Комплексные системы управления

К отдельному классу систем делопроизводства и документооборота можно отнести Documentum компании EMC и ей подобные. Классификация их как комплексных означает, что они соединяют в себе все перечисленные выше функции и ряд дополнительных. В данной системе наряду с традиционными решениями делопроизводства (регистрация документов, привязка к документам поручений, контроль их исполнения, визирование) присутствуют функции создания и обработки финансовых и управленческих документов, их маршрутизации. С их помощью может быть организован контроль платежей, движения товаров, материалов и складской учет, планирование бюджета и разработка финансовых и платежных документов и др. Количество видов документов, используемых в системе, и их реквизитов может настраиваться с учетом особенностей организации. Отличительной чертой разработки является возможность формирования отчетов по реквизитам документов. Все перечисленные функции, а также наличие специализированных справочников и использование интернет-технологий делают данную систему предпочтительной при внедрении ее в крупных и средних организациях с территориально-распределенной структурой, специализирующихся на оптовой торговле, оказании сервисных услуг, обучении и т.д.

Вообще Documentum не столько приложение, сколько платформа, на основе которой можно создавать распределенные архивы, организовывать корпоративное делопроизводство, управлять потоками работ, поддерживать коллективную обработку документов посредством организации интранет-порталов.

По сути своей Documentum является конструктором – набором модулей, из которых собирается необходимая заказчику программа.

С одной стороны, предрасположенность ко всякого рода доработкам – большой плюс комплексных систем. Но после определенного этапа просто подключить модуль может уже и не получиться. В крайнем случае дело может дойти до частичного перевнедрения уже существующей программы. Поэтому, подбирая систему, необходимо строить процесс внедрения так, чтобы стандартный набор модулей оставался работоспособным.

Среди систем этого класса, представленных на российском рынке, можно указать западные: Panagon от компании FileNet (США), Hummingbird Enterprise от Hummingbird Ltd. (Канада), российские: " ЕВФРАТ-Документооборот ", LanDocs ("Ланит"), Directum (Directum), DocVision (Digital Design), " БОСС-Референт " ("АйТи") и ряд других.