Окна для работы с файловой системой в Excel 2010

Лекция: Работа с файлами

В лекции рассказывается о формате файлов Microsoft Office Excel 2010. Подробно рассмотренны окна для работы с файловой системой, а также создание новых документов, открытие и сохранение файлов.

Окна для работы с файловой системой в Excel 2010

Многочисленные окна для работы с файловой системой в Excel 2010, выглядят примерно одинаково. Внешний вид этих окон зависит от операционной системы.

Размер окна можно изменить перетаскиванием его границ. При уменьшении размера окна, могут скрываться некоторые его элементы.

В верхней части окна в поле с раскрывающимся списком (1 на рис.2.1) отображается имя текущей папки и имя (имена) вышерасположенных папок. Например, на рис.2.1 текущей папкой является папка Excel 2010, которая находится на диске С.

 

Рис.2.1. Элементы окна для работы с файловой системой

 

Для перехода в вышерасположенную папку достаточно щелкнуть по ее имени. Если щелкнуть по стрелке справа от имени папки, то будет отображен список всех содержащихся в ней папок (рис.2.2). Для перехода в нужную папку достаточно щелкнуть по ее имени в этом списке.

 

Рис.2.2. Просмотр списка и переход в вышерасположенные папки

 

Если щелкнуть по стрелке в левой части поля, будет отображен список вышерасположенных папок и специальных папок Windows (рис.2.3). Для перехода в нужную папку достаточно щелкнуть ЛКМ по ее имени. Поле Поиск(2 на рис.2.1) предназначено для поиска файлов в текущей папке и во всех вложенных папках. Кнопки Назади Далее(3 на рис.2.1) позволяют перейти к предыдущей папке или вернуться в только что покинутую.

Рис.2.3. Просмотр списка и переход в вышерасположенные и системные папки

 

Если щелкнуть по стрелке, расположенной справа от этих кнопок, то появится список всех папок, которые были отображены в текущем окне. Щелчок по кнопке Упорядочить (4 на рис.2.1) вызывает меню (рис.2.4). Это меню содержит команды для работы с файлами (Вырезать, Копировать, Удалить и др.), свойствами файлов, а также команды для настройки внешнего вида окна (Раскладка). Команды подчиненного меню Представление позволяют отобразить или скрыть Панель навигации (8 на рис.2.1). Кнопка   Изменить представление  предназначена для выбора режима отображения значков папок и файлов в окне (5 на рис.2.1). Как и в Проводнике Windows может быть выбран один из семи режимов: Огромные значки, Крупные значки, Обычные значки, Мелкие значки, Список, Таблица, Плитка, Содержимое. Для изменения режима отображения значков можно несколько раз щелкнуть по кнопке   Изменить представление или щелкнуть по стрелке кнопки и выбрать нужный режим (рис.2.5). Для практической работы чаще всего используются режимы Мелкие значки и Список, при которых в окне отображается максимальное количество значков. В режиме Таблица можно просмотреть некоторые свойства файлов. В режиме отображения Таблица, значки папок и файлов можно сортировать, используя кнопки Имя, Дата изменения, Тип, Размер (6 на рис.2.1).

Рис.2.4. Меню Упорядочить

Рис.2.5. Выбор режима отображения значков папок и файлов

При щелчке ПКМ по любой из этих кнопок появляется контекстное меню, в котором можно выбрать и другие поля сортировки, например, Авторы, Заголовок и др. Помимо сортировки, указанные кнопки можно использовать и как фильтры. Для этого необходимо навести указатель мыши на кнопку, и щелкнуть ЛКМ по появившейся стрелке. Например, можно фильтровать файлы по дате изменения.

Щелчок по кнопке Новая папка (7 на рис.2.1) создает новую папку в текущей папке. После создания папки следует ввести ее имя.

Область переходов, которая иногда называется также Панель навигации, (8 на рис.2.2), содержит ссылки на избранные папки, библиотеки, специальные папки Windows и папки компьютера. Работают с Областью переходов так же, как в окне проводника Windows.

Для удобства работы можно увеличить размер окна или, даже, развернуть его на весь экран. Можно также изменить положение границы между Областью переходов и остальной частью окна, перетащив ее вправо или влево.

Поле Имя файла (9 на рис.2.1) предназначено для указания имени файла при открытии или сохранении.

Кнопка с указанием типа файла (10 на рис.2.1) открывает меню, в котором можно выбрать тип файла.

Окно сохранения документа, в отличие от других окон, имеет область свойств документа (рис.2.6). В ней можно указать автора документа и ключевые слова.

 

Рис.2.6. Окно Сохранение документа

 

В этой же области имеется кнопка Скрыть папки. Щелчок по ней скрывает Область переходов и отображает более полный список свойств документа. Для отображения всей области свойств, следует перетащить вниз нижнюю границу окна (рис.2.7). Для заполнения свойств документа следует щелкнуть мышью в соответствующем поле и ввести информацию с клавиатуры или извлечь из буфера обмена. Для отображения Область переходов следует щелкнуть по кнопке Обзор папок.

 

Рис.2.7. Окно Сохранение документа со свернутой Панелью навигации

 

2.2. ОТКРЫТИЕ ФАЙЛОВ 2.2.1. Открытие файлов на компьютере пользователя Для открытия файла необходимо выполнить следующие действия: 1. Перейти во вкладку Файли выбрать команду Открыть (рис.2.8). 2. В окне Открытие документаперейти к папке или библиотеке, содержащей нужный файл, и щелкнуть ЛКМ два раза по значку открываемого файла или выделить этот файл и нажать кнопку Открыть. При необходимости можно открыть сразу несколько файлов одной папки. Для этого следует выделить значки требуемых файлов и нажать кнопку Открыть(рис.2.9).

Рис.2.8. Открытие файла

 

 

Рис.2.9. Выбор открываемого файла

 

Для открытия одного из последних файлов, с которыми работали в Excel, можно воспользоваться вкладкой Файл. Для этого необходимо:

1. Перейти во вкладку Файл и выбрать команду Последние, после чего отобразится раздел Последние.

2. Щелкнуть ЛКМ по имени открываемого файла.

Excel позволяет открывать файлы разных форматов. По умолчанию в окне Открытие документа отображаются только файлы Excel. Для открытия файла другого формата следует щелкнуть по кнопке, на которой указан тип открываемых файлов (рис.2.10) и выбрать необходимый формат или режим Все файлы.

 

Рис.2.10. Выбор типа открываемого файла

 

При открытии файлов других форматов может появиться запрос на преобразование файла. При открытии в Excel 2010 документа, созданного в Excel 2003, Excel 2002 или Excel 2000, автоматически включается режим совместимости, а в строке заголовка окна документа отображается надпись Режим совместимости.

Включение режима совместимости не гарантирует, что при работе с документом будут использоваться новые и расширенные возможности Excel 2010, и при попытке сохранения такого файла выйдет окно предупреждения со списком несовместимых элементов.