Розробка структури БД

Система управління базами даних Microsoft Access

База даних (БД) – це централізоване сховище даних певної предметної області. Робота з БД здійснюється за допомогою систем управління базами даних (СУБД). СУБД – це спеціальний пакет програм, який забезпечує створення БД, її підтримку, а також здійснює доступ до інформації, що в ній зберігається і забезпечує її обробку.

Найбільше розповсюдження на теперішній час одержали реляційні БД. Основним елементом такої БД є таблиця, рядки якої називаються записами БД, а колонки називаються полями. Прикладом реляційної БД є СУБД Microsoft Access. Вона має прості та зручні засоби обробки кількох таблиць в одній БД. Далі для простоти розглянемо роботу з однією таблицею БД на конкретному прикладі в середовищі Microsoft Access.

Приклад. Створити базу даних, яка зберігає інформацію про діяльність підприємств (фірм), а саме: назва підприємства, обдасть, місто, телефон, адреса, дата заснування, прибуток.

Основними етапами створення БД є:

1. Розробка структури БД.
2. Реалізація БД на ПЕОМ з використанням СУБД.

Розробка структури БД

В Access-базу можуть входити такі об’єкти: таблиці, запити, форми, звіти, макроси, модулі.

Структура бази – це набір об’єктів, що до неї входять, і зв’язки між ними.

При проектуванні БД слід визначити, яка інформація повинна входити в базу і в скількох таблицях її слід зберігати. Кожна таблиця БД повинна мати ім’я. Кожен рядок таблиці (запис) містить інформацію, яка відноситься до одного об’єкту задачі (в нашому прикладі - підприємства). Ця інформація про об’єкт (в нашому прикладі - підприємство) розміщується в певному порядку в полях (колонках). Щоб забезпечити унікальність кожного запису таблиці використовують ключові поля. Кожне поле таблиці повинно бути певного типу в залежності від змісту інформації, що зберігається в цьому полі.

Спроектуємо структуру бази для нашого прикладу:

1. Основним елементом бази буде таблиця, яка матиме ім’я Фірми. Ця таблиця буде містити всю інформацію про об’єкти задачі (тобто фірми).

2. Створимо декілька запитів, щоб вибрати із БД інформацію, яка задовольняє певні умови.

3. Створимо декілька звітів по запитах.

1.1. Проектування структури таблиці

При проектуванні структури таблиці потрібно визначити, які поля до неї увійдуть, їх імена, типи і деякі інші властивості.

Кожне поле повинно мати унікальне ім’я. Максимальна довжина імені – 64 символи. Можна використовувати в іменах латинські, російські, українські літери. Не можна в іменах використовувати символи !., [ ]. Ім’я поля не може починатися пропуском.

Тип даних може бути одним із таких: Счетчик, Текстовый, Поле Memo, Числовой, Дата/время, Денежный, Логический, Поле объектов OLE.

Математичні операції можуть виконуватися лише над числовими полями, а також над грошовими. Номера телефонів, телефонні коди міст, різні назви слід визначати як поля текстового типу. Першим полем імені даних рекомендується вибирати код (клієнта, підприємства і т.і.), тип якого счетчик. Це поле слід робити ключовим.

Для розглядуваної задачі структура таблиці може бути такою: