Организация и режим хранения документов, порядок их выдачи

5.1. Организация хранения документов – система мероприятий, включающая в себя рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием.

5.2. Архив (хранилище) судебного участка мирового судьи должен размещаться в отдельном, изолированном, специально оборудованном помещении, отвечающем санитарно-гигиеническим требованиям, требованиям пожарной безопасности, быть недоступным для посторонних лиц. Допускается размещение нескольких архивов (хранилищ) судебных участков мировых судей в одном помещении, при условии исключения доступа к ним посторонних лиц.

5.3. Окна помещения архива (хранилища) оборудуются металлическими решетками. Двери устанавливаются металлические или обшиваются металлом, закрываются надежными замками. Запрещается использование не приспособленных подвальных помещений для хранения архивных документов.

5.4. Помещение архива (хранилища) должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией. Пожарная безопасность в помещении архива (хранилища) должна обеспечиваться системой автоматического пожаротушения. Работник архива (хранилища) должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности, ознакомиться с правилами пользования противопожарным инвентарем.

5.5. Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату. В помещении архива должны соблюдаться температурно-влажностные, санитарно-гигиенические, световые условия, обеспечивающие длительную сохранность документов и нормальные условия для работы с ними. Для контроля температуры и влажности воздуха в помещении архива устанавливаются термометры и гидрометры, согласно показаниям которых должны приниматься меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха. Все виды работ с документами должны проводиться при технологически необходимых уровнях освещения.

5.6. Помещение архива (хранилища) должно содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли. В архиве (хранилище) периодически должны проводиться санитарные дни для уборки пыли со стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений.

5.7. В помещении архива (хранилища) запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение, применение огня, использование нагревательных приборов.

5.8. Металлические стеллажи, шкафы, полки должны быть пронумерованы сверху вниз, слева направо. На каждом стеллаже устанавливается указатель, в котором обозначаются номер стеллажа, полки, наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке. Местонахождение документов в архиве закрепляется постеллажными указателями с четко оформленными ярлыками.

5.9. Документы в архиве (хранилище) размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Документы постоянного хранения размещаются, по возможности, в картонных коробках, а документы долговременного и временного хранения – в связках. К коробкам и связкам прикрепляются листы, на которых указано что в них хранится. Размещение документов для служебного пользования осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по работе с ними. Запрещается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.

5.10. Систематизация (распределение) дел в хранилище проводится с учетом признаков:

а) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

б) функционального (с учетом направлений деятельности суда, вопросов, которых касается содержание документов);

в) номинального (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов).

При большом объеме архивного фонда производится составление схемы размещения документов в архиве.

5.11. Выдача документов из архива (хранилища) судебного участка, ознакомление с ними, подготовка по ним справок, изготовление копий архивных документов, производятся только по письменному указанию мирового судьи.

5.12. Выдача документов из регистрируется в книге учета выдачи документов во временное пользование. Переписка по выдаче справок и направлению копий документов помещается в специальный наряд. При транспортировке документов соблюдаются меры по охране и защите от воздействия внешних факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, механических повреждений.

5.13. При выдаче (направлении) дел из архива (хранилища) на место выданного дела подкладывается карта-заместитель, в которой указывается номер дела, номер описи, когда и кому выдано дело, установленная судьей дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело (получатель дела расписывается в книге учета выдачи). Состояние дел, возвращаемых в архив (хранилище) после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы. При возвращении дела в архив (хранилище) карта-заместитель изымается и уничтожается.

5.14. Оплата выдачи копий документов их получателями производится в установленном законодательством порядке. Оплату контролирует мировой судья, дающий указание на изготовление и выдачу (направление) копий.

5.15. При поступлении дел в архив (хранилище) суда вместе с описями дел сдается номенклатура дел за соответствующий год с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и оконченных дел. При изменении судебных участков дела передаются также актом приема-передачи документов.