Создание вычисляемого поля в запросе

Предположим, вы строите запрос и хотите показать результаты расчета, в котором используются другие поля этого запроса. Чтобы создать вычисляемое поле, нужно ввести выражение в пустую ячейку в строке Поле запроса. Предположим, у вас имеется запрос, в котором есть поля Количество и Цена. Значения этих полей требуется перемножить, чтобы создать вычисляемое поле Стоимость. Для этого в строке Поле запроса нужно ввести следующее выражение:

Стоимость: [Количество] * [Цена]

Поскольку выражение начинается с текста Стоимость:, новый столбец получит имя Стоимость. Это имя часто называется "псевдоним". Если псевдоним не указан, он будет создан автоматически, например такой: Expr1.

При выполнении запроса в Access выполняется расчет каждой строки, как показано ниже:

 

Создание вычисляемого поля в режиме конструктора запроса

 

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши запрос, который необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.

Выберите ячейку Поле в столбце, в котором необходимо создать вычисляемое поле.

Чтобы создать выражение вручную, просто введите его.

Примечание. Не начинайте выражение условия с оператора равенства (=). В начале выражения должно стоять понятное название, за которым следует двоеточие. Например, введите Стоимость:, чтобы задать название в выражении, которое создает вычисляемое поле с именем Стоимость. После двоеточия введите условие для выражения.

Чтобы создать выражение с помощью построителя выражений, на вкладке Конструктор в группе Настройка запроса нажмите кнопку Построитель.

К началу страницы

Создание вычисляемого поля в таблице

В Access 2010 можно создать вычисляемое поле в таблице. Благодаря этому для выполнения расчетов не придется создавать отдельный запрос.

Примечания

В таком вычисляемом поле нельзя использовать поля из других таблиц или запросов.

Результаты вычислений доступны только для чтения.

Чтобы создать вычисляемое поле, выполните указанные ниже действия.

Откройте таблицу, дважды щелкнув ее в области навигации.

Прокрутите таблицу по горизонтали до крайнего правого столбца и нажмите в заголовке столбца кнопку Щелкните, чтобы добавить.

В появившемся списке выберите пункт Вычисляемое поле и укажите тип данных результата.

Откроется построитель выражений Access.

Начните вводить формулу расчета, которая требуется для этого поля, например:

[Количество] * [Цена]

Примечание. Необязательно ставить в начале выражения знак равенства (=).

Нажмите кнопку ОК.

Приложение Access добавит вычисляемое поле и выделит его заголовок, чтобы можно было ввести имя поля.

Введите имя вычисляемого поля и нажмите клавишу ВВОД.

К началу страницы

Добавление условия на значение в поле таблицы или запись

Выражения весьма полезны при проверке данных, которые вводятся в базу данных. В таблицах можно создавать условия на значение двух типов: условия на значение полей, которые не позволяют вводить в поля недопустимые данные, и условия на значение записей, которые не позволяют создавать записи, нарушающие заданные условия. Условия обоих типов создаются с помощью выражений.

Пусть, например, в таблице "Склад" имеется поле "В наличии", и требуется задать условие, разрешающее пользователям вводить только неотрицательные значения. Иначе говоря, количество товара никогда не может быть отрицательным. Это можно сделать, указав для поля "В наличии" следующее условие на значение:

>=0

Ввод условия на значение

Чтобы ввести условие на значение поля или записи, выполните указанные ниже действия.

В области навигации дважды щелкните таблицу, которую нужно изменить.

Таблица откроется в режиме таблицы.

При вводе условия на значение поля выделите поле, которое необходимо изменить.

На вкладке Поля в группе Проверка полей нажмите кнопку Проверка и выберите пункт Условие на значение поля или Условие на значение записи.

Откроется построитель выражений Access.

Начните вводить необходимые условия. Например, для условия на значение поля, требующего ввода неотрицательных значений, введите следующее выражение:

>=0

Примечание. Нельзя начинать выражение со знака равенства (=).

Выражения условий на значение являются логическими, т. е. могут давать в результате только значение True или False. Введенное значение будет принято только в том случае, если условие дает значение True. Если в приведенном примере ввести в поле "В наличии" отрицательное значение, выражение примет значение False, и значение будет отклонено. Если не ввести сообщение проверки правильности, как описано в следующем разделе, приложение Access выведет собственное сообщение о том, что введенное значение запрещено условием на значение для поля.