Приказ по личному составу

ЗАЯВЛЕНИЕ

Оформление кадровых документов

Все документы, с которыми приходится работать кадровой службе, можно разделить:

на организационные;

на распорядительные;

на справочно-информационные;

на документы по личному составу;

на журналы (книги) учета и контроля.

Рассмотрим оформление документов по личному составу

Документы по личному составу отражают:

- правовую,

- трудовую и

-служебную деятельность работников фирмы.

К ним относят:

1. заявления,

2. приказы по личному составу,

3. трудовые книжки,

4. личные карточки и т.д.

Такие документы имеют длительные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности (помещений, сейфов и шкафов). Причем их хранят отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера.

Какие документы должен представить работник.

Работнику нужно принести:

1. паспорт,

2. трудовую книжку,

3. документ об образовании,

4. пенсионное страховое свидетельство

5. военный билета (если он военнообязанный).

6. справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования

Если человек поступает на работу впервые, то страховое свидетельство государственного пенсионного страхования и трудовую книжку ему должен оформить работодатель.

Заявление - это документ с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска. Может быть адресован как фирме в целом, так и ее руководителю.

Работник пишет заявление, как правило, от руки в произвольной форме или на фирменном трафаретном бланке.

В заявлении должны быть указаны:

- наименование документа (заявление);

- дата, с которой работник приступает к работе;

- адресат (кому направлено заявление);

- составитель (от кого исходит заявление);

- текст;

- подписи;

- резолюция руководителя, уполномоченного принимать работников;

- отметка об исполнении.

На основании заявления заключают трудовой договор, оформляют приказ о зачислении сотрудника на работу, личную карточку на него и вносят запись в трудовую книжку.

Приказы по личному составу - это основные документы, которые определяют служебное положение работников и служат основанием для внесения записей в учетные документы (например, трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

Приказы по личному составу фиксируют сведения о кадрах:

- прием на работу;

- перемещение по работе;

- увольнение с работы;

- установление должностных окладов;

- отпуска;

- командировки;

- изменение фамилии;

- поощрения;

- взыскания и т.д.

Приказ по личному составу объявляют под расписку. Работник, ознакомившись с приказом, должен подписаться на его подлинном экземпляре рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и указать дату. В случае его отказа от подписи факт ознакомления удостоверяют своей подписью начальник отдела кадров и непосредственный руководитель работника.

Приказ оформляют:

на унифицированных бланках, утвержденных Госкомстатом России. Вот они:

приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма N Т-1),

приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5),;

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6),;

приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником - увольнении (форма N Т-8),;

приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9),

приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма N Т-11),

на фирменных бланках о стальные приказы по личному составу:

-о назначениях,

-изменении учетных данных и др.

Все виды приказов по личному составу имеют самостоятельную порядковую нумерацию, отдельную от приказов по основной деятельности, проходящих через канцелярию. Каждый вид приказов по личному составу хранят в кадровой службе в отдельных папках-скоросшивателях по очередности их номеров.

Для разработки стандарта оформления документов используют ГОСТ 6.30-2003 и Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. N 536).

Условия работы, указанные в приказе, должны соответствовать условиям, закрепленным в трудовом договоре.

Приказ о приеме на работу оформляют по форме N Т-1, подписывает его руководитель. В течение трех дней после издания приказа с ним нужно ознакомить работника, причем под его личную подпись.

Кадровым приказам присваивают буквенный индекс, например "приказ N 113к".

Приказы о приеме на работу обычно хранят в отдельном деле и нумеруют по порядку. В начале каждого календарного года нумерацию начинают с единицы.

Кроме того, приказы о приеме на работу регистрируют в журнале регистрации приказов о приеме на работу.