Определение приоритетности целей

Тратить время на главное – значит расставлять приоритеты в списке своих долгосрочных целей. Как бы ни хотелось одновременно и ВУЗ закончить с красным дипломом, и создать свой бизнес, и совершить кругосветное путешествие, вряд ли получится все это совместить. Мы оказываемся перед выбором, необходимостью расставить приоритеты в своих целях. Это не значит, что от каких-то целей придется отказаться первоочередными на данный момент.

Каждый день нам приходится определять, какую задачу решать в первую очередь, какую – во вторую. Часто мы принимаем решение интуитивно. Использование упрощенного метода многокритериальной оценки позволит не только полагаться на наши чувства, но и выбирать более осмысленно и взвешенно.

В примерную систему могут входить следующие, наиболее часто встречающиеся критерии:

1. источник задачи (уровень руководителя, поставившего задачу; приоритетность задачи для него);

2. влияние выполняемой работы на работу коллег на «горизонтальном» уровне (является ли задача звеном в цепочке выполняемых задач);

3. вклад задачи в общий результат (цели компании, проекта, подразделения, отдела);

4. собственный интерес к задаче;

5. срочность;

6. сложность задачи;

7. времязатратность задачи (большие, сложные задачи решаемые в первую очередь);

8. наличие в данный момент необходимых ресурсов, их доступность.

Иногда к этим критериям добавляются также такие, как:

1. является ли эта задача денежной (связано ли её решение с прибылью; насколько велик риск потерять деньки в случае, если задача не будет решена);

2. влияет ли задача на имидж компании;

3. клиентская ли это задача;

4. влияет ли задача на бесперебойность работы офиса;

5. влияет ли задача на увеличение количества продаж (новых клиентов и т.д.)

Формулируя критерии, необходимо учитывать специфику своей деятельности, компании, отдела. Лучше результата можно добиться, если соотнести матрицу своих критериев с критериями своих коллег и выработать общие критерии для оценки ежедневных задач.

Для быстрого принятия решения в определении приоритетности появляющихся в течение дня задач можно использовать технику трех вопросов.

Суть этого подхода проста: выбираем три самых значимых критерия, по которым будем оценивать значимость внезапно возникшей задачи, и задаем три вопроса:

Является ли эта задача клиентской?

Влияет ли она на имидж компании?

Является ли эта задача сложной?

При появлении новой задачи ставим «+» или «-» напротив каждого критерия.

Если задача получила три «+» - её решаем в первую очередь; если два «+» - она является менее приоритетной; один «+» - приоритетность задачи низкая; три «-» бюджетируем время на решение этой задачи по остаточному принципу.

Правильного и единственного верного списка критериев для приоритезации задач не существует. Многие критерии специфичны и отражают особенность того или иного вида деятельности компании или подразделения. Поэтому важен фактор командной работы и принятия совместного решения при формировании матрицы рабочих критериев.

Формализация критериев позволяет:

· достичь общего понимания, на основании чего принимаются решения;

· дает возможность доносить до окружающих свою систему принятия решений и выработать совместную;

· принимать более конструктивные решения по изменению и совершенствованию системы принятия решений; каждый раз при принятии решения экономить время при выборе правильного направления, варианта.