А) Український документ: шлях від давнини до сьогодення

На ранніх стадіях розвитку Давньоруської держави і в період феодальної роздробленості (до кінця XV ст.) державних установ ще не існувало. Їх функції виконували найчастіше окремі посадові особи або органи, що здійснюють свою діяльність або взагалі без штату чиновників, або з дуже обмеженим штатом. В цих умовах єдина система діловодства не була затребувана самою системою управління.

Письмові документи, що дійшли до нашого часу, дані, отримані археологами і лінгвістами, показують, що вже в X ст. у Давньоруській державі була культура написання документів. Це договори з Візантією 911 і 945 рр.. Примітно, що в обох договорах згадується про практику складання документів. У першому випадку – письмових заповітів, у другому – подорожніх грамот для купецьких кораблів.

У період правління Володимира Святославича у Києві – столиці Давньоруської держави (978-1015 рр..) існував навчальний заклад для дітей бояр і старших дружинників. З випускників цієї школи і відбиралися претенденти на посади «друкарів» – зберігачів князівської печатки, «металніков» – суддівських секретарів, писарів і дяків при князях і великих феодалах.

У цей період в основному документуються правові відносини, створюються жалувані та вкладні грамоти, заповіти. Археологічні розкопки спочатку в Новгороді, а потім і в Пскові, Смоленську, Вітебську, Старій Руссі й інших містах дозволили виявити приватне листування пересічних жителів північно-західних областей Давньоруської держави XI-XV ст. (як чоловіків, так і жінок). Виникають і досить великі збори письмових матеріалів, ще не розділених на документні архіви та книжкові бібліотеки. З розвитком законодавчих основ держави поряд з об'ємними багатосторінковими правовими актами («Руська Правда», Новгородська і Псковська судні грамоти, Двинська статутна грамота) створюються документи, які фіксують конкретні приватні правовідносини. Це численні різновиди статутних, вкладних, купчих грамот; позикові, заставні кабали, фіксують позику грошей; житійні записи – при строковому наймі працівників; повні грамоти –при продажі в рабство; відпускні грамоти і т.д.

Зі збільшенням числа створюваних документів позначилися і місця для найбільш безпечного їх зберігання. У містах це, як правило, центральні храми, присвячені святим, обраним покровителям конкретного міста. У великих містах існували сховища документів. Оскільки правом видачі документів, що закріплюють за городянами землю та інше майно, користувалися і «кінці» (райони) Новгорода, то сховищами і місцем створення документів стали храми, присвячені покровителям цехових ремесел – рибалок, торговців різним товаром, лимарів, зброярів і т.д. В таких патрональних храмах велися судові справи і книги запису торговельних операцій. Часто саме зберігання документів в храмі надавало йому необхідну юридичну силу. Центрами ведення документації та її зберігання були також вітальні двори (смоленські, німецькі та ін.) і монастирі, так як церква мала широкої юридичної компетенції. Сам монастир – досить велике економічне підприємство – документував свою судову та господарську діяльність, іноді використовуючи для цього і вільне місце в духовних книгах.

Накопичення традицій у сфері документування вело до формування кола професійних фахівців в області створення і обробки документів. Спочатку їх склад поповнювався за рахунок церковних псаломщиків і дяків. Не випадково з XIV ст. термін «дяк» як узагальнюючий закріпився за всіма особами, що ведуть діловодство. Паралельно стали вироблятися стійкі зразки звернень і завершень у документах, формуляри, тобто типові стійкі форми окремих, найбільш поширених документів, з яких складалися своєрідні посібники з діловодства – «формулярники». Встановлюються прийоми засвідчення документів, їх складання (документи починають проходити стадії написання – чернописи, редакції і беловика) і такі елементи, як скріпи, друк, мости (підписи на склейках). З'являються також елементи захисту інформації від несанкціонованого доступу на стадії зберігання та використання. Зафіксовані і перші випадки підробки документів в політичних і особисто корисливих цілях.

Обсяг документів визначити не представляється можливим, проте характерно, що в Городище під Новгородом і в самому Новгороді знайдено близько 350 свинцевих печаток – булл, які використовувалися для скріплення документів. Приблизно стільки ж їх знайдено пізніше при проведенні розкопок в Пскові.

У Давньоруській державі виробилася і процедура скасування юридичної сили документів. Матеріали виймалися «ларником» і знищувалися в присутності свідків. «Ларник» не тільки завідував ларем, що зберігають документи, але і був уповноважений скріплювати приватноправові акти міською печаткою (Псков). Особливо важливі документи знищувалися спеціально обраною міською комісією віче, часто публічно, в урочистій обстановці. Менш значні документи поверталися авторам або просто змивалися з пергаменту, на якому були написані, а зачищенні листи знову йшли в справу. Досить поширена практика підробки і підчистки текстів зажадала внесення в судні грамоти вказівок про анулювання підроблених документів.

Практично до кінця XIV ст. основним матеріалом для письма на Русі служив пергамент (особливим чином вичинена теляча, бараняча або цапина шкіра), званий в документах і «хартією» і просто «телятиною». Кращий пергамент привозили з Греції або ганзейських міст. Найдавнішою формою документа на Русі була грамота – окремий аркуш пергаменту шириною близько 3,5 вершків (15-17 см). Розміри документа могли бути різними за рахунок підклеювання наступних аркушів. Втраченні цінність документи зчищали, а дорогий матеріал підрівнювали, обрізали обшарпані місця і знову використовували для запису інформації. Із збільшенням обсягів діловодства змінювалася графіка писемності: спочатку документи складалися статутною манерою письма, характерною для книжкової справи з виписуванням літер з прямими лініями. У XIV ст. став використовуватися півустав, який дозволяв прискорити процес письма за рахунок виносних букв і скорочень окремих слів. Документи писалися суцільним текстом, без поділу на окремі слова. Із знаків пунктуації до XIV ст. стала використовуватися крапка в кінці речення.

Писемність у східних слов'ян виникла задовго до прийняття християнства на Русі. Це підтверджують договори київських князів з Візантією (911, 944, 971 років), а також знайдені при археологічних розкопках предмети побуту, на яких є написи кирилицею. Після прийняття християнства письмові документи в Древній Русі були явищем досить поширеним. Різні документи виконували певну роль: дипломатичні акти – у зовнішніх відносинах з іншими державами, адміністративні акти – в управлінні руськими землями, договори між князями – у співпраці, спільних військових діях проти ворогів, жалувані грамоти на земельні наділи або привілеї, які закріплювали власність на землю або право на князювання, збір оброків і т.д., сповіщальні грамоти давалися особам, які виїзжали в інші держави (дипломатам, купцям). Писемність була поширена не тільки серед осіб правлячого класу, але і серед інших верств населення. Про це свідчать знайдені в Новгороді та інших давньоруських містах берестяні грамоти XI - XII ст., авторами яких були купці, ремісники, міщани, селяни.

Документи були також базою для складання літописів. Однак більшість документів не дійшли до нашого часу, так як багато з них загинули під час воєн, пожеж, стихійних лих.

Документи зберігалися в княжих скарбницях разом із скарбницею і бібліотекою. Безліч документів зберігалися в ризницях монастирів разом з цінним церковним начинням; їх збори поповнювали дарування князів і бояр. Архіви міських громад зберігалися, як правило, у храмах святих – покровителів цього міста. Наприклад, у Пскові вічевий архів зберігався в Троїцькому соборі. Деякі світські феодали також мали значні зібрання рукописів і книг.

Під час міжусобних воєн феодали намагалися захопити скарбницю противника, заволодіти не тільки майном (зброєю, одягом, прикрасами, тканинами), але і документами та книгами, які мали інформативну і матеріальну цінність – писалися на дорогому пергаменті. Привізна папір на Русі стала вживатися наприкінці XIV ст.

Московське князівство мало велику кількість архівів удільних князівств. Ці документи постійно були потрібні при розборах земельних та родоводів спорах, тому з них знімали копії, з них становили збірники. Багато документів виникало і в ході діяльності державного апарату Великого князівства Московського. Найбільш важливі з них зберігалися до великокнязівської скарбниці: договірні, жалувані, духовні (заповіту) грамоти, поручні записи (поручительство за будь-яких осіб), укази і листування великих князів та ін.

Тут же збирали і документи удільних князівств. Так був сформований великокнязівський архів.

Роблячи висновок, важливо зрозуміти, що документи давнини справили величезний вплив на процес розвитку нинішньої документації. Можна відзначити той факт, що і в сучасному діловодстві ще з давнини збереглися деякі традиції створення, обробки та зберігання документів.

Пройшовши довгий шлях від стародавності до теперішнього часу, документи часом змушують нас замислитися про важливість свого існування. Тому слід дбайливо ставитися до документів давнини, так і до сучасної документації. Адже через кілька століть наші предки також будуть вивчати нашу документацію як давню, відзначати зміни і подібності і спиратися на ідеї своїх попередників.