Ведение кадровой документации

Документация по трудовым отношениям

Кадровая документация - отличительный признак трудовых правоотношений. Обязанность ее ведения есть одна из обязанностей работодателя независимо от масштабов и организационно-правовой формы.

Необходимость документирования трудовых правоотношений устанавливает прежде всего Трудовой кодекс РФ, а именно:

- трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (ст. 67 ТК РФ);

- прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись (ст. 68 ТК РФ);

- на всех работников ведутся трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ);

- по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.) (ст. 62 ТК РФ);

- предусмотрено обязательное издание приказа (распоряжения) работодателя о применении к работнику дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ);

- прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (ст. 84.1 ТК РФ).

Обязательное ведение кадровой документации, в частности трудовой книжки, предусмотрено также Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

Работодатель при приеме на работу (до подписания трудового договора) обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ).

Локальные нормативные акты - это акты, содержащие нормы трудового права, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений с учетом специфики труда у конкретного работодателя и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию Трудового кодекса РФ входят:

- штатное расписание (ст. 57 ТК РФ);

- правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 56, 189, 190 ТК РФ);

- документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст. ст. 86, 87, 88 ТК РФ);

- график сменности (ст. 103 ТК РФ);

- график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

- правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда. Правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (ст. 212 ТК РФ).

Эти документы входят в число тех, которые прежде всего проверяют инспекторы Федеральной инспекции труда.