний тип у полі прихованого переліку Тип файлов..
Для збереження робочої книги необхідно викликати команду Сохранить меню Файл або натиснути кнопку . При першому збереженні з'являється діалогове вікно Сохранение документа. У прихованому переліку Папка слід вибрати диск, у переліку, що розташований нижче папку, в якій необхідно зберегти книгу. У полі прихованого переліку Тип файла – формат, в якому буде збережено книгу. У полі Имя файла потрібно увести ім'я книги й натиснути кнопку Сохранить.
При повторному збереженні діалогове вікно Сохранение документа не виводиться, книга автоматично зберігається в тому ж файлі. Щоб зберегти книгу під іншим ім'ям або в іншій папці, слід у меню Файл вибрати команду Сохранить как, після чого з'являється вікно Сохранение документа.
Для закриття книги необхідно вибрати в меню Файл команду Закрыть або натиснути кнопку закрити вікна книги.
|
|
Для завершення роботи з Microsoft Excel необхідно закрити вікно програми (натиснути кнопку закритивікна програми або комбінацію клавіш Alt + F4 ).
За допомогою Microsoft Excelможна створювати і обробляти бази даних. База даних в Microsoft Excel – таблиця, що складається з однотипних записів (рядків). Стовпці таблиці є полями запису в базі даних. Під імена полів приділяється перший рядок у базі даних. Наприклад, якщо базою даних вважати телефонний довідник, то полями запису будуть: прізвища, номера телефонів і адреси абонентів.
Для роботи з базою даних необхідно спочатку створити відповідну таблицю. Якщо виділити комірку в таблиці і вибрати одну з команд обробки баз даних у меню Данные, Microsoft Excel автоматично визначає й обробляє всю таблицю. Дані, розташовані в стовпцях і рядках робочого аркушу, обробляються як набір полів, що утворюють записи.
Сортування дозволяє переупорядкувати рядки в таблиці по будь-якому полі. Наприклад, щоб упорядкувати дані за ціною виробу. Для сортування даних слід виділити одну комірку таблиці і викликати команду Сортировка із меню Данные.
У полі прихованого переліку Сортировать по вибирається поле, по якому будуть відсортовані дані, і тип сортування:
по возростанию – цифри сортуються по зростанню, текст – за абеткою, логічні вираження – ЛОЖЬ передує ИСТИНА.
по убыванию сортування в зворотному порядку.
У полі прихованого переліку Затем по - вказується поле, по якому будуть відсортовані дані, що мають однакові значення в першому ключовому полі. У другому полі Затем по указується поле, по якому будуть відсортовані дані, що мають однакові значення в перших двох ключових полях.
Для сортування даних також використовуються кнопки . Перед їх використанням слід виділити стовпець, по якому необхідно сортувати таблицю.
При сортуванні по однім стовпці, рядки з однаковими значеннями в цьому стовпці зберігають колишнє упорядкування. Рядки з порожніми вікоміркоми в стовпці, по якому ведеться сортування, розташовуються наприкінці переліку, що сортується. Microsoft Excel дозволяє також сортувати не всю таблицю, а тільки виділені рядки або стовпці.
У Microsoft Excel не слід робити нічого особливого для того, щоб використовувати перелік в якості бази даних. При виконанні характерних для баз даних операцій, таких як пошук, сортування, підведення підсумків, Microsoft Excel автоматично розглядає таблицю як базу даних.
При перегляді, зміні, додаванні і видаленні запису в базі даних, а також при пошуку конкретних записів за визначеним критерієм зручно використовувати форми даних. При звертанні до команди Форма меню Данные Microsoft Excel читає дані й створює діалогове вікно форми даних У формі даних на екран виводиться один запис. При уведенні або зміні даних у полях цього вікна змінюється вміст відповідних комірок у базі даних.
Для використання форм даних таблиця повинна мати імена стовпців. Імена стовпців стають іменами полів у формі даних. Поле відповідає кожному стовпцю в таблиці. Форма даних автоматично розгортається так, щоб вивести на екран відразу усі поля в даній таблиці, до 32 полів за один раз. За допомогою смуги прокручування можна прокручувати записи в базі даних. Позиція виведеного запису вказується у верхньому правом куті. Пересуватись по полях форми можна за допомогою мишки та клавіш Tab (униз), Shift+Tab (угору). Праворуч розташовані такі кнопки.
Добавить – очищує поля для уведення нового запису бази даних. Якщо знову натиснути кноп-ку Добавить, то введені дані будуть додані як новий запис у кінець бази даних.
Удалить – видаляє виведений запис, інші записи бази даних зсуваються. Видалені записи не можуть бути відновлені.
Вернуть – відновлює відредаговані поля у виведеному запису, видаляючи зроблені зміни. Щоб відновити запис, необхідно зробити це перед натисканням клавіші Enter або перед переходом до іншого запису.
|
|
Назад – виводить попередній запис у переліку. Якщо був визначений критерій за допомогою кнопки Критерии, то кнопка Назад виведе попередній запис із тих, що задовольняють заданому критерію.
Далее – виводить наступний запис у базі даних.
Критерии – очищає поля для уведення критеріїв порівняння з операторами порівняння для пошуку необхідної підмножини записів.
Правка – слугує для виходу з режиму уведення критеріїв. Доступна тільки тоді, коли натиснута кнопка Критерии.
Очистить – видаляє існуючий критерій із вікна діалогу. Доступна тільки тоді, коли натиснута кнопка Критерии.
Закрыть – закриває форму даних.
Для додавання запису до бази даних необхідно:
§ виділити комірку в таблиці, до котрого слід додати запис;
§ у меню Данные вибрати команду Форма ;
§ натиснути кнопку Добавить ;
§ заповнити поля нового запису;
§ для переміщення до наступного поля натиснути клавішу Тab ;
§ після уведення даних натиснути клавішу Enter для додавання запису;
§ після додавання усіх необхідних записів, натиснути кнопку Закрыть.
Нові записи будуть додані в кінець бази даних.
Практична
Частина