Поля логічного типу

Як видно з рисунку 4.8, попередні установки форматування обмежені. За замовчуванням поля логічного типу встановлюються у форматі ДА/НЕТ.

Можна ввести з клавіатури формат, який використовується. Приклад формату: "Принято" [Зелений]; "ОТКАЗАНО"[Червоний]. Якщо елемент є в наявності, то текст, що прийнятий буде виведений зеленим кольором, у протилежному випадку з'явиться яскраво-червоне попередження про відмову.

Рисунок 4.8 – Поля логічного типу

ТИП ЭЛЕМЕНТА УПРАВЛЕНИЯ на вкладці ПОДСТАНОВКА (розташована поруч із вкладкою ОБЩИЕ) встановлює значення ПОЛЕ. У протилежному випадку у полі з'являться прапорці.

Маска введення

Маски введення являють собою фільтри, що дозволяють вводити в поле тільки певні дані. Коли вони застосовуються поряд з умовами перевірки значень, поля таблиці будуть надійно захищені від некоректної інформації.

Маска введення — це просто набори символів, що вказують Access 2000, якого вигляду дані повинні бути введені в цьому полі. Поле МАСКИ ВВОДАзберігається в рядку МАСКИ ВВОДАвкладки ОБЩИЕпоряд з іншими установками форматування поля.

Більше половини типів полів у Access може мати власну маску введення. Перед створенням маски необхідно знати, дані якого типу повинні зберігатися в полі. Якщо для поля, призначеного для збереження адреси клієнта, створюється маска, що дозволить вводити в нього тільки букви, це буде прикладом невдалого застосування маски.

Маски введення ефективно працюють у випадку, коли потрібно вводити дані невеликої довжини і досить інформативні. Гарним прикладом таких даних можуть послужити числа комбінації цифр і букв. Поштові індекси і номери телефонів, введені за допомогою маски введення, забезпечать коректність даних зазначеного поля.

Існує два основних способи створення маски введення:

- вручну з клавіатури;

- за допомогою МАСТЕРА МАСОК ВВОДА.

При створенні маски введення вручну слід обрати таблицю бази даних, для якої створюється маска, та обрати режим КОНСТРУКТОР. Після цього виділяють ім’я поля обраної таблиці бази даних, для якого створюється маска. Вкладка ОБЩИЕ області СВОЙСТВА ПОЛЯ, розташована в нижній частині вікна КОНСТРУКТОРА, містить докладну інформацію про поточне поле.

Якщо маску вводити у текстовому полі, курсор переміщують в це поле, що приводить до появи вказівника з трьома точками, який означає введення в режим ПОСТРОИТЬ. Обрання означеного вказівника активізує діалогове вікно СОЗДАНИЕ МАСОК ВВОДА (рис. 4.9).

МАСТЕР МАСОК ВВОДА призначений тільки для роботи з текстовими полями чи полями типу ДАТА/ВРЕМЯ. Потрібну маску введення обирають з списку доступних масок та продовжують створення маски за допомогою кнопки ДАЛЕЕ. У діалоговому вікні з'явиться набір кодів, які описують маску, і додаткова інформація про неї (рис. 4.10). При обранні варіанта маски ПАРОЛЬ налаштування закінчено, що потрібно підтвердити кнопкою ГОТОВО. Для перевірки створеної маски введення, обирають поле ПРОБА, розташоване в нижній частині діалогового вікна, та підтверджують її застосування до обраного поля кнопкою ГОТОВО. Обраний варіант маски з'явиться в рядку МАСКА ВВОДА розділу СВОЙСТВА ПОЛЯ. Кнопкою ОТМЕНА можна скасувати застосування маски.

Рисунок 4.9 – Створення масок введення

Рисунок 4.10 – МАСТЕР МАСОК ВВОДА повідомляє необхіднуінформацію

МАСТЕР МАСОК ВВОДА надає додаткові можливості, що дозволяють зберігати символи поряд з даними. Це досягається відповідями на питання щодо налаштовувань та підтвердженням їх кнопкою ГОТОВО.

Використовуючи МАСТЕР МАСОК МАСОК ВВОДА, обирають код маски за таблицею 4.1 при створенні маски введення для даних. Для використання великих літер у введених даних, на початку маски додають символ ">"(більше ніж), а для використання лише малих букв на початку маски додають символ "<" (менше ніж). Наприкінці маски при необхідності підкреслення символів слід поставити ;; __ (два символи «крапки з комою» й один символ підкреслення).

Таблиця 4.1 – Коди, що використовуються в масці введення

Вид символів	Код для обов’язкових символів	Код для необов’язкових символів
Тільки цифри (від 0 до 9)	0 (нуль)
Цифри і знаки (+ і -)	відсутній	# (знак фунта)
Тільки букви	L	?(знак питання)
Тільки букви чи цифри	A	а (рядкова)
Будь-який символ чи знак пробілу	С	& (амперсанд)

Остаточний варіант маски вводять в рядку МАСКА ВВОДА (рис. 4.11). Результат сформованої маски введення можна переглянути за допомогою кнопки РЕЖИМ ТАБЛИЦЫ. Маска введення не дозволить вводити некоректні дані.

Рисунок 4.11 – Введення маски поля

Режим КОНСТРУКТОРА дозволяє вносити зміни у створену маску введення.

Для того, щоб включити в маску дефіси, розділювачі і круглі дужки, вводять перед ними знак (\). При необхідності включити більше одного символу, потрібно взяти їх у лапки. Наприклад, маска для номера телефону з міжміським кодом може бути такою: <“!\(999”) “000\-000”>. У круглих дужках буде знаходитися міжміський код, далі йде пробіл, що відокремлює цей код від самого номера.

У прикладі з телефонним номером міжміський код, на відміну від самого номера телефону, — необов'язковий елемент. Якщо знак оклику не вводити в маску, Access дозволить упустити при введенні міжміський код і ввести тільки номер телефону. Після того, як натиснути клавішу <Enter>, семизначний телефонний номер прийме вигляд (555) 121-2. Це відбулося тому, що Access 2000 заповняла маску з лівого краю, а не з правого, починаючи з необов'язкових елементів телефонного коду.

Додавши знак оклику в маску введення, користувач вказує Access, що заповнення поля повинно відбуватися з правого краю. У цьому випадку на екрані буде видно () 555-1212. Зверніть увагу, що знак оклику може бути присутнім у будь-якому місці маски введення.

Умова перевірки значення

Ще один вид боротьби з некоректними даними — це умова перевірки значення. З його допомогою Access ретельно перевіряє дані, що вводяться, на відповідність їх певним вимогам. У протилежному випадку на екрані з'явиться повідомлення про помилку та пропозиція повторити введення інформації.

Умова перевірки значення знаходиться у вкладці ОБЩИЕ,розташованій в нижній частині вікна, в області СВОЙСТВА ПОЛЯ. Існує два варіанти перевірки значення — УСЛОВИЕ НА ЗНАЧЕНИЕ (власне перевірка) і СООБЩЕНИЕ ОБ ОШИБКЕ (текст повідомлення, що з'явиться на екрані при введенні некоректних даних).

Умова перевірки значення ефективно спрацьовує при введенні числових, грошових даних і даних типу ДАТА/ВРЕМЯ. Можна створити умову перевірки значення для текстового поля. У таблиці 4.2 наведені найбільш часто уживані умови перевірки значень.

Таблиця 4.2 – Умови перевірки значень

Тип поля	Умови перевірки	Опис значень
Числове	>0	Повинно бути більше 0
Числове	<>0	He дорівнює нулю
Числове	>0And<100	Більше 0 і менше 100
Числове	>=0And<=100	Більше чи дорівнює 0 і менше чи дорівнює 100 (включно)
Числове	<=0 Оr>=100	Менше чи дорівнює 0 або більше чи дорівнює 100 (включно)
Дата	>=Date()	He раніше сьогоднішньої дати
Дата	>=Date() Or Is Null	He раніше сьогоднішньої дати чи дата не визначена
Дата	<Date()	Раніше сьогоднішньої дати
Дата	>=#01.01.90#And <=Date()	Між 1 січня 1990 року і сьогоднішньою датою

При використанні оператора кон’юнкції AND (І) повинні виконуватися обидві частини умови перевірки значення.

При використанні оператора диз'юнкції OR ( АБО ) умова буде істинна, якщо виконується хоча б одна частина виразу.

Слід бути уважними при використанні комбінацій >= і <=, оскільки можна легко помилитися і написати такий вираз, що ніколи не буде виконуватися (як, наприклад, <=0 AND >=100).

3 ВСТАНОВЛЕННЯ ЗВ’ЯЗКІВ МІЖ ТАБЛИЦЯМИ

Для встановлення зв’язків між таблицями виконують команди СЕРВИСÞСХЕМА ДАННЫХ. З'явиться вікно СХЕМА ДАННЫХ. Якщо зв'язки встановлюються вперше, воно буде містити діалогове вікно ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ. Якщо вікно ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ відсутнє, його можна відкрити, вибравши команди СВЯЗИÞДОБАВИТЬ ТАБЛИЦУ чи вибрати піктограму ДОБАВИТЬ ТАБЛИЦУ.

Щоб додати таблицю у вікно СХЕМА ДАННЫХ потрібно обрати таблицю, яка буде використовуватися для встановлення зв'язків, й натиснути на кнопці ДОБАВИТЬ. Ці дії потрібно повторити для кожної таблиці, що бере участь в установленні зв'язку.

Для створення зв'язків між таблицями переміщають поле (чи поля), яке необхідно пов'язати, на відповідне поле іншої таблиці. У більшості зв'язків ключове поле першої таблиці пов'язується з аналогічним полем іншої таблиці. Після переміщення поля з'явиться діалогове вікно СВЯЗИ,у якому подані назви таблиць, між якими встановлюються зв'язки й імена полів для зв'язку. Полям, на основі яких створюються зв'язки між таблицями, не обов'язково мати однакові імена, однак вони повинні бути одного типу. Виключення складають поля лічильників, які можна пов'язувати з числовими полями.

Для автоматичної підтримки цілісності бази даних потрібно встановити прапорець ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЦЕЛОСТНОСТИ ДАННЫХ. Крім цього прапорця у вікні подані й такі:

- КАСКАДНОЕ ОБНОВЛЕНИЕ СВЯЗАННЫХ ПОЛЕЙ. При включенні даного режиму зміни, зроблені в пов'язаному полі першої таблиці, автоматично вносяться в поля пов'язаної таблиці, що містить ті ж дані.

- КАСКАДНОЕ УДАЛЕНИЕ СВЯЗАННЫХ ПОЛЕЙ. При включенні даного режиму видалення записів у першій таблиці приводить до видалення відповідних записів пов'язаної таблиці.

Для збереження встановлених зв’язків між таблицями потрібно натиснути на кнопці СОЗДАТЬ та закрити вікно СВЯЗИ. При запиті про збереження зв'язку підтвердити кнопкою ДА.

4 РОБОТА ІЗ ЗАПИСАМИ

При перегляді таблиць бази даних Access 2000 без попередження зберігає внесені зміни, навіть якщо вони внесені випадково. Якщо потрібно внести зміни в запис, слід прокрутити вміст таблиці, поки запис не буде знайдено. Необхідно натиснути на полі, яке необхідно змінити. При цьому в ньому з'явиться курсор, що свідчить про готовність Access до редагування запису.

Для заміни усього вмісту поля слід натиснути клавішу <F2> (що виділить всі дані поля), а потім ввести нову інформацію. На місці старих даних з'являться нові.

Для часткової заміни вмісту поля слід обрати необхідне поле, а потім використовують клавіші переміщення курсору, щоб установити його в потрібній позиції. Натискання клавіші <Backspace > видалить символ, розташований ліворуч від курсору, а клавіші < Delete > — символ, розташований праворуч від курсору. Нові дані слід ввести з клавіатури.

Для введення поточної дати в поле типу ДАТА/ВРЕМЯ, слід натиснути комбінацію клавіш < Ctrl>+ <;> (крапка з комою). Для введення поточного часу натискають комбінацію клавіш < Ctrl+:> (двокрапка). Після внесення всіх змін натискають клавішу < Enter>, щоб зберегти їх. Якщо потрібно відновити первісний варіант, натискають <Esc> чи < Ctrl>+ < Z> для скасування внесених змін. Не натискайте клавішу < Enter >, поки остаточно не переконаєтеся в правильності введених змін. Після зберігання змін, скасувати їх неможливо.

Додавання запису до таблиці

Для додавання запису до таблиці обирають командиВСТАВКАÞНОВАЯ ЗАПИСЬ чи натискають кнопку НОВАЯ ЗАПИСЬ,яка розташована в нижній частині вікна бази даних.Access додасть у таблицю новий запис і помістить у відповідне поле курсор
(рис. 4.12).

Перше поле в більшості баз даних відноситься до типу СЧЕТЧИК. Якщо це так, натисненням клавіші <Таb> курсор переміщають в друге поле та вводять в нього дані. На початку введення у полі лічильника автоматично з'явиться відповідний запис. Поле запам'ятовує останній введений номер і автоматично вводить наступний. Якщо номер у таблиці пропущений, це означає, що введений у поле лічильника запис, був видаленим (рис. 4.12, рис. 4.13).

Після того, як запис введений, при необхідності натискають клавішу < Таb > для додавання ще одного запису.

Access автоматично зберігає новий запис в процесі його введення.

Рисунок 4.12 – Створення нового запису

Рисунок 4.13 – Приклад незбігання номера у введеному записі

Видалення запису

Для видалення введеного запису, потрібно вибрати з меню послідовність команд ПРАВКАÞВОССТАНОВИТЬ ЗАПИСЬчи комбінацію клавіш <Ctrl>+ < Z> з подальшим підтвердженням видалення запису на запит Access (кнопка ДА).

Якщо команда ВОССТАНОВИТЬ ЗАПИСЬ чи ОТМЕНИТЬ ВВОД недоступна, натискають на запис, який щойно додали, і вибирають послідовність команд ПРАВКАÞУДАЛИТЬ ЗАПИСЬ. Як і раніше, з подальшим підтвердженням видалення запису на запит Access, якщо є впевненість в необхідності видалення.

У відкритій таблиці обирають правою кнопкою миші запис, який потрібно видалити. З'явиться стандартне контекстне меню, з якого потрібно вибрати відповідну команду. Вибирають командуУДАЛИТЬ ЗАПИСЬ.

На екрані з’явиться діалогове вікно.Якщо потрібно видалити запис, це підтверджують (кнопка ДА). Якщо ж є сумніви, обирають кнопку НЕТ.

Замість цього діалогового вікна Access може вивести повідомлення про неможливість видалити даний запис, тому що відбувається робота з таблицею, в якій знаходиться видаляємий запис, або вона пов'язана з якоюсь іншою активною таблицею бази даних.

Резервна копія бази даних при необхідності відновить загублені дані і дасть можливість переглянути внесені в неї зміни.

5 РОЗРОБКА БАЗИ ДАНИХ

Розробка структури бази даних

На цьому етапі повинні бути детально проаналізовані умови завдання і, на їхній основі, визначена кількість таблиць, необхідних для опису всіх характеристик аналізованої предметної області.

Крім того, необхідно визначити, які поля в таблицях будуть використовуватись як ключові, а також визначити, яким чином буде здійснюватися зв'язок між таблицями.

Якщо неможливо встановити зв'язок за допомогою використання ключових полів, то потрібно визначити таблиці, які будуть використовуватися тільки для зв'язку між іншими таблицями.

Створення таблиць

Для кожного поля конкретної таблиці необхідно визначити його тип і розмір та ретельно перевірити, чи задовольняє діапазон значень обраного типу і значення, які може реально приймати дане поле. При необхідності, для деяких полів можна установити УСЛОВИЕ НА ЗНАЧЕНИЕ і задати повідомлення, яке буде видаватися на екран у випадку невідповідності введеного значення заданій умові чи присвоїти значення, прийняті за замовчуванням.

Можна також визначити формат інформації, що вводиться, для конкретних полів та заповнити відповідною інформацією кожний з розділів структури таблиці, що створюється: ИМЯ ПОЛЯ, ТИП ДАННЫХ і ОПИСАНИЕ.

Розділ описів необов'язковий для заповнення, але інформація, введена в даний розділ, відображається в рядку стану при введенні даних для конкретного поля, полегшуючи процес формування екстенціоналу таблиці.

Створення індексів і ключових полів

Інформацію в таблицях можна упорядкувати, створивши індекс для конкретного поля чи декількох полів.

Бажано, щоб для таблиць були створені ключові поля. Для встановлення зв'язків між таблицями наявність таких полів обов'язкова.

Ключове поле може бути простим чи складеним, тобто складатися з декількох полів для однозначної ідентифікації кожного запису в таблиці.

Збереження таблиць

Після закінчення створення структури таблиці її необхідно зберегти. Для збереження таблиці потрібно виконати дії:

- виконати послідовність команд ФАЙЛÞСОХРАНИТЬ КАКÞЭКСПОРТ;

- у вікні СОХРАНЕНИЕ ОБЪЕКТА обрати параметр В ТЕКУЩЕЙ БАЗЕ ДАННЫХ;

- ввести ім'я створеної таблиці;

- підтвердити введення кнопкою ОК.

- закрити вікно КОНСТРУКТОР ТАБЛИЦ.

Заповнення таблиць

Щоб заповнити даними (екстенсіонал таблиці) створену структуру таблиці бази даних, потрібно виконати такі дії:

- відкрити таблицю в режимі ТАБЛИЦА;

- заповнити необхідною інформацією таблицю бази даних;

- закрити створену таблицю.

Збереження створених таблиць бази даних виконується автоматично при переході до наступного запису.

Аналогічні дії повторюють з іншими таблицями бази даних.

Пошук зниклої бази даних

В меню СЕРВИС є команда ПОИСК ФАЙЛА, розташована у верхній частині діалогового вікна ОТКРЫТИЕ ФАЙЛА БАЗЫ ДАННЫХ. Вибравши із системного меню послідовність команд СЕРВИСÞНАЙТИ, на екран визивається діалогове вікно НАЙТИ, що пропонує методи пошуку файлів.

Якщо відома хоча б частина імені файлу з базою даних, її вводять в поле ИМЯ ФАЙЛА, розташоване в правому нижньому куті вікна. Access виведе список всіх баз даних у поточній папці, що відповідають введеному зразку.

Для пошуку у підкаталогах, що містяться в даній папці, потрібно встановити прапорець у групі КОМАНДЫ И РЕЖИМЫ.

Для пошуку даних на диску потрібно обрати поле ПАПКА (розташоване в лівому нижньому куті діалогового вікна НАЙТИ) на списку, що розкривається, обрати ім'я локального чи мережевого диска.

Завершення роботи з базою даних

Для завершення роботи з базою даних необхідно закрити вікно бази даних та вікно додатка Microsoft Access.