2015-04-12
337
Создайте основной документ. Введите постоянный текст, добавьте необходимые элементы (таблицы, рисунки и др.), установите параметры страницы, оформите документ. Сохраните документ. Например, основным документом будет подарочный сертификат (Рис. 23).
Рис. 23 Использование слияния
Создайте источник данных. Источником данных могут быть файлы Word и Excel, базы данных Access, списки адресов Microsoft Outlook и т.д., содержащие организованные данные. Например, это будет файл Excel со списками сотрудников фирм (Рис. 24).
Рис. 24
После подготовки основного документ и источника данных следует вставить поля слияния в основной документ.
· Откройте основной документ. Перейдите во вкладку Рассылки. Большинство элементов вкладки будут недоступны (см. рисунок 23).
· Нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите команду Использовать существующий список (Рис. 25).
Рис. 25
В окне Выбор источника данных (Рис. 26) дважды щелкните по значку файла данных или выделите его и нажмите кнопку Открыть.
Рис. 26 Выбор источника данных
|
|
|
В окне Выделить таблицу (Рис. 27) выберите таблицу, из которой будут извлекаться данные для слияния.
Рис. 27
После подключения источника данных станут доступными элементы вкладки Рассылки (Рис. 28).
Рис. 28
Установите курсор в место основного документа, в которое требуется вставить поле слияния, и щелкните по стрелке кнопки Вставить поле слияния и выберите вставляемое поле (Рис. 29).
Рис. 29
· Таким же образом вставьте в основной документ все необходимые поля слияния.
· С использованием меню кнопку Правила (Рис. 30) можно добавить в документе поля Word. Например, поле MERGEREC вставляет номер текущей записи данных, по сути, в данной ситуации - автоматическую нумерацию.
Рис. 30
Основной документ готов к слиянию. Для удобства просмотра документа можно затенить поля слияния (кнопка Выделить поля слияния). Вместо наименования полей можно отобразить их значения (кнопка Просмотр результатов). Пользуясь кнопками Следующая запись, Предыдущая запись и полем Перейти к записи можно провести предварительный просмотр объединенных документов (Рис. 31).
Рис. 31
