Администрирование претензий
Система расчетов
Отчетность по исполнению
Инспектирование и аудит
Инспектирование и аудит (раздел 8.2.2.2) проводятся по требованию покупателя
и поддерживаются продавцом на основании положений контракта. Они могут
проводиться во время исполнения проекта, и предназначены для определения
недостатков в процессах выполнения работ продавцом или в результатах работ.
Некоторые команды инспекций и аудита могут иметь в своем составе
сотрудников покупателя, занимающихся поставками, если это предусмотрено
условиями контракта.
Отчетность по исполнению предоставляет руководству информацию о том,
насколько эффективно поставщик продвигается к целям контракта. Отчетность
по исполнению контракта является частью общей отчетности по исполнению
(раздел 10.3.3.1).
Платежи продавцу обычно отслеживаются и осуществляются при помощи системы
оплаты счетов, имеющейся на предприятии покупателя. Для больших проектов со
сложным расписанием поставок или многоступенчатыми поставками может быть
разработана особая схема оплаты. В любом случае, схема оплаты пересматривается
и одобряется командой управления проектом, а осуществление платежей
производится согласно условиям контракта (раздел 12.4.3.2).
Оспариваемые изменения и подразумеваемые изменения представляют собой
запрошенные изменения (раздел 4.4.3.2), по которым покупатель и продавец не
могут прийти к соглашению о размерах компенсаций изменений, или не могут
прийти к соглашению о внесении данных изменений. Оспариваемые изменения
называются иногда "претензии", "разногласия" или "апелляции". Претензии
подлежат оформлению в документальном виде, обработке, мониторингу и
управлению на всем протяжении жизненного цикла проекта, обычно, на основе
условий, предусмотренных контрактом. Если стороны не могут сами
договорится о решении претензии, то вступают в силу предусмотренные
контрактом способы и механизмы разрешения разногласий. Эти статьи
контракта могут предусматривать решение спорных вопросов посредством
арбитражных или судебных разбирательств, и могут быть инициированы как в
период действия, так и по окончании периода действия контракта.
Система оперативного учета – это особый комплекс процессов,
соответствующих контрольных функций и инструментов автоматизации,
объединенных в единое целое, и являющегося частью информационной
системы управления проектами (раздел 4.2.2.2). Система оперативного учета
используется менеджером проекта для управления контрактной документацией
и учетно-отчетными материалами. Данная система используется для
поддержания каталога контрактной документации и корреспонденции, а также
для поиска и архивирования подобных документов.