Характеристика и структура коммуникационного процесса

Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена.

В коммуникационном процессе выделяют следующие элементы:

– отправитель – лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

– сообщение – информация, закодированная с помощью символов;

– канал – средство передачи информации;

– получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов, задача которых состоит в составлении сообщения и использовании канала для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею.

Коммуникационный процесс состоит из четырех этапов (рис. 16):

1. Формулировка (зарождение) идеи. На этом этапе отправитель решает, какую важную идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Кроме этого отправитель должен четко определить, что именно должен понять получатель и насколько эти идеи уместны и адекватны конкретной ситуации.

2. Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен ее закодировать при помощи слов, интонации, жестов и т.д. Кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен выбрать канал (почта, факс, компьютерные сети), совместимый с типом символов, используемых для кодирования. Если канал связи не пригоден для физического воспроизведения определенных символов, передача информации будет невозможна или затруднена. Также очень важно, чтобы выбранный канал соответствовал идее и цели сообщения, иначе обмен информацией теряет эффективность. По возможности должно быть два и более каналов в сочетании. Это усложняет коммуникационный процесс, но повышает его эффективность.

3. Передача. На данном этапе отправитель использует канал для доставки сообщения получателю.

4. Декодирование (расшифровка). Это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если реакции на идею не требуется, то коммуникационный процесс на этом завершается.

Не всегда, но в большинстве случаев появляется еще одна составляющая коммуникационного процесса – обратная связь. Она используется для повышения эффективности обмена информацией. Это реакция получателя на послание, показывающая, понята или не понята информация.

отправитель

получатель

канал

сообщение

Важной составляющей коммуникационного процесса является шум. Шум – это все то, что искажает смысл информации (ошибки в произношении, языковые ошибки, искажения в линиях связи, наличие более сильного параллельного сигнала и др.). Шумы имеются на каждом этапе ком- муникационного процесса, и поэтому может искажаться смысл сообщения.

Рис. 16. Процесс коммуникации как система

Коммуникационный процесс в организациях часто затрудняют следующие барьеры:

1. различия в восприятии (у людей разные системы ценностей и предпочтений);

2. семантические барьеры (несовпадение способов использования слов и их значений);

3. невербальные преграды;

4. нерациональная организационная структура (дублирование функций, полномочий => параллельные потоки информации, искажение информации и замедление движения информации);

5. информационные перегрузки (перегрузки каналов коммуникаций, избыточность информационных потоков);

6. искажение сообщений (фильтрация информации);

7. плохая обратная связь;

8. неумение слушать.

Любой менеджер должен стремиться к созданию эффективной системы коммуникаций в организации. Поэтому проблема совершенствования коммуникаций и коммуникационных процессов является актуальной.

Совершенствование коммуникаций в организациях может осуществляться по следующим направлениям:

- создание систем обратной связи;

- регулирование информационных потоков;

- разработка управленческих действий, способствующих формированию «восходящих» и «боковых» ветвей информационных обменов;

- системы сбора предложений;

- печать материалов информационного характера для использования внутри организации;

- применение достижений современных информационных технологий в коммуникационных процессах.