Что если организация собирается продолжать дистанционную работу и дальше?

Дистанционная работа: как правильно из нее выйти?

Что нужно учесть работодателю?

Когда нужно выходить на работу на стационарные рабочие места?

Вариант №1. Определяются актом субъекта для организаций, в зависимости от отрасли, к которой они принадлежат.

Вариант №2. Сроки выхода на работу определяются работодателем или уже были определены ранее.

Подварианты:

· Срок сразу был установлен в дополнительном соглашении к договору работника, при введении ему дистанционной работы. Это мог быть и приказ работодателя, если дополнительные соглашения тогда не успели оформить с работниками. Приказ мог быть в виде электронного образа (Рекомендации Минтруда от 27.03.2020 п.3., Письмо Минтруда от 23.04.2020 №14-2/10/П-3710 «Рекомендации по применению гибких форм занятости в условиях предупреждения распространения новой

короновирусной инфекции на территории РФ» п.1. (далее – Письмо Минтруда от 23.04.2020)).

· В этих документах (дополнительном соглашении, приказе) могла быть установлена не точная дата, а событие (издание приказа, уведомление работника за какой-то период и т.д.).

 

Что важно учесть и обеспечить работодателю при выходе на работу?

1. Учесть возможность соблюдения рекомендаций Роспотребнадзора (на которые ссылаются акты субъекта в части обязательности условия выхода на работу):

· см. рекомендации общие и к отдельным отраслям:

 

 

1

· https://www.rospotrebnadzor.ru/region/korono_virus/rekomendatsii-dlya- biznesa-covid-19.php

· также важно смотреть, что в субъекте могут установить дополнительно на сайте территориального отделения Роспортребнадзора,

· Организационно важно разработать регламент (положение) о соблюдении всех санитарных требований. Говорили об этом в предыдущих выпусках.

· Ознакомить с ним работников, которые выходят на работу,

· Назначить ответственных должностных лиц, за соблюдение всех установленных требований.

2. Обеспечить необходимый запас СИЗ (маски, перчатки и все что требуется).

Сохраните документы о закупке, так как это даст возможность:

· защищать свои интересы при проверке, что запас СИЗ был достаточным.

· отнести за счет средств ФСС (если соответствующие поправки пройдут утверждение).

 

Как оформить документы, которые в период вынужденного дистанта не оформили?

Идеально, если, отправляя работников на дистанционную работу оформлялись:

· дополнительное соглашение к трудовому договору каждого работника (бумажная форма или электронная форма при наличии усиленной

квалифицированной подписи работника),

· приказ о введении дистанционной работы (если не было дополнительных соглашений), с которым работники были ознакомлены под роспись живую либо электронную подпись, в том числе простую электронную подпись (см. Письмо Минтруда от 23.04.2020 раздел 1.1. Удаленная работа),

· либо иным способом работодатель может доказать, что работник знал о введении дистанционной работы, был согласен на нее и подтвердил свое ознакомление (по электронной почте или иным способом), в том числе, например, приказ был оформлен в виде электронного образа

 

2

(Рекомендации Минтруда от 27.03.2020 п.3., Письмо Минтруда от 23.04.2020 п.1.).

 

Что, если ничего не оформлялось? Или был только приказ в виде электронного образа?

1. При выходе работников на работу ознакомить их с тем приказом (при его наличии) вживую. Исключение составляют организации, у которых есть ЭДО и они в виде электронного документа с электронными подписями, в том числе простыми, знакомили работника с приказом.

2. Подписать с работниками письменные соглашения об использовании дистанционной работы в период нерабочих дней с по . При этом, дату подписания такого соглашения указывать реальную, сегодняшнюю, например, 11.06.2020, но в самом соглашении прописать, что период дистанционной работы с согласия сторон был установлен на период (реальные даты работы в дистанте). (Рекомендации Минтруда от 27.03.2020 п.3., Письмо Минтруда от 23.04.2020 п.1.).

Можно здесь же «под шумок» вручить заодно и уведомление об изменении законодательства и праве работника отказаться от бумажной версии трудовой

книжки (конечно, сейчас обсуждается возможность продления сроков уведомления до 31.10.2020, но пока не принято).

Что если организация собирается продолжать дистанционную работу и дальше?

Нужно сейчас на этом переломе устанавливать «правила игры» в период окончания всех ограничительным мер. Сейчас хорошая ситуация, когда можно ко всем вопросам подойти более обдуманно, и регламентировать те вопросы,

которые вы хотите регламентировать при работе с дистанционщиком.

Дистанционную работу нельзя ввести приказом, должно быть обязательно оформлено письменное соглашение к трудовому договору (глава 49.1. Трудового кодекса РФ, Письмо Минтруда от 24.04.2020 Раздел 1.2.).

ВАЖНО: не путать дистанционную работу с другими фактически появившимися гибридами «удаленной работы, смешанных графиков» и т.д.

Ключевой характеристикой дистанционной работы является то, что рабочее место работника по ст. 312.1. Трудового кодекса РФ выбирает сам

3

работник и оно может быть где угодно. Любое ограничение территории, города, необходимости регулярно приезжать – противоречит смыслу дистанционной работы.

ПОЗИЦИЯ МИНТРУДА

 

Вопрос: Является ли поездка дистанционного работника в головной офис организации командировкой, если он направлен туда для выполнения служебного поручения по

распоряжению работодателя? Обязательно ли при этом условие — нахождение офиса в другом регионе?

 

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ПИСЬМО

от 9 июня 2017 г. N 14-2/ООГ-4733

 

С учетом изложенного полагаем, что поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха

(абзацы 4, 5 пункта 11 Положения).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями статьи 168 ТК РФ.

 

 

4

Что нужно регламентировать по главе 49.1. Трудового кодекса РФ.

1. Обмен электронными документами (ст. 312.1. Трудового кодекса РФ, дополнительно - Письмо Минтруда от 24.04.2020 Раздел 1.2.)

Несмотря на то, что с работником, который работает дистанционно может быть организован обмен документами обычной почтой, закон это не запрещает, все-таки, при введении дистанционной работы эффективнее вводить электронный документооборот (ЭДО), обмениваясь с работником электронными документами, в том числе по рабочим вопросам взаимодействия.

По дистанционным работникам нельзя войти в эксперимент, который проводится согласно 122- ФЗ от 24.04.2020 «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» ст.3. п.3.. Организацию ЭДО можно будет осуществить с применением своих информационных систем и оформлением работникам:

· усиленной квалифицированной подписи, для документов, установленных главой 49.1. Трудового кодекса РФ,

· усиленной неквалифицированной подписи или простой электронной подписи, формируемой в своей информационной системе, с соблюдением всех требований, установленных 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» для всех остальных документов, не предусмотренных главой

49.1. Трудового кодекса РФ.

 

2. Обеспечение техническими средствами и другими ресурсами, в том числе средств защиты информации работодателем или работа с использованием личного оборудования и компенсацией за использование такого оборудования) ст. 312.2., 312.3. Трудового кодекса РФ).

3. Условие о внесении или не внесении записи в трудовую книжку (ст.

312.2. Трудового кодекса РФ).

4. Порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе (ст. 312.3. Трудового кодекса РФ).

5. Порядок, размер, и сроки выплаты компенсации, возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов (ст. 312.3. Трудового кодекса РФ).

6. Режим рабочего времени (в противном случае он может сам его определять и могут быть злоупотребления) (ст. 312.4. Трудового кодекса РФ).

7. Порядок предоставления отпуска (ст. 312.4. Трудового кодекса РФ).

 

5

8. Основания для расторжения трудового договора (ст. 312.5. Трудового кодекса РФ).