Личное дело

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА

Личная карточка имеет типовую форму N Т-2. Она утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N1.

Личную карточку обычно заполняет работник отдела кадров или тот, кому такие полномочия дал руководитель компании.

В карточке указывают:

- фамилию, имя, отчество работника; год его рождения; пол; образование; семейное положение; детей; близких родственников; паспортные данные; ИНН и номер свидетельства пенсионного страхования; стаж работы (общий и непрерывный).

При заполнении карточки используют данные приказа о приеме сотрудника на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об образовании, свидетельства о государственном пенсионном обеспечении, свидетельства о постановке на налоговый учет.

В случае изменения какой-то информации в карточку вносят новые данные. Они должны быть заверены подписью работника отдела кадров или другого уполномоченного на такие действия лица.

Личное дело - это совокупность документов персонального учета, которые содержат наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляют на каждого работника в течение семи дней с момента приема (то есть после издания приказа о приеме на работу) и ведут в течение всей трудовой деятельности на этом месте работы.

Все документы подшивают в папку. На ней указывают фамилию, имя, отчество работника (строго посередине лицевой обложки папки), дату принятия на работу (дату, когда заведено личное дело), номер личного дела.

Личное дело состоит из двух разделов:

1. Анкетно-биографические и характеризующие документы.

2. Дополнительные документы.

Первая группа документов - это:

- дополнение к личному листку по учету кадров;

- личный листок по учету кадров с наклеенной фотографией или анкета;

- автобиография;

- копии документов об образовании (заверенные подписью сотрудника отдела персонала и печатью после предъявления подлинника документа);

- личное заявление о приеме на работу или увольнении;

- выписки из приказов о приеме на работу или увольнении (копии таких приказов);

- трудовой договор;

- должностная инструкция;

- заявления работника о переводах;

- представления на переводы, выдвижение, зачисление в резерв;

- выписки из приказов о перемещении;

- аттестационные листы;

- характеристики и рекомендательные письма;

- отзывы должностных лиц о работнике;

- выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами;

- копии наградных листов.

Вторая группа документов - это:

- старые аттестационные листы, кадровые справки, анкеты;

- справки о состоянии здоровья;

- фотографии;

- другие документы, которые целесообразно хранить в личном деле.

К каждому разделу личного дела составляют внутреннюю опись. В нее записывают названия всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа, кем изъят и по какой причине. Кадровый работник, который составляет опись, должен ее подписать и поставить дату составления.

Все листы документов, подшитых в личное дело, нумеруют. Причем листы описи нумеруют отдельно.

Документы располагают в личном деле в той последовательности, в какой перечислены в описи, а также в хронологическом порядке.

В каждое дело вкладывают фотокарточку работника, на обороте которой должны быть его фамилия, имя, отчество, подпись начальника кадрового отдела и печать фирмы.

Изъять какой-то документ из личного дела можно только с разрешения начальника кадрового отдела или руководителя фирмы. При этом в графе "Примечание" внутренней описи нужно сделать об этом запись.

На место временно изъятого документа вкладывают справку-заместитель, в которой должны быть указаны дата, причина изъятия, роспись того сотрудника, который выдал документ, и того, кто получил его во временное пользование.