Теоретичні відомості. Бланки звітності займають великі розміри, їх важко обновляти і вони ненадійні в збереженні в порівнянні з формами Access

1 ПОРІВНЯЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА БЛАНКІВ ЗВІТНОСТІ ТА ЕЛЕКТРОННИХ ФОРМ ДАНИХ

Бланки звітності займають великі розміри, їх важко обновляти і вони ненадійні в збереженні в порівнянні з формами Access, що є варіантом електронного відображення паперових документів.

При порівнянні бланків звітності та електронних форм даних уваги заслуговують такі характеристики:

- перегляд даних таблиці в режимі електронної формидозволяєзосередитися на перегляді тільки одного запису, а не прокручувати таблицю вперед та назад;

- перехід у режим КОНСТРУКТОР ФОРМ забезпечує легке внесення змін у форму документа й їх розповсюдження на всі відповідні записи таблиць бази даних (видно при перегляді записів) на відміну від паперового варіанта, коли кожну зміну потрібно вносити окремо та уважно відслідковувати процес внесення змін;

- розробка множини різноманітних електронних форм як для операторів бази даних (тих, хто вводить дані) і аналітиків, так і для користувача бази даних Access. При цьому електронні форми повинні надавати тільки необхідну інформацію, не перевантажуючи її при цьому надлишковими даними, що є неможливим для бланків звітності;

- перегляд результатів виконання запиту можна виконати як за допомогою бланків звітності, так і за допомогою форм;

- прозорість даних, що містяться в декількох пов'язаних таблицях бази даних, при їх поданні формами (форми автоматично використовують зв'язок, вбудований в базу даних);

- можливість трансформації форм як об'єктів Access, що подані в основному вікні бази даних на окремій вкладці ФОРМЫ (рис. 4.14).

Рисунок 4.14 – Діалогове вікно вкладки ФОРМЫ

Існує три основних способи створення форми: за допомогою МАСТЕРа ФОРМ; з використанням АВТОФОРМ; вручну, коли Access пропонує порожню форму і блок інструментів, оперуючи якими можна спроектувати форму потрібного виду.

2 СТВОРЕННЯ ФОРМ ЗА ДОПОМОГОЮ МАСТЕРА ФОРМ

Найпростіший шлях створення зручних електронних форм полягає в застосуванні МАСТЕРА ФОРМ, що показано покроково на рис. 4.15 - 4.18.

Слід зауважити, що деякі поєднання кольору і стилю форми можуть уповільнити роботу програми.

Найменш чутливими до використання кольору є такі стилі форм як КАМЕНЬ і МЕЖДУНАРОДНЫЙ.

3 СТВОРЕННЯ ФОРМ ЗА ДОПОМОГОЮ АВТОФОРМЫ

Автоформа генерує такі види форм:

- ФОРМА В СТОЛБЕЦ створює класичну форму – один запис на сторінку;

- ЛЕНТОЧНАЯ створює форми з декількома записами на сторінку,
(рис. 4.19);

Рисунок 4.15 – Діалогове вікно МАСТЕР ФОРМ

Рисунок 4.16 – Діалогове вікно вибору потрібних полів

Рисунок 4.17 – Діалогове вікно вибору потрібного стилю форми

Рисунок 4.18 – Діалогове вікно створеної форми

Рисунок 4.19 – Приклад форми ЛЕНТОЧНАЯ

- ТАБЛИЧНАЯ створює форму, яка виглядає і функціонує як класична таблиця (рис. 4.20).

Рисунок 4.20 – Приклад табличної форми

На відміну від МАСТЕРа ФОРМ, АВТОФОРМА не зберігає автоматично створені форми, тому необхідно робити це вручну.

На рисунку 4.21 показана стандартна ФОРМА В СТОЛБЕЦ, створена за допомогою АВТОФОРМы. Вона може бути змінена переміщенням полів і використанням графіки.

Рисунок 4.21 – Приклад ФОРМЫ В СТОЛБЕЦ, створеної за допомогою АВТОФОРМы

4 РЕЖИМ КОНСТРУКТОРА ФОРМ

Для того, щоб внести зміни у форму, потрібно перевести її в режим КОНСТРУКТОР ФОРМ.

Існує два способи переходу в режим КОНСТРУКТОР ФОРМ:

- з вікна бази даних, для чогослід обрати вкладку ФОРМЫ, виділити форму, яку потрібно змінити із списку наявних форм та перейти в режим КОНСТРУКТОР ФОРМ натисненням кнопки КОНСТРУКТОР;

- з вікна форми, для чого натискають кнопку КОНСТРУКТОР панелі інструментів або вибирають з меню послідовність команд ВИДÞКОНСТРУКТОР.

Якщо була допущена помилка при зміні форми, вибирають команди ФАЙЛÞЗАКРЫТЬ, натискають кнопку НЕТ і знову повторюють процедуру конструювання форми.

Додавання ліній і рамок

Лінії і рамки у формі можна додати за допомогою відповідних кнопок, що знаходяться в нижній частині вікна в режимі КОНСТРУКТОР на панелі інструментів:

- кнопка ЛИНИЯ використовується для додавання у форму лінії;

- кнопка ПРЯМОУГОЛЬНИК використовується для додавання у форму рамки чи прямокутника.

В залежності від типу об'єкта, що додається у форму, можна використовувати кілька спеціальних ефектів оформлення. Оформлення для лінії може бути звичайне чи підняте.

Незважаючи на те, що існують і інші опції, у даному випадку вони нічим не відрізняються від піднятого стилю. До рамок можна застосувати різні види оформлення (рис. 4.22).

Рисунок 4.22 – Варіанти опції ОФОРМЛЕНИЕ

Для того, щоб застосувати ефекти оформлення, спочатку рисують лінію чи рамку, а потім за допомогою правої кнопки миші виділяють об’єкт (якщо це лінія, обирають один її кінець) та з висхідного меню вибирають команди СВОЙСТВАÞОФОРМЛЕНИЕ з обранням виду оформлення зі списку, що розкривається.

Після застосування ефектів оформлення вікно форми закривають.

При необхідності виконання подальшого налаштування створеної лінії чи рамки за допомогою вкладки МАКЕТ, що відкривається в діалоговому вікні СВОЙСТВА, можна змінити такі параметри:

- ТИП ГРАНИЦЫ, що визначає вид лінії й приймає значення від СПЛОШНОГО до ШТРИХ-ТОЧЕЧНОГО;

- ЦВЕТ ГРАНИЦЫ, що змінює колір лінії;

- ШИРИНА ГРАНИЦЫ, що може приймати значення від СВЕРХТОНКОЙ до ширини в 6 пунктів.

Зміна порядку переходу по полях

У змінених формах поля "пам'ятають" свій старий порядок при переміщенні від одного поля до іншого за допомогою клавіші <Таb>. Для того, щоб усунути цей недолік, необхідно змінити властивість полів за допомогою команди ИНДЕКС ПЕРЕХОДА ПО Таb (рис. 4.23).

Рисунок 4.23 – Виділене поле готове до переміщення

Створення кнопкової форми

Для створення кнопкової форми потрібно виконати такі дії:

- вибрати в меню СЕРВИС команди НАДСТРОЙКИ=>ДИСПЕТ-ЧЕР КНОПОЧНЫХ ФОРМ. Якщо з’явиться діалогове вікно, для підтвердження створення кнопкової форми, використати кнопку ДА (рис. 4.24);

Рисунок 4.24 – Діалогове вікно диспетчера кнопкової форми

- у діалоговому вікні ДИСПЕТЧЕР КНОПОЧНЫХ ФОРМ обрати команду СОЗДАТЬ (рис. 4.25);

- у діалоговому вікні СОЗДАТЬ (рис. 4.26) у полі ИМЯ СТРАНИЦЫ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ вводять ім'я кнопкової форми для введення інформації (наприклад, ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ) та підтверджують введення кнопкою ОК.

Рисунок 4.25 – Діалогове вікно створення кнопкової форми

Рисунок 4.26 – Діалогове вікно введення імені кнопкової форми

Аналогічно створюються кнопкові форми для перегляду документів і кнопки для виходу з бази даних.

Щоб змінити сторінку кнопкової форми потрібно:

- обрати рядок сторінки кнопкової форми, що буде змінено (наприклад, ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ) та підтвердити вибір кнопкою ДА;

- у діалоговому вікні ИЗМЕНЕНИЕ СТРАНИЦЫ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ (рис. 4.27) обрати команду СОЗДАТЬ;

- у діалоговому вікні ИЗМЕНЕНИЕ ЭЛЕМЕНТА КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ (рис 4.28) ввести текст надпису для першої кнопки;

- вибрати команду в полі зі списком КОМАНДА (відкриття форми в режимі додавання кнопок). Якщо обрана одна з команд роботи з формами, то в полі зі списком ФОРМА вибирають ім'я форми, що відкривається (ВВЕДЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ);

- підтвердити зміни за допомогою кнопки ОК.

Повторюють ці дії до створення кнопкової форми потрібного вигляду (за складом елементів).

Імена всіх створених елементів (кнопок) з'являться в розділі ЭЛЕМЕНТЫ ДАННОЙ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ.

Щоб змінити чи видалити будь-яку зі створених кнопок потрібно вибрати ім'я кнопки в списку та виконати відповідно команду ИЗМЕНИТЬ чи команду УДАЛИТЬ.

Рисунок 4.27 – Діалогове вікно ИЗМЕНЕНИЕ СТРАНИЦЫ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ

Рисунок 4.28 – Діалогове вікно ИЗМЕНЕНИЕ ЭЛЕМЕНТА КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ

Якщо потрібно змінити порядок кнопок у списку форми, вибирають кнопку форми, що потрібно перемістити, та виконують команду КНОПКУ ВВЕРХ чи КНОПКУ ВНИЗ в залежності від напряму переміщення кнопки.

Закінчивши створення кнопкової форми, потрібно закрити діалогове вікно за допомогою кнопки ЗАКРЫТЬ.