Отбор документов на уничтожение

6.1. Находящиеся в архиве (хранилище) дела, срок хранения которых истек, ежегодно отбираются к уничтожению. Отбор дел оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

6.2. Из отобранных к уничтожению судебных дел на постоянное хранение оставляются подлинники приговоров, постановлений, решений, судебных приказов, определений и решения по ним судов апелляционной, кассационной и надзорной инстанции (вышестоящих судов). На выделенных документах проставляются регистрационные номера дел, из которых они выделены. Затем указанные документы подшиваются в отдельные наряды в порядке номеров дел по видам дел.

6.3. При составлении акта на выделенные к уничтожению дела должны соблюдаться следующие правила:

- дела (наряды, другие материалы) располагаются в акте по годам окончания производства по ним и в порядке регистрационных номеров;

- в конце акта на судебные дела (материалы, производства) делается запись о том, что из дел, производств изъяты подлинники судебных постановлений;

- номером акта является (через дробь) порядковый номер его регистрации во внутренней описи наряда, в котором он будет храниться, номера этого наряда (указывается и номер тома наряда, если он есть) и года составления.

Акты на дела временного хранения составляются по форме актов на дела постоянного/долговременного хранения в двух экземплярах, один из которых остается в судебном делопроизводстве, а другой передается в архив суда для помещения в соответствующий наряд.

6.4. Из дел (нарядов), подлежащих уничтожению, оставляются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя и отчество владельца документа, наименование документа и номер дела или производства, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет.

6.5. Отобранные дела уничтожаются судом самостоятельно (например путем сжигания) или в имеющем соответствующие возможности предприятии в порядке, исключающем возможность оставления дел не уничтоженными. О месте и способе уничтожения дел  в конце акта делается соответствующая запись.

6.6. В учетно-статистических карточках делаются отметки об уничтожении судебных дел с указанием дат составления актов и номеров актов и нарядов, в которые эти акты помещены. Отметки об уничтожении делаются и в соответствующих описях, а в реестре описей производится новая итоговая запись.

При уничтожении несудебных документов временного хранения соответствующие отметки проставляются в их номенклатурах.