Б) Довідково-інформаційні документи. Службові записки

Процес прийняття управлінських рішень базується на зборі та обробці об'єктивної і достовірної інформації. Тому переважна більшість документів, що відправляється з підприємства та спрямовуються до нього, є довідково-інформаційними. У них міститься інформація про фактичний стан справ в установі, організації, на підприємстві, який є підставою для прийняття розпорядчих документів.

Довідково-інформаційна документація носить допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов'язують їх виконувати, як розпорядчі документи, а повідомляють дані, на підставі яких приймаються відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.

Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.

До довідково-інформаційної документації відносяться такі види документів:

· акти; протоколи;

· довідки;

· службові листи;

· пояснювальні та доповідні записки;

· плани і графіки;

· відгуки та рецензії.

Службова записка складається з метою ведення листування між структурними підрозділами (комунікація на горизонтальному рівні), коли для вирішення якого-небудь питання не достатньо усного звернення і потрібно задокументувати факт взаємини між відділами. Адресується на ім'я начальника або іншого фахівця відділу. Якщо потрібно проінформувати керівника вищого рівня, то мова вже йде про доповідну записку (але, по суті, майже те ж саме).

Як правило, службова записка – це внутрішній документ. Зазвичай будь-які звернення в інші організації оформляються на бланку листа.

Службова записка створюється з питань діяльності, що належать до компетенції структурного підрозділу, і при цьому не вимагається звернення до вищого керівництва.

Текст службової записки починають з висвітлення ситуації, які роз'яснюють причини та події послужили підставою для складання документа. У завершенні викладається безпосередньо прохання або перераховуються, на думку автора, можливі дії.

Службову записку підписує її упорядник. Дуже часто – начальник відділу, спеціаліст відділу вказує себе виконавцем в лівому нижньому кутку в кінці документа (як у діловому листі).

У необхідних випадках допускається проставляти візи зацікавлених осіб. Візи оформляються на останньому аркуші під підписом. Включає підпис, ініціали, прізвище, дату, можливо додавати розшифровку посади візуючих.

Бажано реєструвати службові записки (проставляти дату і порядковий номер), щоб у разі необхідності мати можливість послатися на конкретний документ. Якщо в організації не впроваджена система електронного документообігу, то для спрощення процесу надходять так. Можна для цієї мети не заводити ніякого додаткового журналу. Просто доцільно виділити область на жорсткому диску комп'ютера, куди поміщається чергова службова записка під наступним порядковим номером. Виходить база в електронному вигляді службових записок відділу за рік. Швидко, зручно, відразу видно хто, коли, про що писав.