Приведенные ниже рекомендации о том, как сделать встречу участников сети максимально организованной и продуктивной, давно используются во всем мире.
Повестка дня
Каждая встреча должна иметь повестку дня, и желательно составить черновой вариант повестки на предыдущей встрече и доработать его более подробно до начала следующей встречи. (Если повестка дня не готова заранее, необходимо посвятить 5-10 минут составлению текущей повестки дня и записать ее на большом отрывном блокноте).
В повестке дня укажите, какие темы планируется обсудить и почему, имена выступающих и регламент совещания. Кроме того, укажите характер выступления и его цель (потребуется ли ответное решение со стороны присутствующих на заседании или выступление будет носить сугубо информационных характер).
В начале встречи зачитайте повестку дня, дополните или исключите какие-то пункты в зависимости от пожеланий группы и уточните временные рамки.
Ведущий
На каждой встрече должен быть выбран председательствующий, который отвечает за динамику, организованность и соблюдение протокола совещания; вмешательство председателя требуется, когда общая дискуссия уступает место разрозненному обмену репликами между присутствующими; председатель должен внимательно следить за тем, чтобы во время дискуссии не появилось доминирующих «лидеров», а также, чтобы никого не обошли вниманием; наконец, он должен умело завершать обсуждение. Члены сети могут по очереди председательствовать на совещаниях.
|
|
Председатель совещания должен также оповещать группу, когда время, отведенное на тот или иной пункт повестки дня, закончилось или подходит к концу. После этого члены сети должны решить, продолжать ли им обсуждение в ущерб другим пунктам повестки дня или перенести дальнейшее обсуждение на следующую встречу.
Ведение протокола
На каждой встрече кто-то должен записывать основные темы дискуссий, главные вопросы, принятые решения (включая информацию о том, кто что согласился делать и к какому сроку) и проблемы, которыми группа решила заняться позже. Эти записи могут помочь членам сети восстановить ход обсуждения, напомнить о решениях или действиях, которые были предприняты, или узнать, что происходило на встрече, которую они пропустили. Вести протокол члены сети тоже могут по очереди.
Проект повестки дня следующей встречи
В конце каждой встречи составляйте проект повестки дня следующей встречи.