Межведомствееная переписка

Следующим важным блоком документов, которые готовят в любом дипломатическом представительстве, есть внешняя документация, к которой относятся:

- годовой и полугодовые политические отчеты;

- политические письма;

- отчеты дипломатов о поездках по стране пребывания;

- консульские отчеты;

- отчеты других украинских представительств за рубежом.

Годовой политический отчет дипломатического представительства за рубежом (основной документ о работе за год) - это сконцентрированный анализ состояния двусторонних отношений в разных плоскостях (политической, экономической, гуманитарной, военной), работы представительства по обеспечению интересов страны и защиты прав граждан и юридических лиц, прогноз развития отношений на ближайшую перспективу, обобщение сделанного и предложения на будущее.

Годовой отчет готовится на протяжении нескольких последних месяцев текущего года с целью углубленного анализа и осмысления деятельности диппредставительства за отчетный период.

Полугодовой отчет составляется по аналогичной схеме. В нем дается оценка важнейших политических и экономических событий за отчетный период, их влияния на состояние двусторонних отношений. В полугодовом отчете не приводятся материалы о финансово-хозяйственную деятельность и работу с кадрами. В этих отчетах предложения носят в основном оперативный характер с учетом реальной ситуации текущего периода.

По завершению года в посольствах готовятся отчеты по работе с кадрами, где дается общая оценка кадровой ситуации в диппредставительстве, оценка морального климата в коллективе, укомлектованости штата и предложения по повышению работников в должностях и разрядах. В завершении командировки на каждого сотрудника диппредставительства готовится развернутая характеристика с предложениями относительно его возможного использования в работе.

Политические письма или политические записки готовятся при необходимости доложить Центра о важных событиях, которые произошли в стране пребывания и имели влияние на состояние политической ситуации в ней, а также двусторонних отношений.

Готовятся также отчеты дипломатов (в первую очередь, руководящего состава) о поездках по стране пребывания, в которых излагается содержание бесед и характер встреч, дается оценка политической и экономической ситуации в регионах, делаются выводы и вносятся предложения. Эти документы используются для подготовки информационно-справочных материалов, годовых и полугодовых планов.

Отдельные отчеты составляют представители других ведомств (МВД, Минобороны), которые представлены в посольстве, эти материалы также используются при составлении отчетов о работе посольства в целом.

Важными аналитическими документами информационно - справочного характера являются отчеты по итогам визитов главы государства, главы правительства, министра иностранных дел), в которых кратко отражаются результаты визита, вырабатываются рекомендации по развитию двусторонних отношений, вносятся предложения по практической реализации достигнутых договоренностей.

Достаточно объемной в работе каждого посольства является переписка с консульским вопросам: визовой поддержки, гражданства, истребования и легализации документов гражданского состояния, защиты прав граждан Украины.

Диппредставительства ведут переписку с Центром работы в разрезе тесного ее координации с планами Центра в кадровых вопросах, особенно что касается ротации, штатного расписания и т.д.

Отдельно следует выделить переписки между дипломатическим представительством и Центром по перспективному и текущему планированию по вопросам административно-хозяйственной и финансовой деятельности (финансовая отчетность, проблемы материально-технического обеспечения, нормативные документы). Много внимания каждое представительство уделяет переписке с другими ведомствами и учреждениями государства по их запросам, а также по запросам отдельных граждан, касающиеся, прежде всего, экономических и правовых проблем, а также конкретных жизненных потребностей граждан страны.

Лекция 9. Техника написания и оформления международной переписки

1. Составление дипломатических документов.

2. Техника написания и оформления международной переписки.

Цель лекции: ознакомить с техникой написания и оформления международной переписки.

Ключевые слова: азбука дипломатии, договоренность, комплиментарная часть, официальное заявление.