Понятие экономической задачи в информационных системах, ее особенности и параметры. Методика постановки задачи в процессе функционирования (построения) информационных систем

Понятие системы, ее свойства, состав и структура (функции) систем управления, классификация информационных систем.

Система – это совокупность взаимосвязанных объектов (элементов), функционирующих совместно для достижения общей цели.

Основное свойство системы – это изменчивость.

Под изменчивостью понимается изменения состояний, с течением времени, в результате взаимодействия объектов в различных процессах между собой и с внешней средой.

Любая система требует управления. Процесс управления системой – это направленное воздействие на элементы системы для достижения цели. Процесс управления можно представить в виде информационного процесса, который связывает внешнюю среду, объект и систему управления.

Объект управления представляет собой материальные элементы и процессы.

Внешняя среда и объект управления информируют систему управления о своем состоянии, система управления анализирует эту информацию и вырабатывает управляющее воздействие на объект управления и отвечает на возмущения внешней среды.

Система управления представляет собой совокупность взаимодействующих структурных подразделений, осуществляющих функции управления:

· планирование - определение цели функционирования экономической системы на различные периоды времени;

· учет - отражение состояния объекта управления в результате выполнения хозяйственных процессов;

· контроль - определение отклонения учетных данных от плановых целей и нормативов;

· оперативное управление - регулирование всех процессов с целью исключения возникающих отклонений в плановых и учетных данных;

· анализ - определение тенденций в работе экономической системы и резервов, которые учитываются при планировании на следующий временной период.

Информационная система (ИС ) – это совокупность организационных, технических, программных и информационных средств, объединенных в единую систему с целью сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации, предназначенной для выполнения функций управления.

ИС связывает объект и систему управления между собой и с внешней средой через информационные потоки:

ИП1 (входящий) - информационный поток из внешней среды в систему управления, который, с одной стороны, представляет поток нормативной информации, создаваемый государственными учреждениями в части законодательства, а, с другой стороны, - поток информации о конъюнктуре рынка, создаваемый конкурентами, потребителями, поставщиками;

ИП2 (исходящий)- информационный поток из системы управления во внешнюю среду, а именно: отчетная информация, прежде всего финансовая информация в государственные органы, инвесторам, кредиторам, потребителям; маркетинговая информация потенциальным потребителям;

ИП3 (прямая связь)- информационный поток из системы управления на объект управления, представляющий совокупность плановой, нормативной и распорядительной информации для осуществления хозяйственных процессов;

ИП4 (обратная связь) - информационный поток от объекта управления в систему управления, который отражает учетную информацию о состоянии объекта управления экономической системой (сырья, материалов, денежных, энергетических, трудовых ресурсов, готовой продукции и выполненных услугах) в результате выполнения хозяйственных процессов.

Классификация экономических информационных систем:

Существует множество вариантов классификации ИС из которых обычно выделяют два основных способа – это по характеру обработки информации и по охвату функций и уровней управления.

По характеру обработки информации в ИС выделяются следующие типы информационных систем:

1. Системы обработки данных (СОД) предназначены для регистрации и обработки событий, подготовки стандартных документов для внешней среды (счетов, накладных, платежных поручений). Эти задачи имеют регулярный характер, выполняются непосредственными исполнителями и связаны с оформлением и пересылкой документов в соответствии с четко определенными алгоритмами. Результаты выполнения операций через экранные формы вводятся в базу данных.

2. Информационные системы управления (ИСУ) ориентированы на тактический уровень управления. Для данного класса задач характерны периодичность формирования результатных документов и четко определенный алгоритм решения задач, например свод заказов для формирования производственной программы и определение потребности в комплектующих деталях и материалах. Решение подобных задач предназначено для руководителей различных служб предприятий (отделов материально-технического снабжения и сбыта, цехов и т.д.). Задачи решаются на основе накопленной базы оперативных данных.

3. Системы поддержки принятия решений (СППР) используются в основном на верхнем уровне управления (руководства фирм, предприятий, организаций). К таким задачам относятся формирование стратегических целей, источников финансирования, выбор места размещения предприятий и т.д. Задачи СППР имеют, как правило, нерегулярный характер. Для задач СППР свойственны недостаточность имеющейся информации, ее противоречивость и нечеткость, отсутствие четких алгоритмов решения. При этом используются базы обобщенной информации и базы знаний о правилах и моделях принятия решений.

Идеальной считается ИС, которая включает все три типа перечисленных информационных систем.

По охвату функций и уровней управления различают.

1. Корпоративная (интегрированная) ИС автоматизирует все функции управления на всех уровнях предприятия. Такая ИС является многопользовательской, функционирует в распределенной вычислительной сети.

2. Локальная ИС автоматизирует отдельные функции управления на отдельных уровнях предприятия. Такая ИС может быть однопользовательской, функционирующей на отдельном рабочем месте, или многопользовательской функционирующая в локальной сети отдельного подразделения объекта управления.

При проектировании ИС основной единицей обработки данных является задача.

Задача – это совокупность операций преобразования некоторого набора исходных данных для получения результатной информации, необходимой для выполнения функции управления или принятия управленческого решения.

Для четкой постановки задачи необходимо провести обследование объекта управления. Обследование – это изучение и диагностический анализ организационной структуры предприятия, его деятельности и существующей системы обработки информации.

При этом в качестве Объектов обследования выступают:

· структурно-организационные звенья предприятия (например, отделы управления, цехи, участки, рабочие места);

· функциональная структура, состав хозяйственных процессов и процедур;

· стадии (техническая подготовка, снабжение, производство, сбыт) и элементы хозяйственного процесса (средства труда, предметы труда, ресурсы, продукция, финансы).

В большинстве случаев исходные данные и результаты их преобразований представляются в форме экономических документов. Поэтому к числу объектов обследования относятся компоненты потоков информации (документы, показатели, файлы, сообщения).

Формулирование задач осуществляется на предпроектной стадии разработки ИС, т.е. стадии анализа предметной области будущей ИС.

Следует иметь ввиду, что все формируемые задачи на предпроектной стадии тем или иным способом должны быть реализованы в будущей ИС, поэтому прежде чем переходить на следующий этап проектирования необходимо не только четко сформулировать задачу, но и определить степень ее значимости.

Методика формирования задач производится в несколько этапов, от общего формулирования до рабочей детализации:

1. на основе поставленной заказчиком цели производится предварительный анализ задач, подвергающихся автоматизации;

2. После проведения обследования объекта управления производится дополнение задач и их предварительная детализация, на основе выделенных функций и информационных элементов автоматизируемого объекта. В результате этого вырабатывается технико-экономическое обоснование проекта;

3. Производится детальный анализ сформированных задач, при этом основное внимание уделяется задачам реализующие функции управления предприятием.

При изучении каждой функциональной задачи управления определяются:

ü наименование задачи; сроки и периодичность ее решения;

ü степень формализуемости задачи;

ü источники информации, необходимые для решения задачи;

ü показатели и их количественные характеристики;

ü порядок корректировки информации;

ü действующие алгоритмы расчета показателей и возможные методы контроля;

ü действующие средства сбора, передачи и обработки информации;

ü действующие средства связи;

ü принятая точность решения задачи;

ü трудоемкость решения задачи;

ü действующие формы представления исходных данных и результатов их обработки в виде документов;

ü потребители результатной информации по задаче.

4. По результатам обследования устанавливается перечень задач управления, решение которых целесообразно автоматизировать, и очередность их разработки. При этом данный перечь устанавливается на основе следующих элементов:

1. важность решения задачи для выполнения основных функций управления в данном подразделении (к задачам первой очереди относят самые трудоемкие задачи и задачи, обеспечивающие информацией все остальные задачи комплексов и подсистем (например, задачи планирования и бухгалтерского учета));

2. трудоемкость и стоимость расчета основных показателей данной задачи за год;

3. сильная информационная связь рассматриваемой задачи с другими задачами;

4. недостаточная оперативность расчета показателей;

5. низкая достоверность получаемых данных;

6. недостаточное количество аналитических показателей, получаемых на базе первичных документов;

7. неэквивалентный метод расчета показателей и др.

Следует иметь ввиду, что выработка очередности разработки задач основывается не только на основе трудоемкости и информационного обеспечения других задач, но и на основе иерархии зависимости самих задач между собой.