Официально-деловой стиль и культура письменной деловой речи

Русская официально-деловая письменная речь имеет многовековую историю. Исторические корни делового языка уходят в глубокую древность: уже в Х веке в Древнерусском государстве практиковалось составление официальных документов. Хотя современный деловой язык не восходит непосредственно к выражениям старомосковских приказов, но он, без сомнения, связан с деловой речью Петровского времени. Примерно к середине XIX века в деловой речи сложился во многом напоминающий современный порядок изложения дела в форме краткой записи, изложение существа вопроса.

В советский период российской истории замена существовавшего государственного аппарата вызвала необходимость приведения делопроизводства в соответствие с новыми госструктурами и выработки новых требований к официально-деловому письму. Начиная с 60-х годов проводилась огромная работа по унификации и стандартизации документов, была создана Единая государственная система документации, ГОСТы на управленческие документы ит.д. В новую редакцию Государственной системы документального обеспечения управления (ДОУ), принятой в 1988 году, введены элементы информационных технологий.

Развитие бизнеса и коммерции в последние десятилетияXXвека в значительной мере изменило как форму, так и содержание делового общения, в том числе письменного, потребовало создания новых типов деловой корреспонденции: появилось рекламное деловое письмо, резюме, письмо-представление и др.; возникли речевые модели, уместные в новых ситуациях общения.

Официально-деловой стиль существует преимущественно в письменной форме, и центром деловой речи, без сомнения, является деловая документация. Документ - это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью. Формирование официально-деловой письменной речи в любой языковой культуре обусловлено развитием государственного аппарата управления и связано с необходимостью документального закрепления отношений юридических и частных лиц. Человек, вращающийся в деловом мире, имеет дело, прежде всего, с информацией, содержащейся в деловых документах, необходимых для стабильной деятельности организации. Не случайно одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю гласит:

"Только грамотно составленный документ является гарантом успешной сделки".

Составление документов предусматривает умение трансформировать информацию в соответствующий текст. К документной информации предъявляется 3 основные требования:

достоверность; достаточность для принятия оптимального решения; отсутствие избыточности (избыточная информация так же вредна для восприятия текста, как и ее недостаток).

Все типы деловых бумаг характеризуют стандартизация и унификация, поэтому среди наиболее важных свойств официально-деловой письменной речи отмечаются следующие:

- лаконичность и достаточность информативного содержания;

- логичность и структурированность изложения;

- строгая функциональность и рациональность стиля делового письма;

- стандартизация и унификация языковых средств.

В связи с этим официально-деловому стилю присущ ряд лексико-фразеологических и морфолого-синтаксических особенностей:

1. употребление слов в прямом значении;

2. точность словоупотребления, не допускающая инотолкований;

3. использование речевых стандартов, номенклатурных наименований, устойчивых формул и закрепившихся речевых оборотов;

4. "безэмоциональность", отсутствие стилистически и экспрессивно окрашенной лексики;

5. неличный характер повествования;

6. наличие конструкций с отыменными предлогами и отглагольными существительными;

7. использование номинативных предложений с перечислением;

8. широкое использование сложных предложений с различными средствами связи между отдельными частями высказывания и с четко выраженной логической связью;

9. употребление синтаксических конструкций с цепью предложений, обладающих относительной законченностью и самостоятельностью и др.

Составление документа начинается с правильного оформления всех его реквизитов, т.е. обязательных признаков, установленных законом для отдельных видов документов. Существует оговоренный Госстандартом состав реквизитов (всего 29 реквизитов): Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблема организации, код организации и формы документа, дата документа, заголовок к документу, текст документа, подпись, гриф согласования документа, подпись, печать, отметка об исполнителе и т.д. Этот состав реквизитов является типовым, поскольку набор их при подготовке документов одного и того же наименования в различных управленческих ситуациях может быть различным.

Госстандартом установлены также обязательные реквизиты для электронных документов.

Каждый реквизит выполняет определенную функцию и должен отвечать госстандартам по оформлению и расположению на листе (бланке). Соблюдение этих требований не только придает бумаге официальный статус, но и упрощает процедуру обработки корреспонденции, облегчает восприятие информации, которая поступает по каналам письменной связи.

Деловая документация делится на различные типы и виды.

По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку; по содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и др. документы; по срокам исполнения - срочные, второстепенные, итоговые и периодические документы; по фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера и т.д.

Охарактеризуем некоторые виды деловых документов. Заявление - внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности; обычно заявление пишется от имени одного лица. Основные виды заявлений - заявление-просьба (ходатайство), заявление-жалоба, заявление-объяснение (объяснительная).

Ректору Тульского государственного

Педагогического университета

им. Л.Н. Толстого

проф. Попову Т.П.

студентки 3 курса 1 группы

химико-биологического факультета

Рязанцевой О.И.

заявление.

Прошу Вас сменить фамилию Рязанцева на Ситникову в связи с заключением брака.

ДатаПодпись

Прошу Вас назначить меня на социальное пособие и 50% надбавку в связи с тем, что я являюсь инвалидом 2 группы

Дата Подпись

Ректору Тульского государственного

Педагогического университета

им. Л.Н. Толстого

проф. Попову Т.П.

Кравченко А. Р.,

проживающего по адресу:

ул. Арсенальная, д. 20, кв. 56

заявление.

Прошу принять меня на работу на должность доцента кафедры русского языка как иностранного с 1 сентября 2002 года.

Дата Подпись

Трудовой договор (трудовое соглашение) - юридически оформленное письменное соглашение сторон (как правило, именуемых соответственно "работодатель" и "работник") об исполнении конкретных обязанностей. Договор (контракт) фиксирует соглашение сторон (юридических или физических лиц) о совместной деятельности. Оформляются договоры, как правило, на трафаретных бланках, на которых типографским способом напечатаны все требуемые реквизиты и типовой текст договора.

Доверенность - документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или физического лица). Личная доверенность может быть выдана для получения заработной платы и иных платежей, на получение корреспонденции, на распоряжение автотранспортным средством и др. Официальная доверенность выдается организацией своему представителю на получение денег, совершение сделок, товарно-материальных ценностей и т.д. Обязательные реквизиты доверенности наименование документа, место и дата написания, основной текст, удостоверительная подпись, скрепленная печатью организации:

ДОВЕРЕННОСТЬ

г. Саратов, 15 июня 2002 года

Я, Волкова Антонина Николаевна, проживающая по адресу: г. Балашов, ул. Советская, д. 2 5, доверяю Соколову Андрею Владимировичу, проживающему по адресу: г. Саратов, ул. Рахова, д. 34, кв. 28, получить в кассе Педагогического института СГУ причитающуюся мне заработную плату за июнь и июль две тысячи второго года.

В получении за меня расписаться и выполнить все действия, связанные с данным поручением.

сигнатура А.Н. Волкова

Резюме - сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место. Резюме позволяет руководству организации предварительно ознакомиться с соискателями, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них (пример написания резюме см. в упражнении 5).

В работе всех официальных структур большое значение имеет официальная переписка. По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа; по признаку адресата - обычные и циркулярные, по особенностям композиции - одноаспектные и многоаспектные и т.д.

Деловые (служебные) письма - это обобщенное название различных по содержанию документов, которые являются средством общения между учреждениями, частными лицами в процессе социальной, управленческой и производственной деятельности. В зависимости от содержания деловые письма могут быть сопроводительными, информационными, гарантийными, рекламационными, арбитражными и др. Разновидности деловых писем обусловлены содержанием и языковой формулой, которая позволяет определить разновидность письма, цель его использования и приемы работы с ним: например, языковая формула гарантийного письма - "гарантируем", "оплату гарантируем", языковая формула письма-напоминания - "напоминаем" и т.д.

В последнее время значительное распространение получила коммерческая корреспонденция. Нередко успех деловых отношений зависит от умения вести коммерческую переписку, поэтому знание структурных, содержательных и языковых особенностей коммерческих писем чрезвычайно важно.

Коммерческую корреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение, или оферта, письмо-ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия, или рекламация. При написании таких писем используются устойчивые языковые модели, например:

письмо-запрос: Просим выслать нам предложение на поставку

просим Вас сообщить, можете ли Вы

обращаемся к Вам с просьбой и т.п.

письмо-предложение: в ответ на Ваш запрос от... предлагаем Вам товар сертифицирован

Платеж производится через...

товар будет поставляться в... и т.д.

Коммерческие письма могут быть трафаретными:

Уважаемые __________________

С благодарность подтверждаем получение Вашего предложения от _____ на ______________ (наименование товара).

В ближайшее время сможем сообщить Вам наше решение о возможности закупки предлагаемого Вами товара.

С уважением подпись

Для унификации языка деловых бумаг формируется система стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения. Под моделью понимается конструкция, охватывающая максимальное количество управленческих ситуаций. Высшей степенью проявления унификации документа является создание типовых текстов и текстов-трафаретов (тексты договоров, соглашений, справки и др.), что не только сокращает время на составление документа, но сводит к минимуму возможность нескольких толкований текста. Многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуаций уменьшает возможность использования трафаретных средств как способа делового общения, однако устойчивые языковые формулы официальных документов позволяют моделировать текст документа, его структуру, упрощает процедуру составления бумаги. Приведенные примеры представляют собой наиболее распространенное начало стандартного делового письма.

Языковые формулы, выражающие мотивы создания документа В подтверждение нашей договоренности... В порядке оказания помощи прошу Вас... В ответ на Ваш запрос сообщаем... Согласно постановлению правительства РФ... В соответствии с ранее достигнутой договоренностью... В соответствии с запросом Министерства образования России прошу представить в Управление аспирантуры и докторантуры...

Языковые формулы,

выражающие причины создания документа

Ввиду задержки оплаты...

Ввиду возникших обстоятельств...

По причине...

Учитывая увеличение спроса на продукцию...

В связи с завершением учебного года...

В связи с проведением работ...

Языковые формулы, выражающие цель создания документа

В целях повышения уровня образования...

В целях расширения сферы образовательной деятельности университета...

В целях упорядочения работы структурных подразделений института...