Режимы отображения документов

Переключить режим отображения документа можно через меню Вид. Основными режимами отображения являются Разметка страницы и Обычный. Получить помощь (справку) можно двумя способами:

· нажать клавишу F1;

· обратиться к меню "?".

Основные понятия и правила создания документов Word

Абзац – часть текста, заканчивающаяся знаком конца абзаца. Этот знак виден, если на стандартной панели нажата кнопка Непечатаемые символы (см. рис. 1). Конец абзаца в Word хранит в себе многие настройки, называемые стилем абзаца, и, при нажатии Enter, передает этот стиль следующему абзацу. Лучше, если при редактировании текста кнопка Непечатаемые символы будет нажата. В этом случае видны знаки конца абзаца, пробелы, табуляция, что позволяет лучше ориентироваться в структуре документа.

Параметры форматирования – настройки, определяющие вид абзаца: отступ в первой строке, межстрочный интервал, выравнивание, и другие. Для форматирования абзаца не обязательно его выделять. Достаточно установить курсор внутри абзаца.

Параметры страницы – размеры, которыми определены поля, а также высота и ширина одной страницы документа Word.

Word предоставляет большие возможности по созданию документов. Поэтому, основное отличие в технологии подготовки документов средствами Word (по сравнению с более простыми редакторами) заключается в необходимости выбора подходящих средств и планирования своих действий. Принципы, используемые при разработке документов, зависят от типа документа. Можно выделить три типа:

· документы, предназначенные для печати на принтере – средства ограничиваются возможностями принтера;

· электронные документы – обычно передаются заказчику в виде файла;

· Web -документы – предназначены для публикации в компьютерных сетях в электронном виде.

Выделим общие принципы разработки документов для начинающего пользователя.

· При наборе документа с последовательным (сверху–вниз) расположением абзацев проще сначала набрать текст, не форматируя его, а затем отформатировать его отдельные части путем выделения и применения соответствующих инструментов.

· Для документов со сложной структурой лучшим средством форматирования являются таблицы. Внутри каждой ячейки таблицы могут быть заданы свои параметры форматирования.

· Не следует использовать пробелы для выравнивания элементов текста, поскольку величина пробела зависит от типа и размера шрифта.

· Не следует удалять набранный текст, если он неправильно отформатирован. Всегда имеется возможность его отформатировать как надо.