Внемашинная организация экономической информации: документы, их виды, структура

Тема 1. Организация экономической информации

Экономическая информация, ее виды, структурные единицы

Экономическая информация (ЭИ) – это совокупность различных сведений экономического характера, используемых для планирования, учета, контроля, анализа и управления народным хозяйством. Они представляются натуральными (т, м, шт.) и стоимостными показателями (руб.).

ЭИ можно классифицировать по разным признакам:

• по функциям управления – учетная, плановая, статистическая и др.;

• месту возникновения – внутренняя и внешняя;

• стадиям образования – первичная и вторичная;

• способу представления – цифровая, алфавитно-цифровая, графическая;

• стабильности – переменная, условно-постоянная, постоянная;

• полноте – недостаточная, достаточная, избыточная;

• истинности – достоверная, недостоверная;

• временному периоду возникновения – периодическая и непериодическая.

Структурными единицами экономической информации являются реквизиты, показатели, документы и массивы.

Реквизиты выражают определенные свойства объекта и делятся на реквизиты-признаки, характеризующие качественные свойства объекта (например, Ф.И.О. исполнителя, наименование работ, дата заключения договора, номер цеха и т.д.) и реквизиты-основания, дающие количественную характеристику объекта, выраженную в определенных единицах измерения (например, количество изделий в штуках, цена продукта в рублях и т.д.).

Реквизиты имеют наименования и значения. Область значений описывается форматом, который определяет тип и максимальную длину значений. Тип может быть числовым, символьным, логическим и дата/время.

Совокупность реквизита-основания и логически связанных с ним реквизитов-признаков, имеющих экономический смысл, образует показатель.

На основании показателей строятся документы. Документ – материальный объект, содержащий информацию, оформленную в установленном порядке, и имеющий правовое значение в соответствии с действующим законодательством (напр., платежные поручения, акты, сводки, ведомости и т.д.).

Совокупность документов, объединенных по определенному признаку, образует массив. Пример массива – множество финансовых отчетов предприятий некоторой отрасли.

Внемашинная организация экономической информации: документы, их виды, структура.

Инфа делится на внутримашинную и внемашинную. Внемашинная инфа - это та часть ЭИ, которая может быть представлена и воспринята пользователем без использования технических средств. Внутримашинная инфа- фиксируется на машинных носителях и воспринимается человеком только посредством технических средств. Формой представления внемашинной инфы является документ. Документ - инфа, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит - совокупность формальных элементов, отсутствие которых лишает документ юридической силы. В структуру документа включают: 1) заголовочная часть (обязательные и необязательные реквизиты-признаки); 2) содержательная; 3) оформляющая - подписи, дата составления. Массив - совокупность документов, объединенных по определенному признаку. Документы классифицируются: 1) по сфере деятельности (плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые); 2)по отношению к объекту управления (входящие, исходящие, промежуточные, архивные); 3) По содержанию хозяйственных операций (материальные, денежные, расчетные); 4) по назначению (распорядительные, исполнительные, комбинированные); 5) по способу заполнения (заполняемые с помощью технических средств и вручную); 6) по отношению к машинной обработке ЭИ (первичные и сводные, получаемые в результате машинной обработки первичных документов).