Определение повестки дня собрания

Прежде, чем приступить к составлению повестки дня, полезно определить задачи и цели собрания и решить основной вопрос, а именно: чего вы собираетесь добиться в результате проведения собрания? Что, с вашей точки зрения, должно быть самым важным на собрании? Например, внесение исправлений в бюджет организации, привлечение новых людей к работе в только что созданном комитете или начало дискуссии относительно внесения поправок в правила проживания с целью устранения конфликтных ситуаций.

В случае необходимости принятия нескольких решений, полезно бывает выносить их на обсуждение собрания в таком порядке, который будет содействовать наилучшему проведению собрания. Тут можно соблюдать следующие правила:

-решения по простым вопросам принимаются прежде всего - это помогает людям включиться в работу;

-трудные решения по спорным вопросам - решения, требующие длительных дискуссий и затрат энергии, принимаются сразу после решений по простым вопросам, пока люди еще не устали;

-решения средней трудности по не спорным вопросам - важные решения, по которым имеется общая точка зрения, должны приниматься в последнюю очередь. Энергия участников собрания уже на исходе, и, при возможности, полезно заканчивать собрания на позитивной ноте.

-обязательно отводите определенное время на рассмотрение каждого пункта повестки дня. Регламент позволяет вам держать ход собрания под контролем, так чтобы вы могли вовремя закончить его. Все ценят свое время, и вы обеспечите более эффективное участие и помощь других, если не будете позволять собраниям затягиваться до бесконечности.

После того, как повестка дня подготовлена, следует обязательно назначить ответственных за представление каждого пункта повестки.

Образец повестки дня:

19:00 1. Доклад руководителя инициативной группы собственников о выборе способа управления и об организации в доме товарищества собственников жилья.

19:20 2. Рассмотрение Устава.

19:40 3. Утверждение названия Товарищества собственников жилья (ТСЖ).

19:50 4. Избрание Правления ТСЖ.

20:15 5. Утверждение Ревизора ТСЖ (ревизионной комиссии).

20:25 6. Выбор управляющей (или обслуживающей) компании.

20:40 7. Определение места для информирования жителей дома.

20:50 8. Подведение итогов собрания.